Pomoc administracyjna dla samozatrudnionych fachowców: praktyczny poradnik
Praktyczny poradnik dla fachowców w Wielkiej Brytanii, którzy toną w papierach - cztery drogi wyjścia (lepszy system, częściowy outsourcing, wirtualna asystentka, prowadzona administracja), ile naprawdę kosztuje każda z nich, kiedy która jest właściwa i od czego zacząć, jeśli chcesz naprawić tylko tę jedną rzecz, która zabiera ci wieczory.
Kończysz robotę o siedemnastej, wracasz do domu o osiemnastej, jesz o dziewiętnastej, a potem siedzisz dwie godziny na kanapie z telefonem: piszesz wyceny, ponaglasz faktury, odpowiadasz na wiadomości, na które powinieneś był odpisać w ciągu dnia, i porządkujesz paragony wciśnięte do schowka trzy tygodnie temu. Sobotni poranek to nadrabianie zaległości. Żona przestaje pytać. Dzieci to widzą. Większość samozatrudnionych fachowców w Wielkiej Brytanii traci od 8 do 15 godzin tygodniowo na papiery, a niemal wszystko dzieje się poza godzinami, za które ktoś płaci.
Są cztery drogi wyjścia i nie każda jest równie dobra dla każdej branży. Najtańsza to naprawić system, który już masz, tak żeby papierologia zajmowała mniej czasu. Drogi pośrednie to częściowy outsourcing (księgowa, biuro rachunkowe, usługa odbierania telefonu) albo zatrudnienie wirtualnej asystentki do miękkiej administracji (ponaglanie wycen, kalendarz, upominanie się o faktury). Droga pełna to usługa prowadzonej administracji, która prowadzi twoje papiery od początku do końca wewnątrz twojego oprogramowania do zarządzania zleceniami. Ten artykuł uczciwie mówi, która droga pasuje do jakiego rodzaju samozatrudnionego fachowca.
Prawdopodobnie nie potrzebujesz wszystkich czterech. Większości samozatrudnionych fachowców w Wielkiej Brytanii najwięcej daje droga pierwsza (naprawa systemu) plus jedna z pozostałych; bardzo niewielu potrzebuje jednocześnie VA i prowadzonej administracji. Część "od czego zacząć" na końcu podaje kolejność, w jakiej warto o tym myśleć, jeśli ruszasz od zera.
Zadania administracyjne, które naprawdę zjadają dzień
Zanim wybierzesz rozwiązanie, nazwij problem. Większość samozatrudnionych fachowców sądzi, że ma "problem z papierami" - w rzeczywistości ma konkretny wycinek administracji, który go dobija, a reszta działa dobrze. Notuj przez tydzień, na co schodzi ci wieczór, a potem wybierz drogę, która rozwiązuje właśnie ten wycinek.
- Wyceny - napisanie wyceny po wizji lokalnej, wysłanie jej tego samego dnia i ponaglenie, jeśli nie ma odpowiedzi. W większości branż mniej więcej 30-40 % wieczornej papierologii.
- Faktury i ponaglenia - wystawienie faktury, wysłanie jej i upominanie się u klienta, który jeszcze nie zapłacił. Od 15 do 25 % czasu administracyjnego i kategoria o największym wpływie finansowym.
- Kalendarz i terminy - odbieranie telefonów w ciągu dnia, wpisywanie zleceń do kalendarza, potwierdzanie dzień wcześniej, przekładanie, gdy coś się przesunie. Trudne do zrobienia z drabiny.
- Wiadomości do klientów - odpowiadanie na WhatsAppie, SMS-em i mailem na "o której będziesz", "czy zrobisz przy okazji jeszcze to" i "czy wycena już gotowa". Śmierć od tysiąca cięć, bo każda wiadomość z osobna jest drobna.
- Paragony, koszty, kilometry - fotografowanie paragonów na stacjach i u dostawców, zapisywanie przejazdów między zleceniami i porządkowanie tego dla księgowej na koniec roku.
- Papiery zgodności - certyfikaty Gas Safe, rejestracje NICEIC, powiadomienia Part P, potrącenia CIS, deklaracje VAT w systemie MTD.
