Scambia gli aggiornamenti e-mail aziendali che i clienti leggono effettivamente
Grandi aggiornamenti rimuovono l’incertezza. La giusta struttura aiuta i clienti a comprendere i progressi, le azioni successive e le decisioni senza lunghe catene di messaggi.
Invii un aggiornamento approfondito del venerdì: tre paragrafi sui progressi, una nota sulle tessere in ritardo, foto della seconda correzione. Il cliente risponde lunedì chiedendo "allora siamo sulla buona strada per il 28?" Avevi risposto a quella domanda nella seconda riga.
Nessuno legge aggiornamenti lunghi. Non perché non gli importi, ma perché scansionano sul telefono tra una riunione e l'altra.
La correzione non è più dettagliata. È meno, in una forma fissa possono leggere in dieci secondi.
Utilizza una struttura fissa per ogni aggiornamento
Scegli quattro righe e usale ogni venerdì. "In linea per il 28." "Questa settimana: secondo fissaggio elettrico fatto, mobili della cucina installati." "Settimana prossima: piastrelle martedì, paraschizzi entro venerdì." "Niente serve da te - rispondi se qualcosa non torna." Stessa forma, stesso ordine, ogni volta.
Dopo due aggiornamenti il cliente sa che la risposta a "siamo in linea?" è sempre la prima riga. Smettono di scansionare, iniziano a fidarsi e le risposte "puoi solo confermare..." si esauriscono. La struttura fa il lavoro di rassicurazione per te.
- Inizia con un riepilogo dello stato del progetto di una riga.
- Elenca gli elementi completati dall'ultimo aggiornamento.
- Aggiungi le prossime azioni con le date, ove possibile.
- Concludere con le decisioni o approvazioni richieste del cliente.
Collegare gli aggiornamenti ai file e alle approvazioni
Una riga che dice "dovremo discutere il colore del piano di lavoro" crea una telefonata. Una riga che dice "Tre opzioni di piano di lavoro qui - rispondi con A, B o C entro mercoledì" crea una risposta.
Quando qualcosa richiede che il cliente faccia qualcosa, collega a quella cosa. Il preventivo della variazione, i campioni di colore, la fattura del deposito. Un tap dall'e-mail all'azione. Gli aggiornamenti che richiedono di cliccare invece di rispondere si muovono sempre più velocemente, perché cliccare è sempre più facile che digitare.
- Collega file di progettazione e certificati dal portale.
- Riferimento a preventivi in sospeso o approvazioni di variazioni.
- Includi collegamenti alla fattura quando è necessaria un'azione di pagamento.
- Evitare di inviare file chiave come allegati isolati.
Imposta una cadenza di comunicazione su cui i clienti possono fare affidamento
Il silenzio su un lavoro da £30.000 sembra più rumoroso del silenzio su uno da £300. Un cliente che non ha tue notizie da nove giorni presume che le cose vadano male, anche quando le cose vanno benissimo.
Scegli una cadenza al kickoff e diglielo. "Invierò un aggiornamento il venerdì ogni settimana, più un messaggio veloce qualsiasi giorno qualcosa cambi." Poi invialo venerdì alle 16 che tu abbia notizie o no. Anche un aggiornamento che dice "tutto in linea, nessuna decisione necessaria, ci vediamo lunedì" sta facendo più lavoro di quanto pensi.
- Invia aggiornamenti settimanali per progetti attivi di più giorni.
- Utilizza gli aggiornamenti delle tappe fondamentali per lavori più brevi.
- Invia aggiornamenti immediati per modifiche all'ambito o alla sequenza temporale.
- Documentare la cadenza concordata al lancio del progetto.
Un flusso di lavoro semplice per una migliore preparazione dei preventivi
Utilizza un modello di aggiornamento coerente ogni volta che comunichi.
Collegamento diretto a file, approvazioni e azioni di pagamento.
Mantenere una cadenza di aggiornamento prevedibile per tipo di progetto.
Modifica i messaggi in base alle domande comuni dei clienti nel tempo.
Ogni risposta "puoi semplicemente confermare..." è un segno che l'ultimo aggiornamento è stato troppo lungo.
Breve, noioso, sempre la stessa forma. Questo è ciò che viene letto.
Se i tuoi aggiornamenti del venerdì attualmente iniziano come una bozza di e-mail e finiscono quaranta minuti dopo ancora nella cartella bozze, il divario da colmare è il modello. Costruisci una volta la struttura a quattro righe in un modello salvato - stato, questa settimana, settimana prossima, qualsiasi cosa serva - e l'aggiornamento è un lavoro di cinque minuti ogni settimana invece di uno di quaranta minuti. CMA porta i modelli per cliente, collega direttamente a preventivi e fatture e ti permette di inviare aggiornamenti dallo stesso record - prova la struttura a quattro righe il prossimo venerdì.
Domande comuni
Quanto dovrebbe durare l'e-mail di aggiornamento del client?
Mantieni un testo conciso e leggibile, in genere un breve riepilogo più punti elenco per i progressi, i passaggi successivi e le decisioni.
Con quale frequenza i commercianti dovrebbero inviare aggiornamenti sul progetto?
Gli aggiornamenti settimanali funzionano bene per i progetti attivi, con messaggi aggiuntivi per cambiamenti o decisioni importanti.
Le e-mail di aggiornamento dovrebbero includere collegamenti di pagamento?
Sì, quando è richiesta un'azione di pagamento. I collegamenti diretti riducono i ritardi e riducono l'amministrazione di follow-up.
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