25 Nachrichtenvorlagen für Handwerker
Eine Sammlung von 25 Nachrichten zum Übernehmen, die den gesamten Auftragsverlauf abdecken - von der ersten Anfrage bis zur abschließenden Bewertung. Klare Sprache, britischer Handwerkskontext und ein Platzhalterformat, das Sie ohne Umschreiben in Ihr Handy, Ihr Portal oder Ihr Rechnungswerkzeug übernehmen können.
Der Unterschied zwischen einem Handwerker, der in jedem Kontakt professionell wirkt, und einem, der es nicht tut, liegt selten an der Arbeit selbst. Er liegt an den Nachrichten. An der Nachricht um 18 Uhr, die den Termin für morgen bestätigt, an der freundlichen Mahnung bei einer seit 14 Tagen offenen Rechnung, an der Bewertungsanfrage, die am Tag nach der Übergabe eintrifft statt drei Wochen später, wenn der Kunde längst weitergezogen ist. Keine dieser Nachrichten ist schwer zu schreiben, aber die meisten Handwerker schreiben jede einzelne jedes Mal neu und lassen sie dann entweder ausfallen oder verschicken etwas Uneinheitliches.
Eine Sammlung von Vorlagen behebt das. Steht die Vorlage erst einmal, dauert das Anpassen und Verschicken 30 Sekunden, der Ton bleibt über alle Kunden hinweg gleich, und das Kundenerlebnis passt zur Qualität der Arbeit. Wer zwei Handwerker vergleicht, die er letztes Jahr beauftragt hat, erinnert sich deutlicher an den, der "Kurz zur Bestätigung: Ich bin morgen zwischen 9 und 10 bei Ihnen" geschrieben hat, als an den, der unangekündigt auftauchte.
Die folgenden 25 Vorlagen decken die sieben Abschnitte eines typischen Handwerksauftrags in UK ab: erste Anfrage, Bestätigung vor Arbeitsbeginn, der Tag selbst, Zwischenstand, Rechnung und Zahlung, Bewertung und Nachfassen sowie die Mahnung bei Zahlungsverzug. Jede ist kurz, nutzt Platzhalter ({Kundenname}, {Auftrag}, {Datum}, {Betrag}) und ist in klarer Sprache geschrieben, die Sie ohne Umschreiben in eine SMS, eine E-Mail oder eine Portalnachricht übernehmen können.
Abschnitt 1: Erste Anfrage und Angebot (5 Vorlagen)
Die erste Nachricht an einen neuen Interessenten setzt den Ton für alles Weitere. Die folgenden fünf Vorlagen decken die Momente zwischen der Kontaktaufnahme des Kunden und Ihrem förmlichen Angebot ab. Das Ziel in dieser Phase: schnell sein, professionell wirken und signalisieren, dass Sie den Auftrag ernst nehmen.
- 1. Eingangsbestätigung der Anfrage - "Hallo {Kundenname}, danke für Ihre Anfrage zu {Auftrag}. Ihre Angaben liegen mir vor, und ich melde mich innerhalb von 24 Stunden mit dem nächsten Schritt. Wenn Sie zwischenzeitlich etwas ergänzen möchten, antworten Sie einfach auf diese Nachricht. Viele Grüße, {Ihr_Name}." Innerhalb von 30 Minuten nach Eingang der Anfrage schicken.
- 2. Bestätigung des Besichtigungstermins - "Hallo {Kundenname}, bestätigt für {Datum} um {Uhrzeit}, um mir {Auftrag} anzusehen. Der Termin dauert etwa 30 Minuten. Ich schreibe Ihnen am Morgen, wenn ich losfahre. Falls sich bei Ihnen etwas ändert, sagen Sie kurz Bescheid. {Ihr_Name}."
- 3. Ankündigung des Angebots - "Hallo {Kundenname}, ich schicke Ihnen das Angebot für {Auftrag} gerade rüber. Es enthält die Aufschlüsselung, die wir besprochen haben, und unten ein Feld mit den Ausschlüssen, damit Sie es mit anderen Angeboten wirklich vergleichen können. Wenn etwas unklar ist, gehe ich es gern am Telefon mit Ihnen durch. {Ihr_Name}."
