Najlepsze aplikacje dla samozatrudnionych fachowców w Wielkiej Brytanii
Uczciwy wybór kategoria po kategorii: aplikacje, których samozatrudniony fachowiec w Wielkiej Brytanii naprawdę potrzebuje - zarządzanie zleceniami, księgowość, płatności kartą, paragony, zdjęcia i wiadomości - z konkretnymi nazwami w każdym przedziale cenowym oraz zwięzłym zestawem zalecanym dla pracujących w pojedynkę i dla rosnących ekip.
Nie ma jednej aplikacji, która robi wszystko, czego potrzebuje samozatrudniony fachowiec, cokolwiek sugerują reklamy. Większość fachowców w Wielkiej Brytanii kończy z czterema do sześciu aplikacjami naraz: jedna do klientów i zleceń, jedna do księgowości, jedna do przyjmowania płatności na budowie, jedna do paragonów, jedna do wiadomości i zwykle jeszcze jedna do zdjęć. Trafienie w te właściwe cztery to różnica między wieczorem papierologii a godziną.
Ten poradnik uczciwie mówi, która aplikacja wygrywa w każdej kategorii u fachowca w Wielkiej Brytanii pracującego w pojedynkę albo z małą ekipą, i gdzie popularny wybór jest złym wyborem, jeśli prowadzisz jednoosobową działalność, a nie firmę z kilkoma monterami. Obejmuje też aplikacje, których NIE potrzebujesz, bo najczęstszym problemem administracyjnym nie jest brak oprogramowania, tylko jego nadmiar, przy tej samej nazwie klienta wklepanej w trzy różne narzędzia.
CMA pojawia się dlatego, że CMA to branżowy CRM wszystko w jednym, wokół którego zbudowana jest ta strona, ale artykuł wymienia z nazwy każdego wiarygodnego brytyjskiego konkurenta w tych kategoriach, w których porównanie jest realne. Zalecane zestawy na końcu są niezależne od marki: podmień CMA na Tradify albo YourTradebase, jeśli któreś pasuje ci lepiej, a reszta zestawu nadal działa.
1. Zarządzanie zleceniami i wyceny (aplikacja centralna)
Aplikacja do zarządzania zleceniami to kręgosłup twojego zestawu. Cała reszta - księgowość, paragony, zdjęcia - albo do niej wpływa, albo działa obok. Pomyl się tutaj, a będziesz za to płacić codziennie. Brytyjski rynek fachowców na swoim ma mniej więcej pięć wiarygodnych opcji, które wszystkie prowadzą drogę od wyceny do faktury z telefonu; różnice leżą w modelu cenowym, dopracowaniu i w tym, gdzie umieszczają relację z klientem.
- CMA - ryczałtowo 49 £ miesięcznie w jednym poziomie, z portalem klienta, w którym klienci widzą swoje wyceny, faktury i pliki w jednym miejscu. Pasuje do: fachowca w pojedynkę albo 2-3-osobowej ekipy, która chce jednej aplikacji utrzymującej całą relację z klientem, bez opłat od użytkownika.
- Tradify - około 34 £ miesięcznie, najczęściej wskazywany brytyjski wybór w zestawieniach serwisów recenzenckich. Zbudowany w Nowej Zelandii, mocna integracja z Xero. Pasuje do: fachowca w pojedynkę albo małej ekipy, która już korzysta z Xero i woli wysyłać wyceny w PDF niż używać portalu klienta.
- YourTradebase - zbudowany w Wielkiej Brytanii, równowartość około 39 £ miesięcznie, nastawiony na "papierologię bez bólu", z wizualnym kalendarzem planowania. Pasuje do: brytyjskich fachowców, którzy chcą postawić szablony wycen w centrum.
- Workever - od 29 £ za użytkownika miesięcznie, siedziba w Londynie, optymalizacja tras dla ekip z kilkoma monterami. Pasuje do: 3 monterów i więcej, jeżdżących codziennie między budowami; opłata od użytkownika czyni go drogim, gdy tylko rośniesz.
- Powered Now - brytyjska aplikacja pomyślana najpierw pod telefon, do wycen, faktur i terminów. Pasuje do: fachowców pracujących wyłącznie z telefonu, którzy nigdy nie siadają do laptopa.