- Przegląd cen i szablonów wycen - praca, do której nigdy nie dochodzisz, bo wydaje się mniej pilna. Największa dźwignia ze wszystkich, jeśli uda ci się odkupić na nią czas.
Droga 1 - Napraw system, który już masz (najtańsza, największa dźwignia)
Najtańsza pomoc administracyjna to ta, którą dajesz sobie sam, dokręcając system. Większość samozatrudnionych fachowców prowadzi papiery w trzech miejscach naraz - notatki w telefonie, faktury na papierze i prywatny WhatsApp - a większość wieczoru schodzi na przenoszeniu informacji między nimi. Wybór jednego CRM-u branżowego jako systemu wiodącego tnie czas administracyjny o 40-60 %, zanim wydasz choćby pensa na pomoc z zewnątrz.
- Koszt - od 30 do 50 £ miesięcznie za ryczałtowy CRM branżowy (CMA to 49 £ miesięcznie ryczałtem, Tradify 34 £ miesięcznie, YourTradebase równowartość 39 £ miesięcznie). Pasuje do: każdego samozatrudnionego fachowca, który jeszcze żadnego nie używa.
- Co rozwiązuje - czas na wyceny (z 45 do 10 minut na wycenę dzięki szablonowi i katalogowi pozycji), ponaglanie faktur (automatyczne przypomnienia), komunikację z klientem (jedna historia na klienta zamiast trzech wątków).
- Czego nie rozwiązuje - telefonu dzwoniącego, gdy jesteś przy robocie, papierów regulowanych ani tej części administracji, która naprawdę wymaga człowieka (zdenerwowanego klienta, który potrzebuje rozmowy).
- Zacznij tutaj - jeśli nie masz jeszcze CRM-u branżowego, to jest pierwsza rzecz do naprawy. Pozostałe trzy drogi nakładają się na to i zakładają, że system jest zdrowy.
Droga 2 - Częściowy outsourcing (księgowa, biuro rachunkowe, usługa odbierania telefonu)
Oddanie jednej konkretnej kategorii specjaliście to droga pośrednia. Zachowujesz relację z klientem i samą robotę, ale oddajesz te części, dla których na rynku są wyspecjalizowani dostawcy. Większość samozatrudnionych fachowców w Wielkiej Brytanii już jedną z nich stosuje (księgową); pytanie brzmi, czy dołożyć pozostałe.
- Księgowa - od 600 do 1800 £ rocznie dla jednoosobowej działalności, od 1200 do 3000 £ dla małej spółki. Pasuje do: każdego samozatrudnionego fachowca w Wielkiej Brytanii. Robienie Self Assessmentu samemu to fałszywa oszczędność.
- Biuro rachunkowe - od 150 do 400 £ miesięcznie za miesięczne uzgodnienia, deklaracje VAT i obróbkę paragonów. Pasuje do: firm zarejestrowanych do VAT albo każdego, kto ma ponad 20 operacji miesięcznie. Łączy się z oprogramowaniem księgowym (Xero, FreeAgent) i zdejmuje niemal całe wieczorne przekładanie paragonów.
- Usługa odbierania telefonu - od 50 do 200 £ miesięcznie wyłącznie za odbieranie połączeń. Wśród brytyjskich opcji są AllDayPA, ReceptionHQ, Message Direct i The Answer Centre. Pasuje do: fachowców, którzy tracą zlecenia do wyceny, bo telefon zadzwonił w trakcie wiercenia. Uwaga - dobre usługi przekazują notatki z rozmowy mailem albo SMS-em, a nie prosto do twojego CRM-u, więc krok przepisywania i tak zostaje.
- Odbieranie połączeń z SI - nowsi gracze, jak CallChimps i TradesBooked, oferują tańszą obsługę połączeń opartą na sztucznej inteligencji. Pasuje do: fachowców pilnujących kosztów i gotowych przetestować młodsze usługi; mniej dopracowane niż usługi z człowiekiem, ale nadrabiają szybko.
