Administrativna pomoć za samostalne majstore: praktičan vodič
Praktičan vodič za majstore u Ujedinjenom Kraljevstvu koji se utapaju u papirologiji - četiri izlaza (bolji sustav, djelomično prepuštanje vanjskim suradnicima, virtualna asistentica, vođena administracija), koliko svaki doista košta, kada je koji pravi i gdje početi ako želite popraviti samo onu jednu stvar koja vam uništava večeri.
Posao završite u pet, doma ste u šest, jedete u sedam, a onda dva sata sjedite na kauču s mobitelom i tipkate ponude, požurujete račune, odgovarate na poruke na koje ste trebali odgovoriti tijekom dana i slažete račune koje ste prije tri tjedna nagurali u pretinac auta. Subota ujutro služi za sustizanje. Žena vas prestane pitati. Djeca to primijete. Većina samostalnih majstora u Ujedinjenom Kraljevstvu gubi između 8 i 15 sati tjedno na administraciju, a gotovo sve se to događa izvan naplativog radnog dana.
Postoje četiri izlaza i nisu jednako dobri za svaki obrt. Najjeftiniji je popraviti sustav koji već imate, tako da administracija oduzima manje vremena. Srednji su putovi djelomično prepuštanje vanjskim suradnicima (knjigovođa, računovođa, usluga javljanja na telefon) ili zapošljavanje virtualne asistentice za meku administraciju (podsjećanje na ponude, kalendar, požurivanje računa). Puni je put usluga vođene administracije koja vodi vašu papirologiju s kraja na kraj unutar vašeg programa za vođenje poslova. Ovaj članak pošteno govori koji je put pravi za koju vrstu samostalnog majstora.
Vjerojatno vam ne trebaju sva četiri. Većini samostalnih majstora u Ujedinjenom Kraljevstvu najviše koristi prvi put (popraviti sustav) i jedan od ostalih; vrlo malo njih treba i VA i vođenu administraciju. Odjeljak "gdje početi" na kraju daje vam redoslijed razmišljanja ako krećete od nule.
Administrativni poslovi koji doista pojedu dan
Prije nego odaberete rješenje, imenujte problem. Većina samostalnih majstora misli da ima "problem s administracijom" - zapravo ima točno određen dio administracije koji ih ubija, dok je ostatak u redu. Tjedan dana bilježite na što vam odlazi večer, pa onda odaberite put koji rješava upravo taj dio.
- Izrada ponuda - napisati ponudu nakon izlaska na teren, poslati je isti dan i podsjetiti ako odgovora nema. Kod većine obrta otprilike 30-40 % večernje administracije.
- Fakturiranje i požurivanje - izdati račun, poslati ga i požurivati klijenta koji još nije platio. Od 15 do 25 % administrativnog vremena i kategorija s najvećim financijskim učinkom.
- Kalendar i termini - javljati se na pozive tijekom dana, upisivati poslove u kalendar, potvrđivati dan ranije, premještati kad nešto sklizne. Teško izvedivo s ljestava.
- Poruke klijentima - odgovarati na WhatsAppu, SMS-om i e-poštom na "u koliko sati dolazite", "možete li usput i ovo" i "je li ponuda gotova". Smrt od tisuću posjekotina, jer je svaka poruka sama za sebe sitna.
- Računi, troškovi, kilometraža - fotografirati račune na benzinskim i kod dobavljača, bilježiti vožnje između poslova i sve to složiti za knjigovođu na kraju godine.
- Papirologija usklađenosti - certifikati Gas Safe, prijave za NICEIC, obavijesti prema Part P, obustave po CIS-u, prijave PDV-a u sustavu MTD.
- Pregled cijena i predložaka ponuda - posao do kojeg nikad ne dođete jer se čini manje hitnim. Najveća poluga od svih, ako uspijete otkupiti vrijeme za njega.
Put 1 - Popravite sustav koji već imate (najjeftinije, najveća poluga)
Najjeftinija administrativna pomoć ona je koju si date sami stežući sustav. Većina samostalnih majstora vodi administraciju na tri mjesta istodobno - bilješke u mobitelu, računi na papiru i privatni WhatsApp - a najveći dio večeri odlazi na prebacivanje podataka između njih. Odabir jednog obrtničkog CRM-a kao vodećeg sustava reže administrativno vrijeme za 40-60 % prije nego što potrošite i peni na pomoć izvana.
- Trošak - od 30 do 50 £ mjesečno za paušalni obrtnički CRM (CMA je 49 £ mjesečno paušalno, Tradify 34 £ mjesečno, YourTradebase u protuvrijednosti 39 £ mjesečno). Odgovara: svakom samostalnom majstoru koji ga još ne koristi.