- 4. Nachfassen nach 5 Tagen - "Hallo {Kundenname}, ich frage kurz zum Angebot für {Auftrag} nach, das ich letzte Woche geschickt habe. Kein Druck in die eine oder andere Richtung - ich wollte nur sichergehen, dass es angekommen ist, und offene Fragen vor Ihrer Entscheidung beantworten. {Ihr_Name}."
- 5. Bestätigung der Angebotsannahme - "Hallo {Kundenname}, super, danke für die Zusage zum Angebot. Ich habe Sie für {Starttermin} eingeplant. Eine Woche vorher schicke ich eine Bestätigung mit dem Anfahrtsfenster und dem Ablauf am ersten Tag. Bis bald. {Ihr_Name}."
Abschnitt 2: Bestätigung vor Arbeitsbeginn und Terminverschiebung (4 Vorlagen)
In der Woche vor einem gebuchten Auftrag passieren Verschiebungen, kommen Fragen zum Zugang auf und lassen sich verpasste Termine verhindern. Vier Vorlagen decken diesen Abschnitt ab.
- 6. Erinnerung eine Woche vorher - "Hallo {Kundenname}, kurzer Hinweis: Ich starte {Auftrag} am {Datum}. Das Material ist bestellt. Am Morgen schreibe ich Ihnen, wann ich da bin. Gibt es etwas zum Zugang, das ich wissen sollte (Parken, Seitentor, Hund und so weiter)? {Ihr_Name}."
- 7. Bestätigung am Vortag - "Hallo {Kundenname}, ich bestätige morgen ({Datum}) für {Auftrag}. Ich bin zwischen {Anfahrtsfenster} bei Ihnen. Ich brauche Zugang zu {Zugang_erforderlich} - sagen Sie mir, ob das passt. {Ihr_Name}."
- 8. Bitte um Verschiebung (von Ihrer Seite) - "Hallo {Kundenname}, tut mir leid, dass ich das tun muss - beim laufenden Auftrag gibt es eine Verzögerung, und ich muss morgen nach hinten schieben. Könnten wir auf {Neuer_Termin} gehen? Gern zur selben Uhrzeit, wenn das passt. Entschuldigen Sie die kurzfristige Meldung. {Ihr_Name}."
- 9. Bestätigung der Verschiebung (von Kundenseite) - "Hallo {Kundenname}, kein Problem - verschoben auf {Neuer_Termin} um {Uhrzeit}. Ich habe es im Kalender geändert. Gleicher Zugang wie zuvor? {Ihr_Name}."
Abschnitt 3: Anfahrt am Tag selbst und Arbeitsbeginn (3 Vorlagen)
Die Nachricht am Morgen und die Anfahrtsnachricht sind die Nachrichten mit der größten Wirkung bei geringstem Aufwand, die ein Handwerker verschicken kann. Sie kosten 20 Sekunden und nehmen dem Kunden enorm viel Unruhe.
- 10. Nachricht bei der Abfahrt - "Hallo {Kundenname}, ich bin unterwegs - in etwa {Minuten} Minuten bin ich bei Ihnen. {Ihr_Name}." Genau in dem Moment schicken, in dem Sie den vorherigen Auftrag verlassen oder zu Hause losfahren.
- 11. Nachricht bei Verspätung - "Hallo {Kundenname}, ich hänge beim vorherigen Auftrag etwa {Minuten} Minuten hinterher. Entschuldigen Sie die Wartezeit - ich bin bis {Neue_Ankunftszeit} bei Ihnen. {Ihr_Name}." Schicken, sobald Sie es wissen, nicht erst bei der Ankunft.
- 12. Ankunft zum Arbeitsbeginn - "Hallo {Kundenname}, ich bin da und richte mich ein. Bevor ich anfange, gehe ich den Ablauf kurz mit Ihnen durch. {Ihr_Name}." Schicken, wenn der Kunde nicht zu Hause ist, Sie aber Zugang haben.
Abschnitt 4: Zwischenstände und Mehrleistungen (3 Vorlagen)
Nachrichten während der Arbeit halten den Kunden über den Fortschritt auf dem Laufenden und regeln die Momente, in denen etwas Unerwartetes auftaucht. Die Vorlage für die Mehrleistung ist diejenige, die Streit über den Preis am Ende des Auftrags verhindert.