Droga 3 - Wirtualna asystentka (VA) do miękkiej administracji
Wirtualna asystentka to osoba pracująca na część etatu i zdalnie, która zajmuje się ponaglaniem wycen, umawianiem terminów, upominaniem się o faktury, wiadomościami do klientów i zbieraniem opinii. Kosztuje mniej niż etat na pełny wymiar i więcej niż sama usługa telefoniczna, a ta właściwa oszczędzi ci dziesięć godzin wieczornej roboty tygodniowo. Asystentki wyspecjalizowane w budowlance istnieją i są warte dopłaty wobec ogólnych - rozumieją, co znaczy "first fix", i nie trzeba ich prowadzić za rękę przy pytaniu klienta o cenę.
- Koszt - od 25 do 35 £ za godzinę za brytyjską VA na zlecenie, od 30 do 40 £ za godzinę przez agencję. Większość fachowców kupuje od 5 do 15 godzin tygodniowo, co daje od 500 do 900 £ miesięcznie na część etatu i od 900 do 1200 £ miesięcznie na pełen etat. Asystentki za granicą kosztują od 800 do 1200 £ miesięcznie przez agencję, ale różnica stref czasowych i akcent przy telefonie ważą więcej w pracy budowlanej z bezpośrednim kontaktem z klientem.
- Brytyjskie asystentki wyspecjalizowane w budowlance - Miss MPS (hydraulika, budowlanka, elektryka), Another Mother (nastawiona na hydraulikę, rejestracja Gas Safe i Checkatrade), MEP Resourcing (szerzej: mechanika, elektryka i instalacje). Warte dopłaty, bo znają branżowe słownictwo i certyfikaty bez tłumaczenia.
- Brytyjskie asystentki ogólne - tańsze, ale pierwszy miesiąc spędzisz, tłumacząc im, czym jest "przegląd pieca" i jak wygląda droga od wyceny do faktury. Zwrot zależy od tego, na jakim wolumenie rozłożysz to szkolenie.
- Co rozwiązuje - te części administracji, które wymagają człowieka (telefony od klientów, niewygodne ponaglenia, ocena, które zapytanie warto ciągnąć). Uwalnia fachowca, by był przy robocie 40-45 godzin tygodniowo, a papierologia szła równolegle.
- Czego nie rozwiązuje - samego systemu. VA postawiona na chaotycznym systemie to VA, która pół czasu spędza na szukaniu informacji; system musi być zdrowy, żeby ta osoba była warta swoich pieniędzy.
Droga 4 - Usługa prowadzonej administracji (pełna, od początku do końca w twoim CMA)
Najpełniejsza droga to usługa prowadzonej administracji, która działa wewnątrz twojego CRM-u branżowego i prowadzi papiery od początku do końca. Wyceny powstają w twoim CRM-ie za sprawą usługi, telefony trafiają do kartoteki klienta, ponaglenia faktur idą przepływem przypomnień CRM-u, a wszystko, co usługa robi, pojawia się na tym samym pulpicie, z którego fachowiec i tak korzysta. To droga, która usuwa papierologię, a nie tylko ją zmniejsza.
- Koszt - zwykle od 500 do 1500 £ miesięcznie dla jednoosobowej działalności albo małej ekipy, zależnie od liczby połączeń i wycen. Wyceniana indywidualnie, a nie stała, bo rośnie wraz z użyciem; licz się z rozmową wdrożeniową i uzgodnieniem zakresu usługi.
- Co rozwiązuje - wszystko z dróg 2 i 3 plus zgranie systemu wiodącego. Ponieważ usługa działa wewnątrz twojego CMA, nie ma podwójnego wprowadzania danych ani osobnej skrzynki do sprawdzania, a fachowiec może wrócić do roboty, wiedząc, że strona klientowska działa bez niego. Usługa CMA Managed Admin zbudowana jest dokładnie wokół tego wzorca; strona główna opisuje, jak działa obok samoobsługowego produktu CMA.
- Czego nie rozwiązuje - specjalistyczne papiery regulowane (Gas Safe, NICEIC) nadal wymagają oprogramowania do certyfikatów, które daje twoja organizacja branżowa, a Self Assessment nadal składa księgowa. Prowadzona administracja obsługuje papierologię wobec klienta, a nie wobec organizacji branżowej czy HMRC.