- Što rješava - vrijeme izrade ponuda (s 45 na 10 minuta po ponudi uz predložak i katalog stavki), požurivanje računa (automatski podsjetnici), komunikaciju s klijentom (jedan zapis po klijentu umjesto tri odvojena niza).
- Što ne rješava - telefon koji zvoni dok ste na poslu, reguliranu papirologiju ni onaj dio administracije koji doista traži čovjeka (nezadovoljnog klijenta kojem treba razgovor).
- Počnite ovdje - ako još nemate obrtnički CRM, to je prva stvar koju treba popraviti. Ostala tri puta slažu se povrh toga i pretpostavljaju da je sustav zdrav.
Put 2 - Djelomično prepuštanje vanjskim suradnicima (knjigovođa, računovođa, telefonska usluga)
Prepuštanje jedne točno određene kategorije stručnjaku srednji je put. Zadržavate odnos s klijentom i sam posao, ali predajete dijelove za koje na tržištu postoji specijalizirani dobavljač. Većina samostalnih majstora u Ujedinjenom Kraljevstvu već radi nešto od toga (ima knjigovođu); pitanje je hoće li dodati i ostalo.
- Knjigovođa - od 600 do 1.800 £ godišnje za samostalnog obrtnika, od 1.200 do 3.000 £ za malo društvo. Odgovara: svakom samostalnom majstoru u Ujedinjenom Kraljevstvu. Pokušaj da sami napravite Self Assessment lažna je ušteda.
- Računovođa - od 150 do 400 £ mjesečno za mjesečno usklađivanje, prijave PDV-a i obradu računa. Odgovara: obveznicima PDV-a ili svakome tko ima više od 20 stavki mjesečno. Ide uz računovodstveni program (Xero, FreeAgent) i skida gotovo cijelo večernje prebiranje po računima.
- Usluga javljanja na telefon - od 50 do 200 £ mjesečno samo za preuzimanje poziva. Među britanskim opcijama su AllDayPA, ReceptionHQ, Message Direct i The Answer Centre. Odgovara: majstorima koji gube poslove za ponudu jer je telefon zazvonio dok su bušili. Napomena - dobre usluge prosljeđuju bilješke o pozivu e-poštom ili SMS-om, a ne izravno u vaš CRM, pa korak ponovnog upisivanja ipak ostaje.
- Preuzimanje poziva uz UI - noviji pružatelji poput CallChimpsa i TradesBookeda nude jeftinije preuzimanje poziva uz umjetnu inteligenciju. Odgovara: samostalnim majstorima koji paze na trošak i spremni su isprobati novije usluge; manje dotjerano od usluga s čovjekom, ali brzo napreduje.
Put 3 - Virtualna asistentica (VA) za meku administraciju
Virtualna asistentica osoba je koja radi honorarno i na daljinu te preuzima podsjećanje na ponude, ugovaranje termina, požurivanje računa, poruke klijentima i prikupljanje recenzija. Košta manje od zaposlenika na puno radno vrijeme i više od čiste telefonske usluge, a ona prava uštedjet će vam deset sati večernjeg rada tjedno. Asistentice specijalizirane za obrte postoje i vrijede doplate u odnosu na opće - razumiju što znači "first fix" i ne treba ih voditi za ruku kroz klijentov upit o cijeni.
- Trošak - od 25 do 35 £ po satu za britansku slobodnjakinju, od 30 do 40 £ po satu preko agencije. Većina majstora kupuje od 5 do 15 sati tjedno, što izlazi na 500 do 900 £ mjesečno honorarno i 900 do 1.200 £ mjesečno na puno radno vrijeme. Asistentice u inozemstvu stoje od 800 do 1.200 £ mjesečno preko agencije, ali vremenska razlika i naglasak na telefonu teže padaju u obrtničkom poslu s izravnim kontaktom s klijentom.
- Britanske asistentice specijalizirane za obrte - Miss MPS (vodoinstalaterstvo, građevina, elektro), Another Mother (usmjerena na vodoinstalaterstvo, prijava za Gas Safe i Checkatrade), MEP Resourcing (šire: strojarstvo, elektro i instalacije). Vrijede doplate jer znaju obrtničko nazivlje i certifikate bez objašnjavanja.
- Britanske opće asistentice - jeftinije, ali prvi mjesec provest ćete objašnjavajući što je "servis bojlera" i kako teče put od ponude do računa. Povrat ovisi o tome na kolikom volumenu razvučete tu obuku.
- Što rješava - one dijelove administracije koji traže čovjeka (pozive klijenata, neugodna požurivanja, procjenu koji upit vrijedi slijediti). Oslobađa majstora da bude 40-45 sati tjedno na poslu dok administracija teče usporedno.
