De beste apps voor Britse zzp'ers in de bouw
Een eerlijke keuze per categorie van de apps die een Britse zzp'er in de bouw echt nodig heeft - klusbeheer, boekhouding, pinbetalingen, bonnetjes, foto's en berichten - met concrete opties in elke prijsklasse en een strak aanbevolen pakket voor de eenpitter en voor de groeiende ploeg.
Er bestaat geen enkele app die alles doet wat een zzp'er in de bouw nodig heeft, wat de advertenties ook suggereren. De meeste Britse vakmensen draaien uiteindelijk vier tot zes apps naast elkaar: één voor klanten en klussen, één voor de boekhouding, één om op locatie af te rekenen, één voor bonnetjes, één voor berichten en meestal nog één voor foto's. De juiste vier kiezen is het verschil tussen een avond administratie en een uur.
Deze gids is eerlijk over welke app in elke categorie wint voor een Britse vakman die alleen of met een klein team werkt, en waar de populaire keuze de verkeerde is als je zzp'er bent in plaats van een bedrijf met meerdere monteurs. Hij behandelt ook de apps die je NIET nodig hebt, want het meest voorkomende administratieprobleem is niet te weinig software, maar te veel, met dezelfde klantnaam ingetypt in drie verschillende hulpmiddelen.
CMA komt langs omdat CMA het alles-in-één vak-CRM is waar deze site omheen gebouwd is, maar het artikel noemt in elke categorie waar de vergelijking echt is alle geloofwaardige Britse concurrenten. De aanbevolen pakketten aan het eind zijn merkonafhankelijk: vervang CMA door Tradify of YourTradebase als een van die twee je beter past, en de rest van het pakket werkt nog steeds.
1. Klusbeheer en offreren (de kern-app)
De app voor klusbeheer is de ruggengraat van je pakket. Al het andere - boekhouding, bonnetjes, foto's - voedt hem of loopt ernaast. Kies hier verkeerd en je betaalt er elke dag voor. De Britse markt voor eenpitters kent ruwweg vijf geloofwaardige opties die allemaal de route van offerte naar factuur op de telefoon aankunnen; de verschillen zitten in het prijsmodel, de afwerking en waar ze de klantrelatie neerleggen.
- CMA - vast 49 £ per maand in één enkel abonnement, inclusief het klantportaal waar klanten hun eigen offertes, facturen en bestanden op één plek zien. Past bij: de eenpitter of een ploeg van 2 tot 3 personen die één app wil die de hele klantrelatie draagt zonder kosten per gebruiker.
- Tradify - ongeveer 34 £ per maand, in Britse vergelijkingssites de meestgenoemde keuze. Gebouwd in Nieuw-Zeeland, sterke koppeling met Xero. Past bij: eenpitters of kleine ploegen die al op Xero zitten en offertes liever als pdf versturen dan een klantportaal te gebruiken.
- YourTradebase - in het Verenigd Koninkrijk gebouwd, het equivalent van ongeveer 39 £ per maand, gericht op "papierwerk makkelijk gemaakt" met een visuele planningskalender. Past bij: Britse vakmensen die offertesjablonen centraal willen stellen.
- Workever - vanaf 29 £ per gebruiker per maand, gevestigd in Londen, routeoptimalisatie voor ploegen met meerdere monteurs. Past bij: 3 monteurs of meer die dagelijks tussen klussen rijden; de kosten per gebruiker maken het duur zodra je groeit.
- Powered Now - Britse app die eerst voor de telefoon is gemaakt, voor offertes, facturen en afspraken. Past bij: vakmensen die alleen vanaf de telefoon werken en nooit achter een laptop zitten.
- Wat je kunt overslaan - algemene CRM-systemen (HubSpot, Pipedrive, Zoho), tenzij je ze al voor verkoop gebruikt. Ze kennen geen vakjargon, hebben geen route van offerte naar factuur en regelen de Britse btw niet. Er een in elkaar knutselen met een spreadsheet is de duurste schijnbesparing in de administratie van de bouw.
