סחר בעדכוני דוא"ל עסקיים שלקוחות קוראים בפועל
עדכונים מעולים מסירים אי ודאות. המבנה הנכון עוזר ללקוחות להבין את ההתקדמות, הפעולות הבאות והחלטות ללא שרשראות מסרים ארוכות.
אתה שולח עדכון יסודי של יום שישי: שלוש פסקאות על התקדמות, הערה לגבי האריחים המושהים, תמונות של התיקון השני. הלקוח עונה ביום שני ושואל "אז אנחנו בדרך ל-28?" ענית על השאלה הזאת בשורה השנייה.
אף אחד לא קורא עדכונים ארוכים. לא בגלל שלא אכפת להם, אלא בגלל שהם סורקים בטלפון בין פגישות.
התיקון אינו מפורט יותר. זה פחות, בצורה קבועה הם יכולים לקרוא בעשר שניות.
השתמש במבנה קבוע עבור כל עדכון
בחר ארבע שורות והשתמש בהן בכל יום שישי. "במסלול ל-28." "השבוע: גמר שני של חשמל בוצע, יחידות מטבח הותקנו." "השבוע הבא: אריחים מגיעים ביום שלישי, לוח התזה עד יום שישי." "לא צריך ממך כלום - השב אם משהו נראה לא בסדר." אותה צורה, אותו סדר, בכל פעם.
אחרי שני עדכונים הלקוח יודע שהתשובה ל"האם אנחנו במסלול?" היא תמיד שורה אחת. הוא מפסיק לסרוק, מתחיל לסמוך, ותגובות "אתה יכול רק לאשר..." מתייבשות. המבנה עושה את עבודת ההרגעה בשבילך.
- התחל עם סיכום מצב פרויקט בשורה אחת.
- רשימת פריטים שהושלמו מאז העדכון האחרון.
- הוסף פעולות עתידיות עם תאריכים במידת האפשר.
- סיים עם החלטות או אישורים נדרשים של הלקוח.
קישור עדכונים לקבצים ואישורים
שורה שאומרת "נצטרך לדון בצבע משטח העבודה" יוצרת שיחת טלפון. שורה שאומרת "שלוש אפשרויות משטח עבודה כאן - השב עם A, B או C עד יום רביעי" יוצרת תשובה.
כשמשהו צריך מהלקוח לעשות דבר, קשר לדבר הזה. הצעת מחיר של וריאציה, דגימות הצבע, חשבונית הפיקדון. הקשה אחת מהמייל לפעולה. עדכונים שצריך להקליק עליהם במקום להשיב תמיד נעים מהר יותר, כי הקלקה תמיד קלה יותר מהקלדה.
- קישור קבצי עיצוב ותעודות מהפורטל.
- הפניה להצעות מחיר ממתינות או לאישורי גרסאות.
- כלול קישורים לחשבונית כאשר יש צורך בפעולת תשלום.
- הימנע משליחת קבצי מפתח כקבצים מצורפים מבודדים.
קבע קצב תקשורת שלקוחות יכולים לסמוך עליו
שתיקה בעבודה של £30,000 מרגישה רועשת יותר משתיקה בעבודה של £300. לקוח שלא שמע ממך תשעה ימים מניח שדברים לא בסדר, גם כשהדברים בסדר גמור.
בחר קצב בהתנעה ותגיד להם. "אשלח עדכון יום שישי בכל שבוע, פלוס הודעה מהירה בכל יום שמשהו משתנה." ואז שלח אותו ביום שישי בשעה 16:00 בין אם יש לך חדשות ובין אם לא. אפילו עדכון שאומר "הכל במסלול, לא צריך החלטות, נתראה ביום שני" עושה יותר עבודה ממה שאתה חושב.
- שלח עדכונים שבועיים עבור פרויקטים פעילים מרובי ימים.
- השתמש בעדכוני אבני דרך עבור משרות קצרות יותר.
- שלח עדכונים מיידיים לשינויים בהיקף או בציר הזמן.
- תעד את הקצב המוסכם בפתיחת הפרויקט.
תהליך עבודה פשוט להכנת הצעות מחיר טובות יותר
השתמש בתבנית עדכון עקבית בכל פעם שאתה מתקשר.
קישור ישירות לקבצים, אישורים ופעולות תשלום.
שמור על קצב עדכון צפוי לפי סוג פרויקט.
התאם את העברת ההודעות על סמך שאלות נפוצות של לקוחות לאורך זמן.
כל תשובת "אתה יכול פשוט לאשר..." היא סימן שהעדכון האחרון היה ארוך מדי.
קצר, משעמם, אותה צורה בכל פעם. זה מה שנקרא.
אם עדכוני יום שישי שלך כיום מתחילים כטיוטת מייל ומסתיימים ארבעים דקות אחר כך עדיין בתיקיית הטיוטות, הפער שצריך לסגור הוא התבנית. בנה את הצורה של ארבע שורות לתבנית שמורה פעם אחת - סטטוס, השבוע, השבוע הבא, מה שצריך - והעדכון הופך לעבודה של חמש דקות בכל שבוע במקום של ארבעים דקות. CMA נושא תבניות לקוח, מקשר ישירות להצעות מחיר ולחשבוניות, ומאפשר לך לירות עדכונים מאותו רישום - נסה את הצורה של ארבע שורות ביום שישי הבא שלך.
שאלות נפוצות
כמה זמן אמור להיות דוא"ל עדכון לקוח?
שמור את זה תמציתי וניתן לסריקה, בדרך כלל סיכום קצר בתוספת נקודות על ההתקדמות, השלבים הבאים והחלטות.
באיזו תדירות בעלי מקצוע צריכים לשלוח עדכוני פרויקט?
עדכונים שבועיים עובדים היטב עבור פרויקטים פעילים, עם הודעות נוספות לשינויים או החלטות גדולות.
האם הודעות דוא"ל עדכון אמורות לכלול קישורי תשלום?
כן כאשר נדרשת פעולת תשלום. קישורים ישירים מפחיתים עיכוב ומצמצמים את המעקב אחר הניהול.
משאבים קשורים
גלו עמודי מוצר רלוונטיים, מדריכי מקצוע ומאמרים תומכים לבניית תהליך עבודה זה בעסק שלכם.
תכונות CMA קשורות
גלו את אזורי המוצר התומכים בתהליך עבודה זה מהודעת הלקוח הראשונה ועד הצעת המחיר המאושרת.
CMA עוזרת לבעלי מקצוע לשמור מדיה של פרויקטים, תקשורת עם לקוחות והצעות מחיר במקום אחד כך שהעבודה זזה מהר יותר מהפנייה הראשונה ועד להצעת המחיר המאושרת.