Die besten Apps für selbstständige Handwerker in UK
Eine ehrliche Auswahl Kategorie für Kategorie: die Apps, die selbstständige Handwerker in UK tatsächlich brauchen - Auftragsverwaltung, Buchhaltung, Kartenzahlung, Belege, Fotos und Kommunikation - mit konkreten Anbietern in jeder Preisklasse und einer schlanken Empfehlung für Einzelbetriebe und wachsende Teams.
Es gibt keine einzelne App, die alles kann, was selbstständige Handwerker brauchen, auch wenn die Werbung das nahelegt. Die meisten Betriebe in UK betreiben am Ende vier bis sechs Apps parallel: eine für Kunden und Aufträge, eine für die Buchhaltung, eine fürs Kassieren vor Ort, eine für Belege, eine für Nachrichten und meistens noch eine für Fotos. Die richtigen vier zu wählen ist der Unterschied zwischen einem Abend Verwaltung und einer Stunde.
Dieser Leitfaden sagt ehrlich, welche App in jeder Kategorie für Einzelbetriebe und kleine Teams in UK gewinnt - und wo die beliebte Wahl die falsche ist, wenn Sie Einzelunternehmer und kein Betrieb mit mehreren Monteuren sind. Er behandelt auch die Apps, die Sie NICHT brauchen. Denn das häufigste Verwaltungsproblem ist nicht zu wenig Software, sondern zu viel, mit demselben Kundennamen, der in drei verschiedene Werkzeuge getippt wurde.
CMA kommt vor, weil CMA das Komplett-CRM fürs Handwerk ist, um das herum diese Seite gebaut ist. Der Beitrag nennt aber in jeder Kategorie, in der der Vergleich echt ist, alle ernstzunehmenden Wettbewerber in UK. Die Empfehlungen am Ende sind anbieterneutral - tauschen Sie CMA gegen Tradify oder YourTradebase, wenn Ihnen eines davon besser passt, und der Rest der Zusammenstellung funktioniert weiterhin.
1. Auftragsverwaltung und Angebote (die zentrale App)
Die App für die Auftragsverwaltung ist das Rückgrat Ihrer Ausstattung. Alles andere - Buchhaltung, Belege, Fotos - fließt entweder dort hinein oder läuft daneben. Wählen Sie hier falsch, zahlen Sie jeden Tag dafür. Im Markt für Einzelbetriebe in UK gibt es rund fünf ernstzunehmende Optionen, die alle den Weg vom Angebot zur Rechnung auf dem Handy abbilden; die Unterschiede liegen im Preismodell, in der Ausgereiftheit und darin, wo die Kundenbeziehung verortet wird.
- CMA - pauschal 49 £ im Monat als einziger Tarif, inklusive Kundenportal, in dem Kunden ihre eigenen Angebote, Rechnungen und Dateien an einem Ort sehen. Passt zu: Einzelbetrieben oder Teams mit 2 bis 3 Personen, die eine App wollen, die die gesamte Kundenbeziehung hält, ohne Kosten pro Nutzer.
- Tradify - rund 34 £ im Monat, in Vergleichsportalen die meistgenannte Wahl in UK. In Neuseeland entwickelt, starke Anbindung an Xero. Passt zu: Einzelbetrieben oder kleinen Teams, die bereits Xero nutzen und Angebote lieber als PDF verschicken, statt ein Kundenportal einzusetzen.
- YourTradebase - in UK entwickelt, umgerechnet rund 39 £ im Monat, Schwerpunkt "Papierkram leicht gemacht" mit einem visuellen Terminkalender. Passt zu: Betrieben in UK, die Angebotsvorlagen ins Zentrum stellen wollen.
- Workever - ab 29 £ pro Nutzer und Monat, Sitz in London, Routenoptimierung für Teams mit mehreren Monteuren. Passt zu: Betrieben mit 3 und mehr Monteuren, die täglich zwischen Baustellen fahren; die Kosten pro Nutzer machen es teuer, sobald Sie wachsen.