- 13. Stand am Feierabend - "Hallo {Kundenname}, kurzer Stand zum Feierabend bei {Auftrag}. Heute habe ich {Heute_erledigt}. Morgen beginne ich mit {Plan_morgen}. Das Bad ist derzeit {Aktueller_Zustand} - Sie können es gern nutzen / bitte halten Sie es über Nacht frei. Viele Grüße, {Ihr_Name}." Schicken, bevor Sie das Haus verlassen.
- 14. Mehrleistung nach einem Fund - "Hallo {Kundenname}, ich bin auf etwas gestoßen, das ich ansprechen möchte, bevor ich weitermache. Ich habe gerade {Was_Sie_gefunden_haben} - das braucht {Was_zu_tun_ist}, bevor ich sicher / fachgerecht weiterarbeiten kann. Der Mehraufwand wäre etwa {Stunden_oder_Kosten}. Ich habe die Arbeit angehalten, bis ich von Ihnen höre - ich schicke die Mehrleistung gern schriftlich, wenn das hilft. {Ihr_Name}." Das ist die Nachricht, die aus einem schwierigen Moment eine faire Berechnung macht.
- 15. Meldung einer Materialverzögerung - "Hallo {Kundenname}, das bestellte Material {Material} verzögert sich beim Lieferanten - neuer Termin ist {Neuer_Termin}. Damit verschiebt sich der Rest des Auftrags auf {Neuer_Ablauf}. Ich arbeite zwischenzeitlich an dem weiter, was möglich ist. Entschuldigen Sie die Unannehmlichkeit. {Ihr_Name}."
Abschnitt 5: Rechnung, Zahlung und Beleg (4 Vorlagen)
Beim Abschnitt Rechnung und Zahlung wirkt sich einheitliche Kommunikation unmittelbar auf Ihre Liquidität aus. Vier Vorlagen decken den Rechnungsversand, den Zahlungseingang und die Abschlagsforderung bei größeren Aufträgen ab.
- 16. Rechnungsversand - "Hallo {Kundenname}, der Auftrag ist fertig - danke, dass ich das machen durfte. Rechnung {Rechnungsnummer} über {Betrag} ist angehängt. Zahlungsziel sind 14 Tage ab heute. In der Rechnung ist ein Link zur Onlinezahlung, falls das einfacher ist als eine Überweisung. Wenn Sie Fragen zu den Positionen haben, sagen Sie Bescheid. {Ihr_Name}."
- 17. Bestätigung des Zahlungseingangs - "Hallo {Kundenname}, die Zahlung ist eingegangen, vielen Dank. Der Beleg {Belegnummer} ist für Ihre Unterlagen angehängt. Ich weiß es wirklich zu schätzen, dass Sie so zügig gezahlt haben. {Ihr_Name}." Am selben Tag schicken, an dem die Zahlung eingeht.
- 18. Abschlagsforderung - "Hallo {Kundenname}, kurze Info: Bei {Auftrag} haben wir den Abschnitt {Meilenstein} erreicht. Die Rechnung für Stufe 2 von 3 ({Betrag}) ist angehängt. Gleiches Zahlungsziel von 14 Tagen wie zuvor. Viele Grüße, {Ihr_Name}."
- 19. Schlussrechnung mit Sicherheitseinbehalt - "Hallo {Kundenname}, die Schlussrechnung über {Betrag} ist angehängt. Wie vereinbart bleiben {Einbehalt} für 30 Tage nach der Übergabe als Sicherheit stehen - die Rechnung über die Freigabe schicke ich am {Freigabetermin}, wenn bis dahin alles in Ordnung ist. Viele Grüße, {Ihr_Name}."
Abschnitt 6: Bewertungsanfrage und Nachfassen (3 Vorlagen)
Eine Bewertungsanfrage kommt an, solange der Kunde die Zufriedenheit über die fertige Arbeit noch spürt - in der Regel am Tag nach der Übergabe. Die folgenden drei Vorlagen decken die Anfrage selbst, die sanfte Erinnerung und das Nachfassen zu künftigen Aufträgen ab.
- 20. Bewertungsanfrage am Folgetag - "Hallo {Kundenname}, ich hoffe, Sie sind zufrieden damit, wie {Auftrag} geworden ist. Wenn Sie eine Minute haben, würde mir eine kurze Bewertung auf {Bewertungsportal} sehr helfen - hier ist der Link: {Bewertungslink}. Kein Druck, falls nicht. Nochmals danke für den Auftrag. {Ihr_Name}." 24 bis 48 Stunden nach der Übergabe schicken.
