貿易ビジネスの成長に合わせて顧客記録をクリーンに保ちます
多くの場合、成長により最初に管理が中断されます。クリーンなレコードにより、ジョブ量が増加しても、見積もり、スケジュール、請求が正確に保たれます。
「Smith」を検索すると、4 つのエントリが表示されます。 2人は電話番号が異なる同一人物です。一つは全く別の家族です。 1つは空白です。見積書はすでに半分まで書かれていますが、バンをどの住所に送ればよいかまだわかりません。
面倒なクライアント データベースを構築しようとする人は誰もいません。これは一度に 1 件ずつ、通常は水曜日に、電話が鳴っているために発生します。
クリーンな記録は規律に関するものではありません。片手でハンドルを握っていても守れるほど小さなルールを設けることです。
主要なクライアントフィールドと命名を標準化する
混乱はキーボードで始まります。今日は「J Smith」、来月は「Jenny Smith」、その次は「Smith - Acacia Avenue」。3つの記録、1人の人物、4つの案件がそれらに分散され、彼女の最後の見積もりを表示するはずだった検索バーには有用なものが何も表示されません。
少数のルールを選び、それを守りましょう。イニシャルではなく、フルネームと姓。現場住所と請求先住所は、同じであっても別々のフィールドに。携帯1つ、固定電話1つ、決して合体させない。最初に5分の合意があれば、3か月後に4つの「Smith」行を解きほぐすために費やすことになる30分を節約できます。
- 完全な連絡先フィールドと主要な住所フィールドが必要です。
- 企業と家庭には一貫した名前を付けてください。
- 請求先アドレスとサイトアドレスを明確に分離します。
- 意思決定者が異なる場合は複数の連絡先を保存します。
メモやファイルを散在せずに構造化して保管する
「ボイラーに言及」は無用なメモです。「3月14日、現地調査: クライアントは新しいボイラーをエアリングカップボードに設置希望、現在の煙突は再利用可能、天井タイルの上にアスベストは見えず」は、未来のあなたが現在のあなたに感謝するメモです。
ファイルも同様です。キッチンの写真はカメラロールではなく、クライアント記録に置きます。署名済み見積もりPDFはメールフォルダーではなく、クライアント記録に置きます。証明書は「ダウンロード」ではなく、クライアント記録に置きます。次に誰かが「Smithさんのために仕事をしたことがありましたか?」と尋ねたとき、答えは会計士への電話ではなく、1回の検索と1回のクリックです。
- 明確なコンテキストが記載された日付スタンプ付きのメモを使用します。
- メモを見積書、訪問、請求書にリンクします。
- 履歴を削除するのではなく、古いファイルをアーカイブします。
- 今後のフィルタリングのために、定期的なプロジェクト タイプにタグを付けます。
毎月のデータ衛生パスを実行する
常に取り締まる必要はありません。毎月最終金曜日に20分。最終アクティビティでソートしたクライアントリストを開きます。3つのことだけ。
1: 明らかな重複をマージする - 同じ郵便番号の2つの「Smith」は同じSmithです。2: 先月案件を完了したクライアントには「ボイラーはまだそのまま」や「次のサービスは6月」などの行を追加して、未来のあなたが彼らを人として覚えていられるようにします。3: 電話番号が空白だったり現場住所が欠けている記録は、修正するか削除します。月に20分で、データベースは徐々に考古学になるのではなく、有用なまま保たれます。
- 明らかな重複したクライアント レコードをマージします。
- プロジェクトの主要なマイルストーンの後に連絡先を更新します。
- 非アクティブなレコードをチェックして、再アクティブ化の機会を探します。
- 見積作成中に発見された欠落フィールドを修正します。
より良い見積作成のためのシンプルなワークフロー
必要なクライアントフィールドと命名規則を定義します。
メモやファイルを構造化されたリンクされたレコードにキャプチャします。
重複やギャップがないかレコードを毎月確認してクリーニングします。
クリーンなデータを使用して、見積もり、スケジュール、請求を迅速化します。
顧客データベースは CRM の目標ではありません。来週火曜日の見積もりに10分かかるか40分かかるかが決まるのです。
ルールを小さく保ち、月に 1 回簡単な片付けを実行すると、成長がすべてを壊すことはなくなります。
現在のクライアントリストが「John Plumber」と「John (ラジエーター)」でいっぱいの連絡先アプリなら、埋めるべきギャップは構造です。フルネーム、別々の現場住所と請求先住所、リンクされたメモ、そのクライアントのすべての見積もりと請求書を1つの記録上に保持し、1タップで検索できるツールを選びましょう。CMAはこれを1つの記録上で行います。携帯で見つけた次の4つの「Smith」行で試してみてください。
よくある質問
貿易会社はどれくらいの頻度で顧客データをクリーンアップする必要がありますか?
通常、月に一度のレビューで、より大きな問題が発生する前に重複や古い詳細を見つけるのに十分です。
商人にとって最も重要な顧客分野は何ですか?
通常、主な連絡先の詳細、サイトと請求先の住所、明確な職歴のリンクが最も重要です。
顧客記録が改善されれば見積もりのスピードも向上しますか?
はい。信頼できるクライアントのコンテキストにより、やり直し作業が軽減され、正確な見積もりをより迅速に作成できるようになります。
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