- Powered Now - App aus UK, zuerst fürs Handy gedacht, für Angebote, Rechnungen und Termine. Passt zu: Handwerkern, die ausschließlich am Telefon arbeiten und nie am Laptop sitzen.
- Was Sie weglassen können - allgemeine CRM-Systeme (HubSpot, Pipedrive, Zoho), außer Sie nutzen sie ohnehin für den Vertrieb. Sie kennen keine Handwerksbegriffe, keinen Weg vom Angebot zur Rechnung und keine Umsatzsteuerlogik für UK. So etwas mit einer Tabelle zusammenzuflicken ist die teuerste Milchmädchenrechnung in der Handwerksverwaltung.
2. Buchhaltung und Buchführung
Das Self Assessment ist der Termin, der über die Wahl der Buchhaltungs-App entscheidet. Alle Optionen hier sind mit Making Tax Digital (MTD) kompatibel, weil Software ohne MTD für umsatzsteuerpflichtige Betriebe nicht mehr zulässig ist, aber die Bedienung unterscheidet sich deutlich. Die meisten Handwerker führen die Buchhaltung entweder separat und verbinden sie mit der Auftrags-App, oder sie geben die Aufgabe an einen Steuerberater ab, der die Plattform für sie aussucht.
- Xero - je nach Tarif rund 15 bis 42 £ im Monat, in UK faktisch der Standard bei Steuerberatern. Die meisten Handwerker-CRMs (CMA, Tradify, YourTradebase) binden sich an. Passt zu: Betrieben mit Steuerberater; der Steuerberater wird es Ihnen danken.
- FreeAgent - kostenlos mit einem Geschäftskonto bei NatWest, Royal Bank of Scotland, Ulster oder Mettle, sonst rund 19 £ im Monat. Für Einzelunternehmer und kleine Betriebe in UK gebaut. Passt zu: Einzelunternehmern, die bei der NatWest-Gruppe Konto führen und für die die Kosten damit null sind.
- QuickBooks - rund 14 bis 38 £ im Monat, ursprünglich aus den USA, aber solide in UK vertreten. Passt zu: Betrieben, deren Steuerberater es bevorzugt; ansonsten ist Xero in UK meist die einfachere Wahl.
- FreshBooks - rund 15 bis 45 £ im Monat, nordamerikanisch ausgerichtet und daher schwächer bei der Umsatzsteuer in UK und beim Construction Industry Scheme (CIS). Passt zu: einer Nische - für Handwerker in UK meist nicht, außer Ihr Steuerberater arbeitet damit.
- Was Sie weglassen können - Tabellen für die Umsatzsteuer. Seit MTD für die Umsatzsteuer sind Tabellen allein nicht mehr zulässig. Sie können weiter mit einer Tabelle arbeiten, müssen aber über eine Brückensoftware melden, was zusätzliche Reibung bedeutet; eine richtige Buchhaltungs-App kostet dasselbe und spart die Brücke.
3. Kartenzahlung vor Ort
Ein Kartenlesegerät bezahlt sich beim ersten Mal, wenn ein Kunde sagt "Ich habe kein Bargeld dabei, kann ich morgen überweisen?" und Sie sich das Hinterhertelefonieren sparen. Im Handwerk in UK wird inzwischen überwiegend mit Karte gezahlt; die Frage ist, welches Gerät für Ihr Volumen die niedrigste Kombination aus Anschaffungspreis und Gebühr pro Zahlung hat.
- SumUp - Gerät für 39 £ (häufig im Angebot für 19 £), 1,69 % pro Zahlung, ohne Vertrag und ohne Monatsgebühr. Passt zu: den meisten selbstständigen Handwerkern in UK, vor allem bei Kartenumsätzen unter 10.000 £ im Monat.