Abschnitt 6, Fortsetzung: Bewertung und Nachfassen
Zwei weitere Vorlagen für die Zeit nach der Bewertungsanfrage.
- 21. Erinnerung nach einer Woche - "Hallo {Kundenname}, kein Problem, falls Sie noch nicht dazu gekommen sind - nur eine freundliche Erinnerung, dass der Bewertungslink hier ist, wenn Sie eine Minute haben: {Bewertungslink}. Viele Grüße, {Ihr_Name}." Nur schicken, wenn nach 7 Tagen keine Bewertung da ist, und nur einmal.
- 22. Rückmeldung nach zwölf Monaten - "Hallo {Kundenname}, kaum zu glauben, dass {Auftrag} schon ein Jahr her ist. Ich hoffe, alles funktioniert noch gut. Falls Sie einmal etwas nacharbeiten lassen möchten oder einen weiteren Auftrag im Kopf haben, melden Sie sich - ich bekomme Sie in den Kalender. Viele Grüße, {Ihr_Name}." Das ist die Nachricht für Folgeaufträge, die die meisten Handwerker nie schicken.
Abschnitt 7: Mahnung bei Zahlungsverzug (3 Vorlagen)
Drei aufeinander aufbauende Mahnungen decken die Zeit nach dem Fälligkeitsdatum ab. Der Ton bleibt durchgehend freundlich - das Ziel ist, bezahlt zu werden, ohne den Kunden für künftige Aufträge zu verlieren.
- 23. Freundliche Erinnerung an Tag 7 - "Hallo {Kundenname}, nur eine kurze Notiz - die Rechnung {Rechnungsnummer} über {Betrag} steht bei mir noch als offen. Wahrscheinlich liegt sie längst in Ihrer Zahlungsfreigabe, ich wollte es aber für alle Fälle ansprechen. Der Link zur Onlinezahlung steht in der ursprünglichen Rechnung, falls das einfacher ist. Viele Grüße, {Ihr_Name}." Freundlich formuliert, ohne Schuldzuweisung.
- 24. Nachfassen an Tag 14 mit Datum - "Hallo {Kundenname}, die Rechnung {Rechnungsnummer} über {Betrag} vom {Auftragsdatum} ist inzwischen {Tage_überfällig} Tage über dem Fälligkeitsdatum. Können Sie mir sagen, wann die Zahlung voraussichtlich eingeht? Wenn es ein konkretes Problem gibt, sprechen wir gern über eine Ratenzahlung. {Ihr_Name}."
- 25. Förmlicher Hinweis nach dem Late Payment Act an Tag 30 - "Hallo {Kundenname}, die Rechnung {Rechnungsnummer} über {Betrag} ist nun 30 Tage überfällig. Nach dem Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998 stünde mir zu, Verzugszinsen von 8 % über dem Basiszinssatz der Bank of England sowie eine pauschale Entschädigung zu berechnen. Mir wäre allerdings deutlich lieber, die Rechnung einfach beglichen zu sehen. Bitte bestätigen Sie mir per Antwort ein Zahlungsdatum. {Ihr_Name}." Das ist die Nachricht, die Ergebnisse bringt, ohne den Rechtsweg zu beschreiten.
Ein einfacher Arbeitsablauf für bessere Angebotsvorbereitung
Wählen Sie die 5 bis 10 Vorlagen, die Sie wöchentlich wirklich nutzen, und legen Sie sie irgendwo griffbereit ab - in den Handynotizen, in einem Ordner mit gespeicherten Antworten oder in einem Portal, das Nachrichten mit Platzhaltern speichert.
Passen Sie die Platzhalter bei jedem Versand an. Genau die 30 Sekunden sind es, die die Nachricht persönlich wirken lassen statt kopiert.
Schicken Sie die Nachricht bei der Abfahrt ausnahmslos - das sind die 20 Sekunden Kundenerlebnis mit der größten Wirkung, die Sie anbieten können.
Schicken Sie die Bewertungsanfrage innerhalb von 48 Stunden nach der Übergabe. Nach einer Woche sinkt die Rücklaufquote deutlich.