- Što ne rješava - sam sustav. VA postavljena na kaotičan sustav jest VA koja pola vremena provede u potrazi za informacijama; sustav mora biti zdrav da bi se ta osoba isplatila.
Put 4 - Usluga vođene administracije (puna, s kraja na kraj unutar vašeg CMA-a)
Najpotpuniji put usluga je vođene administracije koja radi unutar vašeg obrtničkog CRM-a i vodi papirologiju s kraja na kraj. Ponude u vašem CRM-u stvara usluga, pozivi se bilježe u kartonu klijenta, požurivanje računa ide tijekom podsjetnika u CRM-u, a sve što usluga radi pojavljuje se na istoj nadzornoj ploči kojom se majstor ionako služi. To je put koji administraciju uklanja umjesto da je smanjuje.
- Trošak - obično od 500 do 1.500 £ mjesečno za samostalnog majstora do male ekipe, ovisno o broju poziva i ponuda. Nudi se na upit, a ne po fiksnoj cijeni, jer raste s upotrebom; računajte na uvodni razgovor i dogovor o opsegu usluge.
- Što rješava - sve iz putova 2 i 3 plus usklađivanje s jednim vodećim sustavom. Budući da usluga radi unutar vašeg CMA-a, nema dvostrukog unosa ni zasebnog sandučića koji treba provjeravati, a majstor se može vratiti poslu znajući da strana prema klijentu radi i bez njega. Usluga CMA Managed Admin građena je upravo po tom obrascu; početna stranica opisuje kako radi uz samoposlužni proizvod CMA.
- Što ne rješava - specijalizirana regulirana papirologija (Gas Safe, NICEIC) i dalje traži program za vođenje certifikata koji daje vaša strukovna organizacija, a Self Assessment i dalje podnosi knjigovođa. Vođena administracija bavi se papirologijom prema klijentu, ne onom prema strukovnoj organizaciji ili HMRC-u.
- Kad je preskočiti - ako ste ispod 50.000 £ prometa ili radite manje od 5 poslova za ponudu tjedno, put 1 plus knjigovođa obično je pravo mjesto za stati. Vođena administracija počinje se isplaćivati na razini od desetak poslova za ponudu tjedno.
Gdje početi - redoslijed koji radi za većinu samostalnih majstora
Većini samostalnih majstora u Ujedinjenom Kraljevstvu najbolje odgovara prolaziti putove redom. Nemojte skakati na VA ili vođenu administraciju dok sustav ispod nije zdrav, jer je svaki sloj ljudske pomoći na pokvarenom sustavu sloj koji plaćate da radi pretragu koju bi trebao raditi sustav.
- Korak 1 - Popišite tjedan administracije. Zapisujte sedam dana što radite svake večeri. Grupirajte to u sedam kategorija odozgo. Najveća kategorija vaš je prvi popravak.
- Korak 2 - Odaberite obrtnički CRM i dva mjeseca ga koristite kao vodeći sustav. Nemojte dodavati nikakvu drugu administrativnu pomoć dok CRM ne postane mjesto na kojem žive svaka ponuda, svaki račun i svaka poruka. Već i samo taj korak prepolovi administrativno vrijeme većini majstora.
- Korak 3 - Dodajte knjigovođu ako ga nemate. Za samostalne u Ujedinjenom Kraljevstvu stvar o kojoj se ne pregovara. Ako prijeđete prag PDV-a (90.000 £, s vremenom raste), u istom trenutku dodajte i računovođu.
- Korak 4 - Dodajte JEDAN drugi put, ovisno o tome što još boli. Ako je problem telefon koji zvoni, dodajte uslugu javljanja. Ako je problem požurivanje, dodajte VA. Ako je i jedno i drugo plus poruke klijentima plus požurivanje računa, skočite na vođenu administraciju.
- Korak 5 - Napravite pregled svakih šest mjeseci. Prava administrativna pomoć dok ste imali promet od 40.000 £ pogrešna je na 120.000 £. Prava za vodoinstalatera koji radi sam pogrešna je za ekipu od tri servisera. Iznova birajte put kako posao raste.
Jednostavan radni tijek za bolju pripremu ponuda
Popišite tjedan večernje administracije - zabilježite na što vrijeme doista odlazi po sedam kategorija.
Najprije popravite sustav ispod, s obrtničkim CRM-om kao jedinstvenim izvorom podataka - to prepolovi administrativno vrijeme prije dodavanja bilo kakve ljudske pomoći.
Dodajte knjigovođu (o tome se ne pregovara) i računovođu ako ste obveznik PDV-a.
Odaberite JEDAN dodatni put - uslugu javljanja, VA ili vođenu administraciju - prema tome koja kategorija još boli kad je sustav zdrav.