- Kiedy ją pominąć - jeśli masz obrót poniżej 50 000 £ albo robisz mniej niż 5 zleceń do wyceny tygodniowo, droga 1 plus księgowa to zwykle właściwe miejsce, by się zatrzymać. Prowadzona administracja zaczyna się zwracać przy mniej więcej 10 zleceniach do wyceny tygodniowo.
Od czego zacząć - kolejność, która działa u większości samozatrudnionych fachowców
Większości samozatrudnionych fachowców w Wielkiej Brytanii najlepiej służy przechodzenie dróg po kolei. Nie przeskakuj do VA ani do prowadzonej administracji, dopóki system pod spodem nie jest zdrowy, bo każda warstwa ludzkiej pomocy nałożona na zepsuty system to warstwa, której płacisz za szukanie informacji, które powinien podawać system.
- Krok 1 - Zrób audyt tygodnia papierologii. Zapisuj przez siedem dni, co robisz każdego wieczoru. Pogrupuj to w siedem kategorii powyżej. Największa kategoria to twoja pierwsza naprawa.
- Krok 2 - Wybierz CRM branżowy i przez dwa miesiące używaj go jako systemu wiodącego. Nie dokładaj żadnej innej pomocy administracyjnej, dopóki CRM nie będzie miejscem, w którym mieszka każda wycena, faktura i wiadomość. Sam ten krok o połowę skraca czas administracyjny u większości fachowców.
- Krok 3 - Dołóż księgową, jeśli jej nie masz. Dla samozatrudnionych w Wielkiej Brytanii rzecz nie do negocjacji. Jeśli przekraczasz próg VAT (90 000 £, z czasem rosnący), dołóż w tym samym momencie biuro rachunkowe.
- Krok 4 - Dołóż JEDNĄ kolejną drogę, zależnie od tego, co nadal boli. Jeśli problemem jest dzwoniący telefon, dołóż usługę odbierania połączeń. Jeśli problemem są ponaglenia, dołóż VA. Jeśli jedno i drugie plus wiadomości do klientów plus ponaglenia faktur, przeskocz do prowadzonej administracji.
- Krok 5 - Przeglądaj co pół roku. Właściwa pomoc administracyjna przy obrocie 40 000 £ jest niewłaściwa przy 120 000 £. Właściwa dla hydraulika w pojedynkę jest niewłaściwa dla trzyosobowej ekipy. Wybieraj drogę na nowo w miarę jak firma rośnie.
Prosty przepływ pracy dla lepszego przygotowania wycen
Zrób audyt tygodnia wieczornej papierologii - zapisz, na co naprawdę schodzi czas w siedmiu kategoriach.
Napraw najpierw system pod spodem, biorąc CRM branżowy jako jedno wiarygodne źródło danych - to o połowę skraca czas administracyjny, zanim dołożysz jakąkolwiek pomoc ludzką.
Dołóż księgową (rzecz nie do negocjacji), a biuro rachunkowe, jeśli jesteś zarejestrowany do VAT.
Wybierz JEDNĄ dodatkową drogę - usługę odbierania telefonu, VA albo prowadzoną administrację - w zależności od tego, która kategoria nadal boli, gdy system jest już zdrowy.
Przeglądaj ustawienie co pół roku w miarę wzrostu firmy; to, co działa przy obrocie 40 000 £, jest niewłaściwą pomocą przy 120 000 £.
Przeciążenie papierami rzadko bierze się z braku rąk. Niemal zawsze bierze się z tego, że ta sama informacja leży w trzech miejscach i żadne z nich nie jest tym wiążącym. Napraw najpierw system, a potem dołóż pomoc wycelowaną w tę konkretną kategorię, która boli, gdy system jest już zdrowy. Większość samozatrudnionych fachowców w Wielkiej Brytanii kończy na "CRM branżowy plus księgowa plus jedno z (usługa odbierania telefonu / VA / prowadzona administracja)" - nie na wszystkich naraz i nie na najdroższym z nich.
Jeśli chcesz drogi, która usuwa papierologię zamiast ją zmniejszać, strona główna CMA opisuje, jak produkt wszystko w jednym łączy się z opcjonalną usługą Managed Admin, prowadzącą całość w ramach tego samego konta CMA, dzięki czemu fachowiec zachowuje jedno wiarygodne źródło danych, nie wykonując tej pracy sam.