- Co odpuścić - ogólne systemy CRM (HubSpot, Pipedrive, Zoho), chyba że już używasz ich do sprzedaży. Nie mają branżowego słownictwa, nie mają drogi od wyceny do faktury i nie obsługują brytyjskiego VAT-u. Sklecenie czegoś takiego z arkuszem kalkulacyjnym to najdroższa fałszywa oszczędność w administracji fachowca.
2. Księgowość i prowadzenie ksiąg
Self Assessment to termin, który przesądza o wyborze aplikacji księgowej. Wszystkie opcje tutaj są zgodne z Making Tax Digital (MTD), bo oprogramowanie bez MTD nie jest już legalne dla firm zarejestrowanych do VAT, ale wygoda pracy bywa różna. Większość fachowców prowadzi księgowość osobno i podłącza ją do aplikacji od zleceń, albo oddaje zadanie księgowej, która sama wybiera platformę.
- Xero - około 15-42 £ miesięcznie zależnie od planu, faktyczny standard brytyjskich księgowych. Większość branżowych CRM-ów (CMA, Tradify, YourTradebase) się z nim integruje. Pasuje do: fachowców korzystających z księgowej; księgowa ci podziękuje.
- FreeAgent - darmowy przy koncie firmowym w NatWest, Royal Bank of Scotland, Ulster albo Mettle; poza tym około 19 £ miesięcznie. Zbudowany dla jednoosobowych działalności i małych firm brytyjskich. Pasuje do: samozatrudnionych z kontem w grupie NatWest, u których koszt wynosi zero.
- QuickBooks - około 14-38 £ miesięcznie, rodowód amerykański, ale solidna obecność w Wielkiej Brytanii. Pasuje do: fachowców, których księgowa go preferuje; poza tym Xero jest zwykle łatwiejszym brytyjskim wyborem.
- FreshBooks - około 15-45 £ miesięcznie, nastawiony na Amerykę Północną, więc słabszy w brytyjskim VAT i w Construction Industry Scheme (CIS). Pasuje do: niszy; dla brytyjskich fachowców zwykle nie, chyba że używa go twoja księgowa.
- Co odpuścić - arkusze kalkulacyjne do VAT-u. Od czasu MTD dla VAT sam arkusz nie spełnia wymogów. Możesz zostać przy pracy na arkuszu, ale musisz składać przez oprogramowanie pomostowe, co dokłada tarcia; porządna aplikacja księgowa kosztuje tyle samo i oszczędza ten pomost.
3. Płatności kartą na budowie
Terminal zwraca się przy pierwszym kliencie, który mówi "nie mam przy sobie gotówki, mogę przelać jutro?", a ty oszczędzasz sobie ponaglania. W brytyjskiej branży płaci się dziś głównie kartą; pytanie brzmi, który czytnik ma dla twojego obrotu najniższą sumę kosztu początkowego i prowizji od transakcji.
- SumUp - czytnik za 39 £ (często w promocji za 19 £), 1,69 % od transakcji, bez opłaty miesięcznej i bez zobowiązania. Pasuje do: większości samozatrudnionych fachowców w Wielkiej Brytanii, zwłaszcza przyjmujących kartą poniżej 10 000 £ miesięcznie.
- Zettle (od PayPal) - czytnik za 29 £, 1,75 % od transakcji. Pasuje do: fachowców już korzystających z PayPal; prowizje nieco wyższe niż w SumUp przy identycznej obsłudze.
- Square - czytnik od 19 do 59 £, 1,75 % od transakcji przy płatności na miejscu. Pasuje do: fachowców, którzy obok czytnika chcą wbudowanej opcji fakturowania w aplikacji.
- Stripe Terminal - wyższy koszt na wejściu, niższe prowizje przy większej skali. Pasuje do: fachowców przyjmujących płatności zarówno linkiem na fakturze, jak i kartą na budowie; dla jednoosobowej działalności zwykle przerost formy.
- Przelew wraz z fakturą (bez czytnika) - 0 % prowizji, ale zwykle od 1 do 3 dni do zaksięgowania. Pasuje do: pracy dla firm, które i tak płacą na fakturę. Połącz to z czytnikiem przy zleceniach u osób prywatnych, gdzie klient chce zapłacić tego samego dnia.
4. Paragony, koszty i kilometry
Każdy zgubiony paragon to wyższy podatek. Fotografowanie paragonów to najsłabiej wykorzystywany nawyk administracyjny wśród samozatrudnionych fachowców w Wielkiej Brytanii, a aplikacje do tego kosztują mniej niż jeden brakujący paragon miesięcznie. Z kilometrami jest ten sam problem: HMRC pozwala na 45 pensów za milę przy pierwszych 10 000 mil, a większość fachowców co roku wykazuje tysiące za mało.