- Zettle (von PayPal) - Gerät für 29 £, 1,75 % pro Zahlung. Passt zu: Betrieben, die ohnehin PayPal nutzen; etwas höhere Gebühren als SumUp bei gleicher Bedienung.
- Square - Gerät für 19 bis 59 £, 1,75 % pro Zahlung bei Anwesenheit. Passt zu: Betrieben, die neben dem Lesegerät eine eingebaute Rechnungsfunktion in der App wollen.
- Stripe Terminal - höhere Anschaffung, niedrigere Gebühren, sobald Sie wachsen. Passt zu: Betrieben, die sowohl per Zahlungslink auf der Rechnung als auch vor Ort mit Karte kassieren; für Einzelunternehmer meist überdimensioniert.
- Überweisung mit der Rechnung (ohne Lesegerät) - 0 % Gebühr, aber üblicherweise 1 bis 3 Tage bis zur Gutschrift. Passt zu: Arbeiten für Geschäftskunden, die ohnehin auf Rechnung zahlen. Kombinieren Sie das mit einem Lesegerät für Privataufträge, bei denen der Kunde am selben Tag zahlen will.
4. Belege, Auslagen und Fahrtkosten
Jeder verlorene Beleg ist eine höhere Steuerrechnung. Belege abzufotografieren ist die am wenigsten genutzte Verwaltungsgewohnheit unter selbstständigen Handwerkern in UK, und die Apps dafür kosten weniger als ein fehlender Beleg im Monat. Bei den Fahrtkosten ist es dasselbe Problem - HMRC erlaubt 45 Pence pro Meile für die ersten 10.000 Meilen, und die meisten Handwerker machen jedes Jahr Tausende zu wenig geltend.
- Dext (früher Receipt Bank) - rund 20 bis 40 £ im Monat, bei Steuerberatern der Standard. Beleg fotografieren, Dext liest die Daten aus, Abgleich mit Xero oder QuickBooks. Passt zu: umsatzsteuerpflichtigen Betrieben, deren Steuerberater Dext einsetzt.
- AutoEntry - rund 12 bis 25 £ im Monat, ähnlich wie Dext und oft günstiger. Passt zu: umsatzsteuerpflichtigen Betrieben, die ihre Buchführung mit Xero selbst machen.
- Belegerfassung direkt in der Buchhaltungs-App - Xero, FreeAgent und QuickBooks haben alle ohne Aufpreis brauchbare Funktionen zum Abfotografieren eingebaut. Passt zu: Einzelunternehmern mit wenigen Belegen; die eingebaute Funktion reicht.
- MileIQ - 4 bis 6 £ im Monat, läuft im Hintergrund und protokolliert jede Fahrt automatisch. Passt zu: Handwerkern, die täglich zu mehreren Baustellen fahren. Zahlt sich in der ersten Woche sauberer Abrechnung aus.
- Tabelle plus Fotos der Belege in einem Album auf dem Handy - kostenlos, funktioniert, ist aber zum Jahresende schwerer aufzubereiten. Passt zu: Handwerkern mit sehr wenigen Ausgaben (unter 10 Belegen im Monat).
5. Nachrichten und Kundenkommunikation
WhatsApp ist im Handwerk in UK der voreingestellte Kanal, und daran wird sich nichts ändern. Zu entscheiden ist, ob Sie das private WhatsApp nutzen (kostenlos und schnell, mischt aber Arbeit ins Privatleben und verliert Nachrichten, wenn das Handy kaputtgeht), WhatsApp Business (getrennt, archiviert, mit automatischen Antworten), oder ob Sie Kundennachrichten durch Ihre Auftrags-App leiten, damit sie am Kundendatensatz hängen.
- WhatsApp Business - kostenlos, eigene App neben dem privaten WhatsApp, unterstützt automatische Antworten, Geschäftszeiten und Kurzantworten. Passt zu: jedem selbstständigen Handwerker in UK, der WhatsApp geschäftlich nutzt. Es gibt keinen Grund, Kundennachrichten nicht vom privaten WhatsApp wegzuholen.