2. Boekhouding en administratie
Self Assessment is de deadline die bepaalt welke boekhoudapp je kiest. Alle opties hier zijn geschikt voor Making Tax Digital (MTD), omdat software zonder MTD voor btw-plichtige bedrijven niet meer is toegestaan, maar het gebruiksgemak verschilt sterk. De meeste vakmensen draaien de boekhouding apart en koppelen die aan de klusbeheerapp, of geven de taak aan een accountant die het platform voor hen kiest.
- Xero - ongeveer 15 tot 42 £ per maand afhankelijk van het pakket, feitelijk de standaard bij Britse accountants. De meeste vak-CRM's (CMA, Tradify, YourTradebase) koppelen ermee. Past bij: vakmensen met een accountant; die zal je dankbaar zijn.
- FreeAgent - gratis bij een zakelijke rekening van NatWest, Royal Bank of Scotland, Ulster of Mettle; anders ongeveer 19 £ per maand. Gebouwd voor zzp'ers en kleine Britse bedrijven. Past bij: zzp'ers die bankieren bij de NatWest-groep, waar de kosten nul zijn.
- QuickBooks - ongeveer 14 tot 38 £ per maand, van oorsprong Amerikaans maar met een stevige Britse aanwezigheid. Past bij: vakmensen van wie de accountant hem verkiest; anders is Xero meestal de eenvoudiger Britse keuze.
- FreshBooks - ongeveer 15 tot 45 £ per maand, Noord-Amerikaans gepositioneerd en dus zwakker in de Britse btw en in het Construction Industry Scheme (CIS). Past bij: een niche - meestal niet bij Britse vakmensen, tenzij je accountant hem gebruikt.
- Wat je kunt overslaan - spreadsheets voor de btw. Sinds MTD voor de btw voldoet een spreadsheet op zichzelf niet meer. Je kunt een werkwijze met spreadsheet aanhouden, maar je moet indienen via overbruggingssoftware, wat wrijving toevoegt; een echte boekhoudapp kost hetzelfde en bespaart je de brug.
3. Pinbetalingen op locatie
Een pinapparaat verdient zichzelf terug bij de eerste klant die zegt "ik heb geen contant geld bij me, kan ik het morgen overmaken?" en jij het nabellen bespaart. In de Britse bouw wordt inmiddels vooral met kaart betaald; de vraag is welk apparaat voor jouw volume de laagste combinatie van aanschafprijs en transactiekosten heeft.
- SumUp - apparaat van 39 £ (vaak in de aanbieding voor 19 £), 1,69 % per transactie, zonder maandbedrag en zonder contract. Past bij: de meeste Britse zzp'ers in de bouw, zeker wie onder de 10.000 £ per maand aan kaartbetalingen zit.
- Zettle (van PayPal) - apparaat van 29 £, 1,75 % per transactie. Past bij: vakmensen die al PayPal gebruiken; iets hogere kosten dan SumUp bij identiek gebruiksgemak.
- Square - apparaat van 19 tot 59 £, 1,75 % per transactie bij fysieke betaling. Past bij: vakmensen die naast het apparaat ook een ingebouwde factuurfunctie in de app willen.
- Stripe Terminal - hogere aanschaf, lagere kosten zodra je opschaalt. Past bij: vakmensen die zowel via een betaallink op de factuur als met kaart op locatie afrekenen; voor zzp'ers meestal overkill.
- Overboeking bij de factuur (zonder apparaat) - 0 % kosten maar doorgaans 1 tot 3 dagen voordat het binnen is. Past bij: werk voor bedrijven, die toch op factuur betalen. Combineer het met een apparaat voor particuliere klussen, waar de klant op de dag zelf wil betalen.
4. Bonnetjes, kosten en kilometers
Elk bonnetje dat je kwijtraakt is een hogere belastingaanslag. Bonnetjes fotograferen is de minst benutte administratieve gewoonte onder Britse zzp'ers in de bouw, en de apps ervoor kosten minder dan één ontbrekend bonnetje per maand. Met kilometers speelt hetzelfde: HMRC staat 45 pence per mijl toe voor de eerste 10.000 mijl, en de meeste vakmensen claimen daar jaarlijks duizenden te weinig van.
- Dext (voorheen Receipt Bank) - ongeveer 20 tot 40 £ per maand, de standaard bij accountants. Je fotografeert het bonnetje, Dext haalt de gegevens eruit en synchroniseert naar Xero of QuickBooks. Past bij: btw-plichtige vakmensen van wie de accountant Dext gebruikt.