- Dext (dawniej Receipt Bank) - około 20-40 £ miesięcznie, standard wśród księgowych. Fotografujesz paragon, Dext wyciąga dane i synchronizuje je z Xero albo QuickBooks. Pasuje do: firm zarejestrowanych do VAT, których księgowa używa Dext.
- AutoEntry - około 12-25 £ miesięcznie, podobny do Dext i często tańszy. Pasuje do: firm zarejestrowanych do VAT, które same prowadzą księgi w Xero.
- Wbudowane przechwytywanie paragonów w twojej aplikacji księgowej - Xero, FreeAgent i QuickBooks mają przyzwoite funkcje fotografowania paragonów bez dopłaty. Pasuje do: samozatrudnionych z małą liczbą paragonów; wbudowane narzędzie w zupełności wystarcza.
- MileIQ - 4-6 £ miesięcznie, działa w tle i zapisuje każdy przejazd automatycznie. Pasuje do: fachowców jeżdżących do kilku zleceń dziennie. Zwraca się w pierwszym tygodniu porządnego rozliczania.
- Arkusz kalkulacyjny plus zdjęcia paragonów w albumie w telefonie - za darmo, działa, ale trudniej to uporządkować na koniec roku. Pasuje do: fachowców z bardzo małą liczbą wydatków (poniżej 10 paragonów miesięcznie).
5. Wiadomości i komunikacja z klientem
WhatsApp jest domyślnym kanałem brytyjskiej branży budowlanej i to się nie zmieni. Decyzja polega na tym, czy prowadzić go jako prywatny WhatsApp (za darmo, szybko, ale miesza pracę z życiem prywatnym i gubi wiadomości, gdy telefon się zepsuje), jako WhatsApp Business (osobno, z archiwum i automatycznymi odpowiedziami), czy przepuszczać wiadomości klientów przez aplikację do zleceń, żeby zostawały przy kartotece klienta.
- WhatsApp Business - za darmo, osobna aplikacja obok prywatnego WhatsAppa, obsługuje automatyczne odpowiedzi, godziny pracy i szybkie odpowiedzi. Pasuje do: każdego samozatrudnionego fachowca w Wielkiej Brytanii, który używa WhatsAppa do pracy. Nie ma żadnego powodu, żeby zostawiać wiadomości od klientów na prywatnym WhatsAppie.
- Wiadomości wewnątrz aplikacji do zleceń - CMA, Tradify i Workever mają wbudowane wiadomości zapisywane przy kartotece klienta. Pasuje do: fachowców, którym zależy na śladzie dokumentowym (akceptacje zmian, zmiany zakresu, nieodbyte terminy). Połącz WhatsApp Business z wiadomościami w aplikacji: WhatsApp do spraw luźnych, kanał w aplikacji do wszystkiego, co ma skutki finansowe.
- SMS z aplikacji do zleceń - przydatny przy powiadomieniach o dojeździe i przypomnieniach o terminie, na które klienci reagują lepiej niż na maile. Większość branżowych CRM-ów ma to bez dopłaty.
- Poczta elektroniczna - nadal właściwy kanał dla wycen i faktur w PDF oraz dla wszystkiego o charakterze umownym. Wysyłaj to z aplikacji do zleceń, żeby wiadomość automatycznie trafiała do kartoteki klienta.
- Co odpuścić - płatne narzędzia do wiadomości w CRM (Intercom, Front, Zendesk). Są zbudowane pod obsługę klienta firm software'owych, a nie pod fachowca wysyłającego sześć wiadomości tygodniowo.
6. Zdjęcia, materiały z budowy i przed i po
Zdjęciami sprzedajesz kolejne zlecenie. Większość fachowców je robi i gubi. Właściwy obieg zdjęć to ten, w którym każde zdjęcie trafia do właściwego zlecenia bez ręcznego oznaczania, a pary przed i po zostają możliwe do odnalezienia, gdy pół roku później będą ci potrzebne do reklamy.
- Google Photos - za darmo do 15 GB, inteligentne wyszukiwanie, automatyczna kopia zapasowa. Pasuje do: każdego fachowca jako ogólna siatka bezpieczeństwa. Nie potrafi oznaczać po zleceniu, więc sprawdza się raczej jako zapas niż jako narzędzie główne.
