Vor-Ort-Termine ohne Kalender-Chaos planen

Wenn zu Ihrer Arbeitswoche Überziehungen und Notrufe gehören, sollten zu Ihrem Kalender auch Puffer gehören. Ein sauberer Kalender ist ein realistischer Kalender.

Ein Aufmaß um 9 Uhr, das Sie direkt an eines um 11 in der Nachbarstadt gehängt haben, ist um 12:30 ein Aufmaß, sobald der Kunde noch nach dem Heizkessel gefragt hat. Setzen Sie 30 Minuten Nichts zwischen Termine, dann hört der Kalender auf zu lügen.

Ein Buchungslink, der nur „Termin buchen" sagt, gibt Ihnen einen 30-Minuten-Slot für etwas, das sich als komplettes Küchenaufmaß herausstellt. Benennen Sie den Slot nach dem Auftrag: „Aufmaß - bis 45 Minuten" oder „Angebotsbesprechung - 20 Minuten" oder „Notfalleinsatz".

Stellen Sie dann ein bis zwei Fragen im Buchungsformular, bevor der Kunde bestätigt. Gebäudetyp. Stockwerk. Parkmöglichkeit. Die fünf Sekunden, die der Kunde mit Antworten verbringt, sparen Ihnen die vergebliche Fahrt, wenn „der Heizkessel in meiner Wohnung" sich als sechster Stock ohne Aufzug entpuppt.

Eine Buchung, die in einer generischen Kalender-App lebt, ist eine Buchung, die in dem Moment verschwindet, in dem der Termin endet. Die Vor-Ort-Fotos landen in der Kamerarolle, die Zugangshinweise in WhatsApp, das Angebotsgespräch in der E-Mail. Drei Wochen später fragt der Kunde „Was hatten Sie zur Sparrenverkleidung gesagt?", und Sie scrollen durch 400 Bilder.

Wenn die Buchung am Kundendatensatz hängt, liegen jedes Foto, jede Notiz und jede Folgeaufgabe an einem Ort. Vom Hof gehen, auf den Termin tippen, Fotos anhängen, zwei Zeilen schreiben, was Sie gesehen haben. Die nächste Person, die diesen Kunden anschaut - selbst wenn die nächste Person nur das zukünftige Sie an einem Dienstag ist - hat den ganzen Faden vor sich.