Często zadawane pytania
Jaki jest najtańszy sposób na pomoc administracyjną dla samozatrudnionego fachowca?
Naprawić najpierw system pod spodem, biorąc CRM branżowy (od 30 do 50 £ miesięcznie w ryczałcie) i używając go jako jednego wiarygodnego źródła dla wycen, faktur i wiadomości do klientów. U większości samozatrudnionych fachowców w Wielkiej Brytanii skraca to zwykle o połowę wieczorny czas na papiery, zanim wydasz cokolwiek na pomoc ludzką z zewnątrz. Drogi 2-4 (księgowa, VA, prowadzona administracja) nakładają się na to i zakładają, że system jest już zdrowy.
Kiedy zatrudnienie wirtualnej asystentki opłaca się fachowcowi w Wielkiej Brytanii?
Gdy masz zdrowy system (działający CRM branżowy), księgową pod ręką, a części papierologii, które nadal cię dobijają, to te wymagające ludzkiego osądu - niewygodne ponaglenia, telefony od klientów, umawianie terminów, zbieranie opinii. Brytyjskie asystentki na zlecenie kosztują od 25 do 35 £ za godzinę, a większość fachowców kupuje od 5 do 15 godzin tygodniowo, co daje od 500 do 900 £ miesięcznie na część etatu. Brytyjskie asystentki wyspecjalizowane w budowlance (Miss MPS, Another Mother, MEP Resourcing) są warte dopłaty wobec ogólnych, bo rozumieją branżowe słownictwo bez tłumaczenia.
Czym jest usługa prowadzonej administracji dla fachowców?
Usługa prowadzonej administracji prowadzi twoją papierologię wobec klienta od początku do końca wewnątrz twojego CRM-u branżowego. Wyceny powstają w twoim CRM-ie za sprawą usługi, telefony trafiają do kartoteki klienta, ponaglenia faktur idą przepływem przypomnień CRM-u, a wszystko pojawia się na tym samym pulpicie, z którego już korzystasz. Zwykle od 500 do 1500 £ miesięcznie, zależnie od wolumenu. Pasuje najlepiej fachowcom robiącym ponad 10 zleceń do wyceny tygodniowo; poniżej tego zwykle wystarcza droga 1 plus księgowa.
Czy naprawdę potrzebuję księgowej, skoro używam oprogramowania księgowego?
Tak. Oprogramowanie księgowe (Xero, FreeAgent, QuickBooks) prowadzi ewidencję; nie składa Self Assessmentu, nie ujmuje każdego uprawnionego kosztu i nie wychwytuje decyzji podatkowych, które zwracają koszt księgowej. Brytyjskie księgowe dla jednoosobowych działalności kosztują od 600 do 1800 £ rocznie. Robienie Self Assessmentu samemu to fałszywa oszczędność, która każdego samozatrudnionego fachowca w Wielkiej Brytanii kosztuje więcej niż honorarium - w przeoczonych odliczeniach i karach od HMRC.
Skąd mam wiedzieć, czy potrzebuję usługi odbierania telefonu?
Przez tydzień licz, ile telefonów tracisz przy robocie i ile z tych nieodebranych połączeń byłoby zleceniami do wyceny. Jeśli przez nieodebrane telefony tracisz dwa albo więcej zleceń do wyceny tygodniowo, usługa odbierania połączeń za 50 do 200 £ miesięcznie zwraca się przy pierwszym zdobytym zleceniu. Jeśli w sumie tracisz tylko jeden albo dwa telefony tygodniowo, koszt trudniej uzasadnić, a zwykle wystarcza automatyczna odpowiedź na WhatsApp Business.
Powiązane zasoby
Przeglądaj odpowiednie strony produktów, przewodniki dla rzemieślników i artykuły pomocnicze, aby zbudować ten przepływ pracy w swojej firmie.
Powiązane funkcje CMA
Odkryj obszary produktu, które wspierają ten przepływ pracy od pierwszej wiadomości klienta do zatwierdzonej wyceny.
CMA pomaga rzemieślnikom przechowywać media projektowe, komunikację z klientami i wyceny w jednym miejscu, aby praca szybciej postępowała od pierwszego zapytania do zatwierdzonej wyceny.