Nutzen Sie die Abfolge aus Erinnerung an Tag 7, Nachfassen an Tag 14 und Hinweis nach dem Late Payment Act an Tag 30 als festen Rhythmus, statt zu raten, wann Sie erneut mahnen.
Fünfundzwanzig Vorlagen sind mehr, als irgendein Handwerker jede Woche von Grund auf neu schreiben müsste. Speichern Sie die, die zu Ihrem Auftragsrhythmus passen, passen Sie sie ordentlich an und schauen Sie, was über ein Quartal hinweg mit dem Kundenerlebnis und der Liquidität passiert.
Die Handwerker, die verlässlich pünktlich bezahlt werden, Folgeaufträge bekommen und ungefragt Bewertungen erhalten, sind keine besseren Verkäufer oder Verhandler als alle anderen. Sie sind besser darin, im richtigen Moment die richtige kurze Nachricht zu schicken - und sobald diese Nachrichten als Vorlagen existieren statt als Schreibaufgabe bei jedem Mal, wird das zum einfachsten Vorsprung im Handwerk.
Häufige Fragen
Welche Kundennachrichten sollte ein Handwerker standardmäßig verschicken?
Mindestens fünf: eine Eingangsbestätigung innerhalb von 30 Minuten nach der Anfrage, eine Bestätigung am Vortag, eine Nachricht bei der Abfahrt am Morgen des Auftrags, den Rechnungsversand nach Fertigstellung und eine Bewertungsanfrage am Folgetag. Jede dauert unter einer Minute und hebt spürbar sowohl die Kundenzufriedenheit als auch die Liquidität. Wer darüber hinaus die Mahnabfolge Tag 7, Tag 14 und Tag 30 ergänzt, deckt den größten Teil des restlichen Auftragsverlaufs ab.
Soll ich Kunden schreiben oder mailen?
Überwiegend Kurznachrichten für kurze Terminsachen (Abfahrt, Bestätigung am Vortag, Verspätung) und E-Mail oder Portal für alles mit Anhang (Angebote, Rechnungen, Belege) oder alles, was einen Nachweis braucht (Mehrleistungen, Mahnungen). Die meisten Handwerker in UK setzen zu stark auf Kurznachrichten und zu wenig auf E-Mail für alles, was später auffindbar sein soll. Die richtige Regel lautet: Kurznachricht für Zeitkritisches, E-Mail oder Portal für alles, was dokumentiert gehört.
Wie lang sollte eine Kundennachricht sein?
Kurz. Fast jede Vorlage oben besteht aus zwei oder drei Sätzen. Kunden lesen Handwerkernachrichten auf dem Handy, oft in der Schlange oder zwischen zwei Terminen - lange Nachrichten werden überflogen und die eigentliche Bitte geht unter. Die Ausnahme ist die Mehrleistung: Sie muss ausführlich genug sein, um eine faire Berechnung zu tragen, falls das Gespräch über den Mehraufwand später noch einmal aufkommt.
Wie schnell nach der Übergabe sollte ich um eine Bewertung bitten?
Vierundzwanzig bis achtundvierzig Stunden nach der Übergabe. Der Kunde spürt die Zufriedenheit über die fertige Arbeit noch und ist bereit, 90 Sekunden in eine positive Bewertung zu stecken. Warten Sie eine Woche, ist er weitergezogen; warten Sie zwei, sinkt die Quote deutlich. Eine sanfte Erinnerung nach 7 Tagen ist in Ordnung, wenn die erste Anfrage nicht angekommen ist - mehr wird aufdringlich.
Wann darf ich Verzugszinsen nach dem Late Payment Act berechnen?
Nach dem Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998 dürfen Sie bei überfälligen Rechnungen an Geschäftskunden Verzugszinsen von 8 % über dem Basiszinssatz der Bank of England sowie eine pauschale Entschädigung (derzeit 40 bis 100 £ je nach Rechnungshöhe) berechnen. Die meisten Handwerker berechnen die Zinsen gar nicht - allein die Erwähnung des Gesetzes in der Mahnung an Tag 30 reicht meist aus, um die Zahlung anzustoßen, ohne vor Gericht zu gehen. Das Gesetz gilt für Rechnungen zwischen Unternehmen; für Privatkunden gelten andere Regeln.
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