顧客が実際に読んだビジネスメールの最新情報を取引する
優れたアップデートにより不確実性が取り除かれます。適切な構造は、クライアントが長いメッセージチェーンを使わずに進捗状況、次のアクション、意思決定を理解するのに役立ちます。
あなたは金曜日に徹底的な最新情報を送信します。進捗状況に関する 3 つの段落、遅れたタイルに関するメモ、2 番目の修正の写真です。クライアントは月曜日に「28日の予定は順調に進んでいますか?」と質問して返信した。あなたは 2 行目でその質問に答えています。
長いアップデートを読む人は誰もいません。彼らが気にしていないからではなく、会議の合間に電話で調べているからです。
修正内容は詳細ではありません。それよりも、固定された形式であれば 10 秒で読むことができます。
更新ごとに固定構造を使用する
4行を選び、毎週金曜日にそれを使いましょう。「28日に向けて順調です」。「今週: セカンドフィックスの電気工事完了、キッチンユニット搬入」。「来週: タイルが火曜に到着、スプラッシュバックは金曜まで」。「お客様にお願いすることは特にありません - 何かおかしいと思われたら返信ください」。同じ形、同じ順番、毎回。
更新を2回受け取ると、クライアントは「順調か?」の答えが常に1行目だと分かります。スキャンするのをやめ、信頼し始め、「ちょっと確認なんですが...」という返信は枯れていきます。構造があなたの代わりに安心感を与える仕事をしてくれます。
- プロジェクトのステータスを 1 行で要約することから始めます。
- 前回の更新以降に完了したアイテムをリストします。
- 可能であれば、今後のアクションを日付とともに追加します。
- 必要なクライアントの決定または承認を行って終了します。
更新をファイルと承認にリンクする
「ワークトップの色について話し合う必要があります」と書かれた行は電話を生みます。「ワークトップのオプション3つはこちら - 水曜日までにA、B、Cで返信ください」と書かれた行は答えを生みます。
クライアントに何かをしてもらう必要があるときは、その対象にリンクしましょう。変更見積もり、色見本、デポジット請求書。メールからアクションまで1タップ。返信ではなくクリックが必要な更新は常により早く動きます、クリックは入力よりも常に簡単だからです。
- ポータルから設計ファイルと証明書をリンクします。
- 保留中の引用またはバリエーションの承認を参照します。
- 支払いアクションが必要な場合は、請求書のリンクを含めます。
- 重要なファイルを個別の添付ファイルとして送信することは避けてください。
クライアントが信頼できるコミュニケーションのリズムを設定する
£30,000の案件での沈黙は、£300の案件での沈黙よりも大きく感じられます。9日間連絡がないクライアントは、実際にはまったく問題がなくても、何かが間違っていると思い込みます。
キックオフ時にリズムを選び、伝えましょう。「毎週金曜日に更新を送ります。それに加えて、何か変更があった日には簡単なメッセージを送ります」。それから、ニュースがあろうとなかろうと、金曜日の午後4時に送りましょう。「すべて順調、決定すべきことなし、月曜日にお会いしましょう」という更新でさえ、あなたが思っている以上に仕事をしています。
- 複数日に渡るアクティブなプロジェクトの更新情報を毎週送信します。
- 短期間のジョブにはマイルストーン更新を使用します。
- 範囲やタイムラインの変更については、即時更新を送信します。
- プロジェクトのキックオフ時に合意されたペースを文書化します。
より良い見積作成のためのシンプルなワークフロー
コミュニケーションをとるたびに、一貫した更新テンプレートを使用してください。
ファイル、承認、支払いアクションに直接リンクします。
プロジェクトの種類ごとに予測可能な更新頻度を維持します。
クライアントの一般的な質問に基づいてメッセージを時間の経過とともに調整します。
「確認していただけますか...」という返信はすべて、前回の更新が長すぎたことを示しています。
短くて退屈、毎回同じ形。それが読まれるのです。
金曜日の更新が現在、下書きメールとして始まり、40分後にまだ下書きフォルダーにあるなら、埋めるべきギャップはテンプレートです。一度4行の形 - ステータス、今週、来週、必要なこと - を保存テンプレートに組み込めば、更新は毎週40分の仕事ではなく5分の仕事になります。CMAはクライアントテンプレートを保持し、見積もりと請求書に直接リンクし、同じ記録から更新を発信できます。次の金曜日に4行の形を試してみてください。
よくある質問
クライアント更新メールの長さはどれくらいですか?
簡潔で読みやすいものにしてください。通常は短い概要と、進捗状況、次のステップ、決定事項の箇条書きを加えます。
業者はどれくらいの頻度でプロジェクトの更新情報を送信する必要がありますか?
週次更新はアクティブなプロジェクトに適しており、大きな変更や決定については追加のメッセージが表示されます。
更新メールには支払いリンクを含めるべきですか?
支払いアクションが必要な場合ははい。直接リンクにより遅延が軽減され、管理者のフォローアップも軽減されます。
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CMAは、プロジェクトのメディア、クライアントとのやり取り、見積を1か所にまとめることで、最初の問い合わせから見積承認までの仕事の流れを加速します。