- Nachrichten in der Auftrags-App - CMA, Tradify und Workever haben alle eine eingebaute Nachrichtenfunktion, die am Kundendatensatz protokolliert. Passt zu: Betrieben, denen die Nachweiskette wichtig ist (Freigaben von Mehrleistungen, Änderungen im Umfang, versäumte Termine). Kombinieren Sie WhatsApp Business mit den Nachrichten in der App - WhatsApp für Beiläufiges, den Kanal in der App für alles, was finanziell zählt.
- SMS aus der Auftrags-App - nützlich für Ankunftsnachrichten und Terminerinnerungen, auf die Kunden besser reagieren als auf E-Mails. Die meisten Handwerker-CRMs haben das ohne Aufpreis dabei.
- E-Mail - weiterhin der richtige Kanal für Angebots- und Rechnungs-PDFs und für alles mit Vertragscharakter. Verschicken Sie das über die Auftrags-App, damit die Nachricht automatisch am Kundendatensatz liegt.
- Was Sie weglassen können - kostenpflichtige CRM-Nachrichtenwerkzeuge (Intercom, Front, Zendesk). Die sind für den Kundendienst von Softwarefirmen gebaut, nicht für einen Einzelunternehmer, der sechs Nachrichten pro Woche schreibt.
6. Fotos, Baustellenaufnahmen und Vorher-Nachher
Mit Fotos verkaufen Sie den nächsten Auftrag. Die meisten Handwerker machen sie und verlieren sie wieder. Der richtige Ablauf ist der, bei dem jedes Foto ohne manuelles Zuordnen beim richtigen Auftrag landet und Vorher-Nachher-Paare auffindbar bleiben, wenn Sie sie ein halbes Jahr später fürs Marketing brauchen.
- Google Photos - kostenlos bis 15 GB, intelligente Suche, automatische Sicherung. Passt zu: jedem Handwerker als Auffangnetz für alles. Kann nicht nach Auftrag zuordnen, taugt also eher als Sicherung denn als Hauptwerkzeug.
- Foto-Upload in der Auftrags-App - bei CMA, Tradify und YourTradebase können Sie Fotos direkt im Auftragsdatensatz aufnehmen, sodass sie sich dem richtigen Kunden selbst zuordnen. Passt zu: jedem laufenden Auftrag; das ist der Ablauf, durch den die Fotos auch in drei Jahren noch auffindbar sind.
- CompanionLink und ähnliche eigenständige Foto-Apps fürs Handwerk - kostenlos, versehen Auftragsfotos mit Standortdaten. Passt zu: Betrieben, die ein kostenloses eigenständiges Werkzeug wollen und sich noch nicht für eine Auftrags-App entschieden haben.
- Instagram - gut, um Vorher-Nachher öffentlich zu vermarkten, als Archiv aber unbrauchbar. Passt zu: einer kleinen Auswahl Ihrer besten Arbeiten, nicht als Ablage für alles.
- Was Sie weglassen können - separate Dateidienste (Dropbox, OneDrive) als Hauptsystem für Baustellenfotos. Fotos in Dropbox-Ordnern veralten schnell, weil sie keine Verbindung zum Kundendatensatz haben.
7. Die empfohlene Zusammenstellung für Einzelbetriebe und kleine Teams in UK
Jede zusätzliche App bringt Reibung, sobald Sie zwischen ihnen wechseln. Die kleinste sinnvolle Zusammenstellung für die meisten selbstständigen Handwerker in UK besteht aus vier Apps, eine fünfte und sechste nur bei besonderem Bedarf. Die folgenden Zusammenstellungen sind die, die wir bei CMA-Kunden und in Wettbewerbsbesprechungen tatsächlich im Einsatz (und im Abgang) sehen.