- Wgrywanie zdjęć wewnątrz aplikacji do zleceń - CMA, Tradify i YourTradebase pozwalają robić zdjęcia prosto w kartotece zlecenia, więc same przypisują się do właściwego klienta. Pasuje do: każdego trwającego zlecenia; to ten obieg sprawia, że zdjęcia da się odnaleźć jeszcze za trzy lata.
- CompanionLink i podobne osobne aplikacje fotograficzne dla branży - darmowe, dodają do zdjęć dane o lokalizacji. Pasuje do: fachowców chcących darmowego, samodzielnego narzędzia, którzy nie wybrali jeszcze aplikacji do zleceń.
- Instagram - dobry do publicznego pokazywania przed i po, fatalny jako archiwum. Pasuje do: niewielkiego wyboru twoich najlepszych prac, nie jako składowisko zdjęć.
- Co odpuścić - osobne usługi do plików (Dropbox, OneDrive) jako główny system na zdjęcia z budowy. Zdjęcia w folderach Dropboxa szybko się starzeją, bo nie mają powiązania z kartoteką klienta.
7. Zalecany zestaw dla fachowca w pojedynkę albo małej ekipy w Wielkiej Brytanii
Każda dołożona aplikacja dokłada tarcia za każdym razem, gdy między nimi przeskakujesz. Minimalny sensowny zestaw dla większości samozatrudnionych fachowców w Wielkiej Brytanii to cztery aplikacje, a piąta i szósta tylko przy konkretnych potrzebach. Poniższe zestawy to te, które faktycznie widzimy w użyciu (i w porzucaniu) u klientów CMA oraz w recenzjach konkurencji.
- Fachowiec w pojedynkę, bez pracowników, obrót poniżej 85 000 £ - zestaw czterech aplikacji: aplikacja do zleceń (CMA, Tradify albo YourTradebase) plus księgowość (FreeAgent przy NatWest, w innym razie Xero) plus czytnik kart (SumUp) plus WhatsApp Business. Odpuść śledzenie kilometrów, dopóki nie przekroczysz 5000 mil służbowych rocznie; odpuść osobną aplikację do paragonów, dopóki nie przekroczysz 20 paragonów miesięcznie.
- Rosnąca ekipa od 2 do 5 osób - zestaw pięciu aplikacji: branżowy CRM (CMA albo Tradify) plus Xero plus SumUp plus WhatsApp Business plus Dext albo AutoEntry do paragonów. Piąta aplikacja zwraca się szybko, gdy liczba paragonów rośnie.
- Specjalista z papierami regulowanymi (Gas Safe, NICEIC, Part P) - ten sam zestaw pięciu aplikacji plus narzędzie do certyfikatów zalecane przez twoją organizację branżową (dostęp do Gas Safe Register, NICEIC online, portal Building Control). Unikaj oprogramowania obiecującego "zastąpienie" prowadzenia certyfikatów; wersja wiążąca prawnie jest u organizacji branżowych.
- Wykonawca albo podwykonawca dla firm (prace w systemie CIS) - branżowy CRM jako podstawa plus Xero (albo FreeAgent) z włączonym CIS plus ustalona ścieżka faktury z płatnością przelewem. Czytniki kart mają mniejsze znaczenie; zgodne z CIS fakturowanie ma znacznie większe.
- Czego NIE robić - prowadzić osobnej aplikacji do wycen, osobnej do faktur, osobnej do terminarza, a do tego jeszcze CRM-u. Podejście "najlepsze z każdej półki" przegrywa za każdym razem z jedną przyzwoitą aplikacją wszystko w jednym, bo dane nigdy nie przechodzą czysto między czterema narzędziami. Jeśli nie stać cię na rozwiązanie wszystko w jednym, wskaż jedną aplikację jako system wiodący, a pozostałych używaj jako zasilających, nie jako równorzędnych.
Prosty przepływ pracy dla lepszego przygotowania wycen
Najpierw wybierz aplikację do zarządzania zleceniami - to kręgosłup, do którego wpływa reszta zestawu.
Dołóż aplikację księgową, na którą zgadza się twoja księgowa (albo o której wie, że jest w drodze), żeby VAT i Self Assessment były załatwione.
Dołóż czytnik kart, żeby płatność na budowie nigdy nie była wąskim gardłem.
Przenieś rozmowy służbowe z WhatsAppa na WhatsApp Business; jeśli masz branżowy CRM z wiadomościami, te ważne zapisuj również tam.