- AutoEntry - ongeveer 12 tot 25 £ per maand, vergelijkbaar met Dext en vaak goedkoper. Past bij: btw-plichtige vakmensen die hun eigen boekhouding in Xero doen.
- Ingebouwde bonvastlegging in je boekhoudapp - Xero, FreeAgent en QuickBooks hebben alle drie zonder meerprijs een fatsoenlijke fotofunctie voor bonnetjes. Past bij: zzp'ers met weinig bonnetjes; het ingebouwde hulpmiddel volstaat.
- MileIQ - 4 tot 6 £ per maand, draait op de achtergrond en legt elke rit automatisch vast. Past bij: vakmensen die per dag naar meerdere klussen rijden. Verdient zichzelf terug in de eerste week dat je fatsoenlijk claimt.
- Spreadsheet plus foto's van bonnetjes in een album op de telefoon - gratis, werkt, maar is aan het eind van het jaar lastiger te ordenen. Past bij: vakmensen met heel weinig uitgaven (minder dan 10 bonnetjes per maand).
5. Berichten en klantcontact
WhatsApp is het standaardkanaal in de Britse bouw en dat gaat niet veranderen. De keuze is of je het als privé-WhatsApp draait (gratis, snel, maar het mengt werk door je privéleven en je raakt berichten kwijt als je telefoon stukgaat), als WhatsApp Business (apart, gearchiveerd, met automatische antwoorden), of dat je klantberichten door je klusbeheerapp laat lopen zodat ze bij het klantdossier blijven.
- WhatsApp Business - gratis, een aparte app naast je privé-WhatsApp, met automatische antwoorden, openingstijden en snelle antwoorden. Past bij: elke Britse zzp'er in de bouw die WhatsApp voor werk gebruikt. Er is geen enkele reden om klantberichten op je privé-WhatsApp te laten staan.
- Berichten binnen de klusbeheerapp - CMA, Tradify en Workever hebben allemaal ingebouwde berichten die bij het klantdossier worden vastgelegd. Past bij: vakmensen die om het bewijsspoor geven (goedkeuringen van meerwerk, wijzigingen in de opdracht, gemiste afspraken). Combineer WhatsApp Business met de berichten in de app: WhatsApp voor het informele, het kanaal in de app voor alles wat financieel telt.
- Sms vanuit de klus-app - handig voor aankomstberichten en afspraakherinneringen, waarop klanten beter reageren dan op mail. De meeste vak-CRM's hebben dit zonder meerprijs.
- E-mail - nog altijd het juiste kanaal voor offerte- en factuur-pdf's en voor alles met contractuele waarde. Verstuur het vanuit de klusbeheerapp zodat het bericht automatisch bij het klantdossier belandt.
- Wat je kunt overslaan - betaalde CRM-berichtenhulpmiddelen (Intercom, Front, Zendesk). Die zijn gebouwd voor de klantenservice van softwarebedrijven, niet voor een zzp'er die zes berichten per week stuurt.
6. Foto's, materiaal van de klus en voor-en-na
Met foto's verkoop je de volgende klus. De meeste vakmensen maken ze en raken ze kwijt. De juiste fotowerkwijze is die waarbij elke foto zonder handmatig labelen bij de juiste klus terechtkomt, en waarbij voor-en-na-paren terug te vinden blijven als je ze een half jaar later voor je marketing nodig hebt.
- Google Photos - gratis tot 15 GB, slim zoeken, automatische back-up. Past bij: elke vakman als algemeen vangnet. Kan niet per klus labelen, dus werkt beter als reserve dan als hoofdgereedschap.
- Foto's uploaden binnen de klusbeheerapp - bij CMA, Tradify en YourTradebase maak je foto's rechtstreeks in het klusdossier, zodat ze zichzelf aan de juiste klant koppelen. Past bij: elke lopende klus; dit is de werkwijze die de foto's over drie jaar nog vindbaar maakt.
- CompanionLink en vergelijkbare foto-apps speciaal voor de bouw - gratis, voorzien klusfoto's van locatiegegevens. Past bij: vakmensen die een gratis losstaand hulpmiddel willen en nog geen klusbeheerapp hebben gekozen.