- Einzelbetrieb ohne Angestellte, Umsatz unter 85.000 £ - vier Apps: Auftrags-App (CMA, Tradify oder YourTradebase) plus Buchhaltung (FreeAgent bei NatWest, sonst Xero) plus Kartenlesegerät (SumUp) plus WhatsApp Business. Auf die Fahrtenerfassung verzichten, bis Sie 5.000 geschäftliche Meilen im Jahr überschreiten; auf eine eigene Beleg-App, bis Sie 20 Belege im Monat überschreiten.
- Wachsendes Team mit 2 bis 5 Personen - fünf Apps: Handwerker-CRM (CMA oder Tradify) plus Xero plus SumUp plus WhatsApp Business plus Dext oder AutoEntry für Belege. Die fünfte App rechnet sich schnell, sobald die Belegmenge steigt.
- Spezialisten mit regulierten Nachweisen (Gas Safe, NICEIC, Part P) - dieselben fünf Apps plus das Zertifikatswerkzeug, das Ihre Innung empfiehlt (Zugang zum Gas Safe Register, NICEIC online, Portal von Building Control). Meiden Sie Software, die verspricht, die Zertifikatsverwaltung zu "ersetzen"; die rechtlich maßgebliche Fassung liegt bei den Innungen.
- Auftragnehmer und Nachunternehmer im Geschäftskundenbereich (CIS-Arbeiten) - Handwerker-CRM als Kern plus Xero (oder FreeAgent) mit aktiviertem CIS plus ein fester Ablauf für Rechnungen per Überweisung. Kartenlesegeräte sind weniger wichtig, CIS-konforme Rechnungen deutlich wichtiger.
- Was Sie NICHT tun sollten - eine eigene App für Angebote, eine für Rechnungen, eine für die Terminplanung und dazu ein CRM betreiben. Der Ansatz "für jede Aufgabe das Beste" verliert jedes Mal gegen eine ordentliche Komplettlösung, weil die Daten zwischen vier Werkzeugen nie sauber übergehen. Wenn die Komplettlösung nicht drin ist, erklären Sie eine App zum führenden System und nutzen die anderen als Zulieferer, nicht als gleichrangig.
Ein einfacher Arbeitsablauf für bessere Angebotsvorbereitung
Wählen Sie zuerst die Auftrags-App - sie ist das Rückgrat, in das der Rest hineinfließt.
Nehmen Sie eine Buchhaltungs-App dazu, mit der Ihr Steuerberater einverstanden ist (oder von der er weiß, dass sie kommt), damit Umsatzsteuer und Self Assessment abgedeckt sind.
Nehmen Sie ein Kartenlesegerät dazu, damit die Zahlung vor Ort nie der Engpass ist.
Verlagern Sie geschäftliche Gespräche von WhatsApp zu WhatsApp Business; wenn Ihr Handwerker-CRM Nachrichten kann, protokollieren Sie die wichtigen zusätzlich dort.
Nehmen Sie Belegerfassung und Fahrtenprotokoll dazu, sobald das Volumen die 10 bis 20 £ im Monat rechtfertigt - meist etwa ab 20 Belegen im Monat.
Prüfen Sie die Zusammenstellung alle 6 Monate; werfen Sie jede App raus, die Sie 30 Tage lang nicht aktiv geöffnet haben.
Die Frage nach den besten Apps für selbstständige Handwerker in UK sind eigentlich zwei Fragen: Welche App ist das führende System für die Kundenbeziehung, und was fließt dort hinein? Beantworten Sie die erste richtig, und der Rest ergibt sich von selbst. Beantworten Sie sie falsch, tippen Sie die nächsten drei Jahre Kundennamen ab.
Nehmen Sie ein Handwerker-CRM als Rückgrat, eine Buchhaltungs-App, die der Steuerberater absegnet, ein Kartenlesegerät und WhatsApp Business. Das ist die Zusammenstellung aus vier Apps, auf der neunzig Prozent der selbstständigen Handwerker in UK sein sollten. Belegerfassung und Fahrtenprotokoll kommen dazu, sobald das Volumen es rechtfertigt - und widerstehen Sie jeder App, die verspricht, eine bereits vorhandene wegen einer geringfügig besseren Funktion zu ersetzen.