Preispitajte postavu svakih šest mjeseci kako posao raste; ono što radi pri prometu od 40.000 £ pogrešna je pomoć na 120.000 £.
Administrativno preopterećenje rijetko je pitanje premalo ruku. Gotovo uvijek je pitanje toga što ista informacija stoji na tri mjesta, a nijedno od njih nije mjerodavno. Najprije popravite sustav, pa onda dodajte pomoć koja cilja upravo onu kategoriju koja još boli kad je sustav zdrav. Većina samostalnih majstora u Ujedinjenom Kraljevstvu završi na "obrtnički CRM plus knjigovođa plus jedno od (usluga javljanja / VA / vođena administracija)" - ne na svima njima i ne na najskupljem od njih.
Ako želite put koji administraciju uklanja umjesto da je smanjuje, početna stranica CMA-a opisuje kako se proizvod sve u jednom spaja s neobveznom uslugom Managed Admin koja sve vodi unutar istog CMA računa, pa majstor zadržava jedinstven izvor podataka, a da posao ne radi sam.
Česta pitanja
Koji je najjeftiniji način da samostalni majstor dobije administrativnu pomoć?
Najprije popraviti sustav ispod, s obrtničkim CRM-om (od 30 do 50 £ mjesečno paušalno) koji se koristi kao jedinstven izvor podataka za ponude, račune i poruke klijentima. To većini samostalnih majstora u Ujedinjenom Kraljevstvu obično prepolovi večernje administrativno vrijeme prije nego što išta potroše na ljudsku pomoć izvana. Putovi 2-4 (knjigovođa, VA, vođena administracija) slažu se povrh toga i pretpostavljaju da je sustav već zdrav.
Kada se majstoru u Ujedinjenom Kraljevstvu isplati virtualna asistentica?
Kad imate zdrav sustav (obrtnički CRM je postavljen), knjigovođu pri ruci, a dijelovi administracije koji vas i dalje ubijaju oni su koji traže ljudsku prosudbu - neugodna požurivanja, pozivi klijenata, ugovaranje termina, prikupljanje recenzija. Britanske slobodnjakinje idu od 25 do 35 £ po satu, a većina majstora kupuje od 5 do 15 sati tjedno, što izlazi na 500 do 900 £ mjesečno honorarno. Britanske asistentice specijalizirane za obrte (Miss MPS, Another Mother, MEP Resourcing) vrijede doplate u odnosu na opće jer razumiju obrtničko nazivlje bez objašnjavanja.
Što je usluga vođene administracije za majstore?
Usluga vođene administracije vodi vašu papirologiju prema klijentu s kraja na kraj unutar vašeg obrtničkog CRM-a. Ponude u vašem CRM-u stvara usluga, pozivi se bilježe u kartonu klijenta, požurivanje računa ide tijekom podsjetnika u CRM-u, a sve se pojavljuje na istoj nadzornoj ploči kojom se već služite. Obično od 500 do 1.500 £ mjesečno, ovisno o obujmu. Najbolje odgovara majstorima koji rade više od 10 poslova za ponudu tjedno; ispod toga obično je dovoljan put 1 plus knjigovođa.
Treba li mi doista knjigovođa ako koristim računovodstveni program?
Da. Računovodstveni program (Xero, FreeAgent, QuickBooks) vodi knjige; ne podnosi Self Assessment, ne priznaje svaki opravdan trošak i ne uočava porezne poteze koji plaćaju knjigovođu. Britanski knjigovođe za samostalne obrtnike stoje od 600 do 1.800 £ godišnje. Pokušaj da sami napravite Self Assessment lažna je ušteda koja svakog samostalnog majstora u Ujedinjenom Kraljevstvu košta više od honorara, kroz propuštena priznanja i kazne HMRC-a.
Kako znati treba li mi usluga javljanja na telefon?
Tjedan dana pratite koliko poziva propustite dok radite i koliko bi od tih propuštenih poziva bili poslovi za ponudu. Ako zbog propuštenih poziva tjedno gubite dva ili više poslova za ponudu, usluga javljanja od 50 do 200 £ mjesečno vraća se već s prvim dobivenim poslom. Ako ukupno propustite tek jedan ili dva poziva tjedno, trošak je teže opravdati, a obično je dovoljan automatski odgovor na WhatsApp Businessu.
Povezani resursi
Istražite relevantne stranice proizvoda, vodiče za obrte i prateće članke kako biste izgradili ovaj radni tijek u svojoj tvrtki.
Povezane CMA značajke
Istražite područja proizvoda koja podržavaju ovaj radni tijek od prve klijentove poruke do odobrene ponude.
CMA pomaže obrtnicima da projektne medije, komunikaciju s klijentima i ponude drže na jednom mjestu kako bi posao brže napredovao od prvog upita do odobrene ponude.