- Instagram - goed om het voor-en-na publiek te tonen, waardeloos als archief. Past bij: een kleine selectie van je beste werk, niet als stortplaats voor foto's.
- Wat je kunt overslaan - losse bestandsdiensten (Dropbox, OneDrive) als hoofdsysteem voor klusfoto's. Foto's in Dropbox-mappen verouderen snel omdat ze geen verband houden met het klantdossier.
7. Het aanbevolen pakket voor een Britse eenpitter of klein team
Elke app die je erbij stapelt voegt wrijving toe zodra je ertussen wisselt. Het minimale werkbare pakket voor de meeste Britse zzp'ers in de bouw bestaat uit vier apps, met een vijfde en zesde alleen bij specifieke behoeften. De pakketten hieronder zijn de pakketten die we daadwerkelijk in gebruik (en weer afgedankt) zien bij CMA-klanten en in besprekingen van concurrenten.
- Eenpitter, geen personeel, omzet onder 85.000 £ - pakket van vier apps: klusbeheerapp (CMA, Tradify of YourTradebase) plus boekhouding (FreeAgent als je bij NatWest zit, anders Xero) plus pinapparaat (SumUp) plus WhatsApp Business. Sla kilometerregistratie over tot je boven de 5.000 zakelijke mijl per jaar komt; sla een aparte bonnenapp over tot je boven de 20 bonnetjes per maand komt.
- Groeiende ploeg van 2 tot 5 personen - pakket van vijf apps: vak-CRM (CMA of Tradify) plus Xero plus SumUp plus WhatsApp Business plus Dext of AutoEntry voor bonnetjes. De vijfde app verdient zich snel terug naarmate het aantal bonnetjes groeit.
- Specialist met gereguleerd papierwerk (Gas Safe, NICEIC, Part P) - hetzelfde pakket van vijf apps plus het certificaathulpmiddel dat je brancheorganisatie aanraadt (toegang tot het Gas Safe Register, NICEIC online, portaal van Building Control). Mijd software die belooft het certificaatbeheer te "vervangen"; de juridisch geldende versie ligt bij de brancheorganisaties.
- Aannemer of onderaannemer voor bedrijven (werk onder CIS) - vak-CRM als basis plus Xero (of FreeAgent) met CIS aangezet plus een vaste werkwijze voor facturen met betaling per overboeking. Pinapparaten zijn minder belangrijk; factureren volgens CIS is veel belangrijker.
- Wat je NIET moet doen - een aparte offerte-app, factuur-app, planningsapp en daarbovenop een CRM draaien. De aanpak van "het beste per onderdeel" verliest elke keer van één fatsoenlijke alles-in-één, omdat de gegevens nooit schoon overgaan tussen vier hulpmiddelen. Kun je de alles-in-één niet betalen, wijs er dan één aan als leidend systeem en gebruik de andere als toeleveranciers, niet als gelijken.
Een eenvoudige workflow voor betere offertes
Kies eerst de klusbeheerapp - dat is de ruggengraat waar de rest van het pakket in uitkomt.
Voeg een boekhoudapp toe waar je accountant het mee eens is (of waarvan hij weet dat hij eraan komt), zodat btw en Self Assessment geregeld zijn.
Voeg een pinapparaat toe zodat betalen op locatie nooit het knelpunt is.
Verplaats werkgesprekken van WhatsApp naar WhatsApp Business; gebruik je een vak-CRM met berichten, leg de belangrijke daar ook vast.
Voeg bonvastlegging en kilometerregistratie toe zodra het volume de 10 tot 20 £ per maand rechtvaardigt - meestal rond de 20 bonnetjes per maand.
Beoordeel het pakket elk half jaar; haal elke app eruit die je 30 dagen niet echt hebt geopend.
De vraag naar de beste apps voor Britse zzp'ers in de bouw is eigenlijk twee vragen: welke app is het leidende systeem voor de klantrelatie, en wat voedt hem. Krijg de eerste goed en de rest van het pakket kiest zichzelf. Krijg hem verkeerd en je typt de komende drie jaar klantnamen over.