Häufige Fragen
Was ist die beste einzelne App für selbstständige Handwerker in UK?
Es gibt keine einzelne App, die alles abdeckt. Am nächsten kommen auf das Handwerk zugeschnittene CRM-Systeme wie CMA (Pauschalpreis, mit Kundenportal im Mittelpunkt) oder Tradify (an Xero angebunden, in Vergleichen aus UK führend). Die meisten Handwerker betreiben am Ende vier Apps: ein Handwerker-CRM, eine Buchhaltung (Xero oder FreeAgent), ein Kartenlesegerät (SumUp) und WhatsApp Business. Das Handwerker-CRM richtig zu wählen hat den größten Hebel, weil alles andere dort hineinfließt.
Brauche ich getrennte Apps für Angebote, Rechnungen und Termine?
Nein, und Sie sollten das aktiv vermeiden. Ein modernes Handwerker-CRM in UK (CMA, Tradify, YourTradebase) erledigt alle drei an einem Datensatz, sodass aus einem Angebot mit einem Klick eine Rechnung wird und aus einem Auftrag ohne Abtippen ein Kalendertermin. Drei getrennte Werkzeuge bedeuten, den Kundennamen dreimal zu tippen und zwischen den Apps Daten zu verlieren; das ist die häufigste vermeidbare Verwaltungssteuer im Einzelbetrieb.
Welche Buchhaltungs-App sollten Einzelunternehmer in UK nutzen?
FreeAgent, wenn Sie bei NatWest, Royal Bank of Scotland, Ulster oder Mettle Konto führen - dort ist es mit dem Geschäftskonto kostenlos. Xero, wenn Ihr Steuerberater damit arbeitet, was in UK auf die meisten zutrifft. QuickBooks, wenn Ihr Steuerberater es bevorzugt. Für die meisten Handwerker gibt die Vorliebe des Steuerberaters den Ausschlag; die Apps ähneln sich genug, dass ein Streit darüber selten lohnt.
Welches Kartenlesegerät ist für selbstständige Handwerker am günstigsten?
SumUp für 39 £ (oft im Angebot für 19 £) mit 1,69 % pro Zahlung hat für die meisten selbstständigen Handwerker in UK die niedrigsten Gesamtkosten. Es gibt keine Monatsgebühr, kein Abonnement, und es verbindet sich per Bluetooth mit iPhone oder Android. Zettle und Square sind naheliegende Alternativen, wenn Sie ohnehin PayPal nutzen oder eine eingebaute Rechnungsfunktion in der App wollen.
Sollte ich WhatsApp Business oder ein Handwerker-CRM für Kundennachrichten nutzen?
Beides parallel. WhatsApp Business für schnelle, informelle Nachrichten ("bin unterwegs", "komme 10 Minuten später"), weil Kunden in UK genau das erwarten. Ein Handwerker-CRM mit eingebauten Nachrichten für alles Finanzielle - Freigaben von Mehrleistungen, Änderungen im Umfang, Nachfassen bei Angeboten -, weil das für die Nachweiskette am Kundendatensatz liegen muss. Die Kombination schlägt jede der beiden Varianten allein.
Lohnen sich kostenpflichtige Apps für Belege und Fahrtkosten?
Ja, sobald Sie etwa 20 Belege im Monat oder 5.000 geschäftliche Meilen im Jahr überschreiten. Dext oder AutoEntry rechnen sich schon beim ersten Satz Belege, den Sie sonst verloren hätten; MileIQ für 4 bis 6 £ im Monat rechnet sich bei der ersten sauberen Fahrtkostenabrechnung. Unterhalb dieser Schwellen reichen die eingebaute Belegerfassung in Xero oder FreeAgent und ein handschriftliches Fahrtenbuch in der Regel aus.
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