Trgujte ažuriranjima poslovne e-pošte koje klijenti zapravo čitaju
Sjajna ažuriranja uklanjaju neizvjesnost. Prava struktura pomaže klijentima razumjeti napredak, sljedeće radnje i odluke bez dugih lanaca poruka.
Šaljete temeljito ažuriranje u petak: tri paragrafa o napretku, bilješku o odgođenim pločicama, fotografije drugog popravka. Klijent odgovara u ponedjeljak pitajući "jesmo li na putu za 28.?" Odgovorili ste na to pitanje u drugom redu.
Nitko ne čita duga ažuriranja. Ne zato što ih nije briga, već zato što skeniraju telefonom između sastanaka.
Popravak nije više detalja. Manje je, u fiksnom obliku mogu pročitati za deset sekundi.
Koristite fiksnu strukturu za svako ažuriranje
Odaberite četiri retka i koristite ih svakog petka. 'Na pravom putu za 28.' 'Ovaj tjedan: druga faza elektrike gotova, kuhinjski elementi unutra.' 'Sljedeći tjedan: pločice stižu u utorak, splashback do petka.' 'Ništa nije potrebno od vas - odgovorite ako nešto izgleda krivo.' Isti oblik, isti redoslijed, svaki put.
Nakon dva ažuriranja klijent zna da je odgovor na 'jesmo li na pravom putu?' uvijek prvi redak. Prestaju skenirati, počinju vjerovati, a odgovori 'možete li samo potvrditi...' presušuju. Struktura radi posao uvjeravanja umjesto vas.
- Započnite sa sažetkom statusa projekta u jednom retku.
- Popis dovršenih stavki od zadnjeg ažuriranja.
- Dodajte nadolazeće radnje s datumima gdje je to moguće.
- Završite s potrebnim odlukama ili odobrenjima klijenta.
Povežite ažuriranja s datotekama i odobrenjima
Redak koji kaže 'morat ćemo razgovarati o boji radne ploče' stvara telefonski poziv. Redak koji kaže 'Tri opcije radne ploče ovdje - odgovorite s A, B ili C do srijede' stvara odgovor.
Kada nešto zahtijeva da klijent učini neku stvar, povežite na tu stvar. Ponudu varijacije, uzorke boja, fakturu za depozit. Jedan dodir od e-pošte do radnje. Ažuriranja koja zahtijevaju klikanje umjesto odgovaranja uvijek se kreću brže, jer je klikanje uvijek lakše od tipkanja.
- Povežite datoteke dizajna i certifikate s portala.
- Referentne ponude na čekanju ili odobrenja varijacija.
- Uključite veze do faktura kada je potrebna radnja plaćanja.
- Izbjegavajte slanje ključnih datoteka kao izoliranih privitaka.
Postavite komunikacijski ritam na koji se klijenti mogu osloniti
Tišina na poslu od 30.000 GBP zvuči glasnije od tišine na poslu od 300 GBP. Klijent koji nije čuo od vas devet dana pretpostavlja da nešto ne valja, čak i kad je sve potpuno u redu.
Odaberite kadencu na početku i recite im. 'Slat ću petkom ažuriranje svaki tjedan, plus kratku poruku bilo koji dan kad se nešto promijeni.' Onda je pošaljite u petak u 16 sati bez obzira imate li vijesti ili ne. Čak i ažuriranje koje kaže 'sve na pravom putu, nisu potrebne odluke, vidimo se u ponedjeljak' radi više nego što mislite.
- Šaljite tjedna ažuriranja za aktivne višednevne projekte.
- Upotrijebite ažuriranja ključnih točaka za kraće poslove.
- Pošaljite trenutna ažuriranja za izmjene opsega ili vremenske trake.
- Dokumentirajte dogovorenu kadencu na početku projekta.
Jednostavan radni tijek za bolju pripremu ponuda
Koristite dosljedan predložak za ažuriranje svaki put kada komunicirate.
Povežite se izravno s datotekama, odobrenjima i radnjama plaćanja.
Održavajte predvidljiv ritam ažuriranja prema vrsti projekta.
Prilagodite poruke na temelju uobičajenih pitanja klijenata tijekom vremena.
Svaki odgovor "možete li samo potvrditi..." znak je da je zadnje ažuriranje bilo predugo.
Kratko, dosadno, svaki put isti oblik. To je ono što se čita.
Ako vaša petkova ažuriranja trenutno počinju kao nacrt e-pošte i završe četrdeset minuta kasnije i dalje u mapi nacrta, rupa koju treba zatvoriti je predložak. Ugradite oblik od četiri retka u spremljeni predložak jednom - status, ovaj tjedan, sljedeći tjedan, što je potrebno - i ažuriranje je posao od pet minuta svaki tjedan umjesto od četrdeset minuta. CMA nosi predloške klijenata, povezuje izravno s ponudama i fakturama i omogućuje vam slanje ažuriranja iz iste evidencije - isprobajte oblik od četiri retka sljedećeg petka.
Česta pitanja
Koliko bi trebala trajati e-pošta s ažuriranjem klijenta?
Neka bude sažeto i pregledno, obično kratak sažetak plus nabrajanje za napredak, sljedeće korake i odluke.
Koliko često trgovci trebaju slati ažuriranja projekta?
Tjedna ažuriranja dobro funkcioniraju za aktivne projekte, s dodatnim porukama za veće promjene ili odluke.
Trebaju li ažurirane e-poruke sadržavati veze za plaćanje?
Da kada je potrebna radnja plaćanja. Izravne veze smanjuju kašnjenje i smanjuju praćenje administratora.
Povezani resursi
Istražite relevantne stranice proizvoda, vodiče za obrte i prateće članke kako biste izgradili ovaj radni tijek u svojoj tvrtki.
Povezane CMA značajke
Istražite područja proizvoda koja podržavaju ovaj radni tijek od prve klijentove poruke do odobrene ponude.
CMA pomaže obrtnicima da projektne medije, komunikaciju s klijentima i ponude drže na jednom mjestu kako bi posao brže napredovao od prvog upita do odobrene ponude.