Kies één vak-CRM als ruggengraat, één boekhoudapp waar de accountant het mee eens is, één pinapparaat en WhatsApp Business. Dat is het pakket van vier apps waar negentig procent van de Britse zzp'ers in de bouw op zou moeten zitten. Voeg bonvastlegging en kilometers toe zodra het volume het rechtvaardigt - en weersta elke app die belooft er één te vervangen die je al hebt vanwege een marginaal betere functie.
Veelgestelde vragen
Wat is de beste app voor een Britse zzp'er in de bouw?
Er is geen enkele app die alles dekt. Het dichtst in de buurt komen vak-CRM's als CMA (vast tarief, met het klantportaal als spil) of Tradify (gekoppeld aan Xero, koploper in Britse vergelijkingen). De meeste vakmensen komen uit op vier apps: een vak-CRM, boekhouding (Xero of FreeAgent), een pinapparaat (SumUp) en WhatsApp Business. Het vak-CRM goed kiezen is de beslissing met de grootste hefboom, omdat al het andere daarin uitkomt.
Heb ik aparte apps nodig voor offertes, facturen en planning?
Nee, en je zou het juist actief moeten vermijden. Een modern Brits vak-CRM (CMA, Tradify, YourTradebase) doet alle drie op één dossier, zodat een offerte met één klik een factuur wordt en een klus zonder overtypen een agenda-afspraak. Drie losse hulpmiddelen betekent de klantnaam drie keer intypen en gegevens kwijtraken tussen de apps; het is de meest voorkomende vermijdbare administratiebelasting in het werk van een zzp'er.
Welke boekhoudapp moet een Britse zzp'er gebruiken?
FreeAgent als je bankiert bij NatWest, Royal Bank of Scotland, Ulster of Mettle - hij is gratis bij de zakelijke rekening. Xero als je accountant hem gebruikt, wat in het Verenigd Koninkrijk voor de meesten geldt. QuickBooks als je accountant hem verkiest. Voor de meeste vakmensen geeft de voorkeur van de accountant de doorslag; de apps lijken genoeg op elkaar dat er ruzie over maken zelden loont.
Wat is het goedkoopste pinapparaat voor een zzp'er in de bouw?
SumUp voor 39 £ (vaak in de aanbieding voor 19 £) met 1,69 % per transactie heeft voor de meeste Britse zzp'ers in de bouw de laagste totale kosten. Er is geen maandbedrag, geen abonnement, en hij koppelt via Bluetooth met iPhone of Android. Zettle en Square zijn nauwe alternatieven als je al PayPal gebruikt of een ingebouwde factuurfunctie in de app wilt.
Moet ik WhatsApp Business of een vak-CRM gebruiken voor klantberichten?
Allebei, naast elkaar. WhatsApp Business voor snelle informele updates ("ik ben onderweg", "ik loop 10 minuten uit") omdat Britse klanten dat verwachten. Een vak-CRM met ingebouwde berichten voor alles wat financieel is - goedkeuringen van meerwerk, wijzigingen in de opdracht, offerteopvolging - want dat moet bij het klantdossier worden vastgelegd voor het bewijsspoor. De combinatie verslaat elk van beide afzonderlijk.
Is het de moeite waard te betalen voor bonnen- en kilometerapps?
Ja, zodra je boven ruwweg 20 bonnetjes per maand of 5.000 zakelijke mijl per jaar komt. Dext of AutoEntry verdienen zichzelf terug bij de eerste set bonnetjes die je anders was kwijtgeraakt; MileIQ voor 4 tot 6 £ per maand verdient zichzelf terug bij de eerste fatsoenlijke kilometerclaim. Onder die drempels volstaan de ingebouwde bonvastlegging in Xero of FreeAgent en een handmatige kilometerlijst meestal.
Gerelateerde bronnen
Bekijk relevante productpagina's, vakgidsen en ondersteunende artikelen om deze workflow in je bedrijf in te richten.
Gerelateerde CMA-functies
Bekijk de productgebieden die deze workflow ondersteunen van het eerste klantbericht tot een goedgekeurde offerte.
CMA helpt vakmensen projectmedia, klantcommunicatie en offertes op één plek te houden zodat werk sneller doorloopt van eerste aanvraag tot goedgekeurde offerte.