שמור על רישומי לקוחות נקיים ככל שעסק המסחר שלך גדל
צמיחה לעתים קרובות שוברת את האדמין תחילה. רישומים נקיים שומרים על הצעות מחיר, תזמון וחיוב מדויקים גם כשנפח העבודה גדל.
אתה מחפש את "סמית'" ומקבל ארבעה ערכים. שניים הם אותו אדם עם מספרי טלפון שונים. האחת היא משפחה אחרת לגמרי. אחד ריק. הצעת המחיר שלך כבר חצי כתובה ואתה עדיין לא יודע לאיזו כתובת לשלוח את הטנדר.
אף אחד לא מתכוון לבנות מסד נתונים מבולגן של לקוחות. זה קורה כניסה נמהרת בכל פעם, בדרך כלל ביום רביעי, בדרך כלל בגלל שהטלפון מצלצל.
שיאים נקיים אינם קשורים למשמעת. הם מדברים על חוקים קטנים מספיק כדי שתוכל לעקוב אחריהם עם יד אחת על ההגה.
תקן שדות ליבה של לקוחות ושמות
הבלגן מתחיל במקלדת. "ג. סמית" היום, "ג'ני סמית" בחודש הבא, "סמית - שדרת אקציה" בפעם שאחרי. שלושה רישומים, אדם אחד, ארבע עבודות מפוצלות ביניהם, וסרגל החיפוש שהיה צריך להראות את הצעת המחיר האחרונה שלה לא מראה כלום שימושי.
בחר קבוצה קטנה של כללים והיצמד אליהם. שם פרטי מלא ושם משפחה, אף פעם לא ראשי תיבות. כתובת האתר וכתובת החיוב כשדות נפרדים, גם כשהם זהים. סלולרי אחד, קווי אחד, אף פעם לא משולבים. חמש דקות של הסכמה מראש חוסכות את חצי השעה שאחרת היית מבזבז בעוד שלושה חודשים על פיענוח של ארבע שורות "סמית".
- דרוש שדות מלאים ליצירת קשר וכתובת ראשית.
- השתמש בשמות עקביים עבור חברות ומשקי בית.
- הפרד באופן ברור בין כתובות החיוב והאתר.
- אחסן מספר אנשי קשר שבהם מקבלי ההחלטות שונים.
שמור על הערות וקבצים מובנים, לא מפוזרים
"הזכיר את הדוד" היא הערה חסרת תועלת. "14 במרץ, סקר באתר: הלקוח רוצה את הדוד החדש בארון האוורור, ניתן להשתמש שוב בארובה הקיימת, אין אסבסט נראה לעין מעל אריח התקרה" היא הערה שאתה-העתידי תודה לאתה-הנוכחי עליה.
אותו דבר עם קבצים. תמונות המטבח הולכות על רישום הלקוח, לא על גליל המצלמה. PDF של הצעת המחיר החתומה הולך על רישום הלקוח, לא בתיקיית המייל. התעודה הולכת על רישום הלקוח, לא ב"הורדות". בפעם הבאה שמישהו ישאל "האם אי פעם עשינו עבודה למשפחת סמית?" התשובה היא חיפוש אחד והקלקה אחת, לא שיחת טלפון לרואה החשבון שלך.
- השתמש בהערות עם חותמת תאריך עם הקשר ברור.
- קישור הערות להצעות מחיר, ביקורים וחשבוניות.
- אחסן קבצים מיושנים במקום למחוק היסטוריה.
- תייגו סוגי פרויקטים חוזרים לסינון עתידי.
הפעל כרטיס היגיינת נתונים חודשי
עשרים דקות ביום שישי האחרון של כל חודש. פתח את רשימת הלקוחות ממוינת לפי פעילות אחרונה. שלושה דברים בלבד.
אחת: מזג כל כפילות ברורה - שני "סמית" עם אותו מיקוד הם אותו סמית. שתיים: ללקוחות שסיימת עבודה בשבילם בחודש שעבר מתווספת שורה של "עדיין יש לו את הדוד" או "השירות הבא ביוני" כדי שאתה-העתידי יזכור אותם כאדם. שלוש: כל רישום עם מספר טלפון ריק או כתובת אתר חסרה מתוקן או נמחק. עשרים דקות בחודש, ומסד הנתונים נשאר שימושי במקום להפוך לאט לארכיאולוגיה.
- מיזוג רשומות לקוח כפולות ברורות.
- עדכן אנשי קשר לאחר אבני דרך גדולות בפרויקט.
- בדוק רשומות לא פעילות עבור הזדמנויות הפעלה מחדש.
- תקן שדות חסרים שהתגלו במהלך יצירת הצעת מחיר.
תהליך עבודה פשוט להכנת הצעות מחיר טובות יותר
הגדר שדות לקוח נדרשים ומוסכמות שמות.
לכיד הערות וקבצים ברשומות מקושרות מובנות.
סקור ונקה רשומות מדי חודש עבור כפילויות או פערים.
השתמש בנתונים נקיים כדי להאיץ הצעות מחיר, תזמון וחיוב.
מסד נתונים של לקוחות הוא לא שאפת CRM. זה הדבר שמחליט אם הציטוט של יום שלישי הבא לוקח עשר דקות או ארבעים.
שמור על הכללים קטנים, בצע סידור מהיר פעם בחודש, והצמיחה מפסיקה לשבור הכל.
אם רשימת הלקוחות הנוכחית שלך היא אפליקציית אנשי קשר מלאה ב"ג'ון אינסטלטור" ו"ג'ון (רדיאטור)", הפער שצריך לסגור הוא המבנה. בחר כלי שמחזיק שמות מלאים, כתובות אתר וחיוב נפרדות, הערות מקושרות, וכל הצעת מחיר וחשבונית של הלקוח הזה על רישום אחד - ושאתה יכול לחפש בהקשה אחת. CMA עושה את זה על רישום אחד - נסה את זה בארבע שורות "סמית" הבאות שאתה מבחין בהן בטלפון שלך.
שאלות נפוצות
באיזו תדירות עסקי סחר צריכים לנקות נתוני לקוחות?
סקירה חודשית מספיקה בדרך כלל כדי לתפוס כפילויות ופרטים מעופשים לפני שהם גורמים לבעיות גדולות יותר.
אילו תחומי לקוחות חשובים ביותר עבור אנשי מקצוע?
פרטי התקשרות ראשיים, כתובות אתר וחיוב וקישורים ברורים להיסטוריית עבודה הם בדרך כלל החשובים ביותר.
האם רישומי לקוחות טובים יותר יכולים לשפר את מהירות הצעת המחיר?
כֵּן. הקשר לקוח אמין מפחית עבודה מחדש ועוזר לך לבנות הצעות מחיר מדויקות מהר יותר.
משאבים קשורים
גלו עמודי מוצר רלוונטיים, מדריכי מקצוע ומאמרים תומכים לבניית תהליך עבודה זה בעסק שלכם.
תכונות CMA קשורות
גלו את אזורי המוצר התומכים בתהליך עבודה זה מהודעת הלקוח הראשונה ועד הצעת המחיר המאושרת.
CMA עוזרת לבעלי מקצוע לשמור מדיה של פרויקטים, תקשורת עם לקוחות והצעות מחיר במקום אחד כך שהעבודה זזה מהר יותר מהפנייה הראשונה ועד להצעת המחיר המאושרת.