Čuvajte evidenciju klijenata čistom kako vaš trgovački posao raste
Rast često prvo slomi administratora. Čisti zapisi osiguravaju točnost ponude, rasporeda i naplate čak i kad se obujam poslova povećava.
Potražite "Smith" i dobijete četiri unosa. Dvije su iste osobe s različitim brojevima telefona. Jedna je potpuno drugačija obitelj. Jedan je prazan. Vaša ponuda je već napola napisana i još ne znate na koju adresu poslati kombi.
Nitko ne namjerava izgraditi neurednu bazu podataka klijenata. Događa se jedan po jedan užurbani ulazak, obično srijedom, obično zato što telefon zvoni.
Čisti dosjei ne odnose se na disciplinu. Radi se o tome da pravila budu dovoljno mala da ih možete slijediti s jednom rukom na volanu.
Standardizirajte osnovna klijentska polja i imenovanje
Nered počinje na tipkovnici. 'J Smith' danas, 'Jenny Smith' sljedeći mjesec, 'Smith - Acacia Avenue' nakon toga. Tri evidencije, jedna osoba, četiri posla podijeljena po njima i pretraživač koji bi trebao prikazati njezinu posljednju ponudu ne pokazuje ništa korisno.
Odaberite mali skup pravila i držite ih se. Puno ime i prezime, nikad inicijali. Adresa lokacije i adresa za naplatu kao zasebna polja, čak i kad su iste. Jedan mobitel, jedan fiksni, nikad spojeno. Pet minuta dogovora unaprijed štedi pola sata koje biste inače proveli za tri mjeseca raspetljavajući četiri 'Smith' retka.
- Zahtijeva puna polja za kontakt i primarnu adresu.
- Koristite dosljedno imenovanje za tvrtke i kućanstva.
- Jasno razdvojite naplatu i adrese web-mjesta.
- Pohranite više kontakata tamo gdje se donositelji odluka razlikuju.
Neka bilješke i datoteke budu strukturirane, a ne razbacane
'Spomenuo bojler' je beskorisna bilješka. '14. ožujka, pregled na licu mjesta: klijent želi novi bojler u ostavi za rublje, postojeći dimnjak može se ponovno koristiti, bez vidljivog azbesta iznad pločice na stropu' je bilješka na kojoj će budući vi zahvaliti sadašnjem vama.
Isto vrijedi za datoteke. Fotografije kuhinje idu u evidenciju klijenta, a ne u galeriju. Potpisani PDF ponude ide u evidenciju klijenta, a ne u mapu e-pošte. Certifikat ide u evidenciju klijenta, a ne u 'Preuzimanja'. Sljedeći put kad netko pita 'jesmo li ikad radili za Smithove?' odgovor je jedna pretraga i jedan klik, a ne poziv vašem računovođi.
- Koristite bilješke s datumom i jasnim kontekstom.
- Povežite bilješke s ponudama, posjetima i fakturama.
- Arhivirajte zastarjele datoteke umjesto brisanja povijesti.
- Označite tipove projekata koji se ponavljaju za buduće filtriranje.
Izvršite mjesečnu higijensku kartu podataka
Dvadeset minuta zadnjeg petka u mjesecu. Otvorite popis klijenata sortiran po posljednjoj aktivnosti. Samo tri stvari.
Jedan: spojite sve očite duplikate - dva 'Smitha' s istim poštanskim brojem su isti Smith. Dva: klijenti za koje ste prošli mjesec dovršili posao dobivaju redak 'još uvijek ima bojler' ili 'sljedeći servis u lipnju' kako bi ih budući vi pamtili kao osobe. Tri: svaka evidencija s praznim brojem telefona ili nedostajućom adresom lokacije popravlja se ili briše. Dvadeset minuta mjesečno, i baza ostaje korisna umjesto da se polako pretvara u arheologiju.
- Spoji očigledne duple klijentske zapise.
- Ažurirajte kontakte nakon velikih prekretnica projekta.
- Provjerite neaktivne zapise za mogućnosti ponovne aktivacije.
- Popravite polja koja nedostaju otkrivena tijekom izrade ponude.
Jednostavan radni tijek za bolju pripremu ponuda
Definirajte potrebna polja klijenta i konvencije imenovanja.
Snimite bilješke i datoteke u strukturirane povezane zapise.
Mjesečno pregledajte i očistite zapise radi duplikata ili praznina.
Upotrijebite čiste podatke kako biste ubrzali ponude, zakazivanje i naplatu.
Baza podataka klijenata nije CRM ambicija. To je ono što odlučuje hoće li citat sljedećeg utorka trajati deset minuta ili četrdeset.
Neka pravila budu mala, provedite brzo pospremanje jednom mjesečno i rast će prestati kvariti sve.
Ako vaš trenutni popis klijenata je aplikacija Kontakti puna 'Ivan Vodoinstalater' i 'Ivan (radijator)', rupa koju treba zatvoriti je struktura. Odaberite alat koji u jednoj evidenciji drži puna imena, zasebne adrese lokacije i naplate, povezane bilješke i svaku ponudu i fakturu za tog klijenta - i koji možete pretražiti jednim dodirom. CMA to radi u jednoj evidenciji - isprobajte na sljedeća četiri 'Smith' retka koja primijetite u svom telefonu.
Česta pitanja
Koliko često trgovačke tvrtke trebaju čistiti podatke o klijentima?
Mjesečni pregled obično je dovoljan da se uhvate duplikati i zastarjeli detalji prije nego što izazovu veće probleme.
Koja polja klijenata su najvažnija za obrtnike?
Primarni podaci o kontaktu, web-mjesto i adrese za naplatu te jasne veze do povijesti poslova obično su najvažniji.
Mogu li bolji podaci o klijentima poboljšati brzinu ponude?
Da. Pouzdan klijentski kontekst smanjuje preradu i pomaže vam da brže izradite točne ponude.
Povezani resursi
Istražite relevantne stranice proizvoda, vodiče za obrte i prateće članke kako biste izgradili ovaj radni tijek u svojoj tvrtki.
Povezane CMA značajke
Istražite područja proizvoda koja podržavaju ovaj radni tijek od prve klijentove poruke do odobrene ponude.
CMA pomaže obrtnicima da projektne medije, komunikaciju s klijentima i ponude drže na jednom mjestu kako bi posao brže napredovao od prvog upita do odobrene ponude.