Dołóż przechwytywanie paragonów i śledzenie kilometrów, gdy skala uzasadni 10-20 £ miesięcznie - zwykle w okolicach 20 paragonów na miesiąc.
Przeglądaj zestaw co pół roku; usuwaj każdą aplikację, której naprawdę nie otworzyłeś przez 30 dni.
Pytanie o najlepsze aplikacje dla samozatrudnionych fachowców w Wielkiej Brytanii to w istocie dwa pytania: która aplikacja jest systemem wiodącym dla relacji z klientem i co ją zasila. Odpowiedz dobrze na pierwsze, a reszta zestawu wybierze się sama. Odpowiedz źle, a przez najbliższe trzy lata będziesz przepisywać nazwiska klientów.
Wybierz jeden branżowy CRM jako kręgosłup, jedną aplikację księgową, którą akceptuje księgowa, jeden czytnik kart i WhatsApp Business. To zestaw czterech aplikacji, na którym powinno być dziewięćdziesiąt procent samozatrudnionych fachowców w Wielkiej Brytanii. Przechwytywanie paragonów i kilometry dołóż, gdy skala to uzasadni, i opieraj się każdej aplikacji obiecującej zastąpić tę, którą już masz, dla nieznacznie lepszej funkcji.
Często zadawane pytania
Jaka jest najlepsza pojedyncza aplikacja dla samozatrudnionego fachowca w Wielkiej Brytanii?
Nie ma jednej aplikacji, która obejmuje wszystko. Najbliżej są branżowe CRM-y, jak CMA (ryczałt, oparty na portalu klienta) albo Tradify (zintegrowany z Xero, przodujący w brytyjskich zestawieniach recenzenckich). Większość fachowców kończy z czterema aplikacjami: branżowy CRM, księgowość (Xero albo FreeAgent), czytnik kart (SumUp) i WhatsApp Business. Trafny wybór branżowego CRM-u to decyzja o największej dźwigni, bo wszystko inne do niego wpływa.
Czy potrzebuję osobnych aplikacji do wycen, faktur i terminarza?
Nie, i należy tego wręcz aktywnie unikać. Nowoczesny brytyjski CRM branżowy (CMA, Tradify, YourTradebase) obsługuje wszystkie trzy na jednej kartotece, więc wycena staje się fakturą jednym kliknięciem, a zlecenie staje się terminem w kalendarzu bez przepisywania. Trzy osobne narzędzia oznaczają wpisanie nazwiska klienta trzy razy i gubienie danych między aplikacjami; to najczęstszy możliwy do uniknięcia podatek administracyjny w pracy fachowca na swoim.
Z jakiej aplikacji księgowej powinien korzystać brytyjski samozatrudniony?
FreeAgent, jeśli masz konto w NatWest, Royal Bank of Scotland, Ulster albo Mettle - przy koncie firmowym jest darmowy. Xero, jeśli używa go twoja księgowa, co dotyczy większości w Wielkiej Brytanii. QuickBooks, jeśli twoja księgowa go preferuje. U większości fachowców to preferencja księgowej przesądza sprawę; aplikacje są na tyle podobne, że spieranie się o to rzadko ma sens.
Jaki jest najtańszy czytnik kart dla samozatrudnionego fachowca?
SumUp za 39 £ (często w promocji za 19 £) z prowizją 1,69 % od transakcji ma dla większości samozatrudnionych fachowców w Wielkiej Brytanii najniższy koszt łączny. Nie ma opłaty miesięcznej ani abonamentu, a łączy się przez Bluetooth z iPhone'em albo Androidem. Zettle i Square to bliskie alternatywy, jeśli już korzystasz z PayPal albo chcesz mieć wbudowane fakturowanie w aplikacji.
Używać WhatsApp Business czy branżowego CRM-u do wiadomości z klientami?
Obu równolegle. WhatsApp Business do szybkich, nieformalnych informacji ("już jadę", "spóźnię się 10 minut"), bo tego oczekują brytyjscy klienci. Branżowy CRM z wbudowanymi wiadomościami do wszystkiego, co finansowe - akceptacji zmian, zmian zakresu, ponagleń do wycen - bo to musi zostać zapisane przy kartotece klienta dla śladu dokumentowego. Połączenie bije każde z osobna.
Czy warto płacić za aplikacje do paragonów i kilometrów?
Tak, gdy przekroczysz mniej więcej 20 paragonów miesięcznie albo 5000 mil służbowych rocznie. Dext albo AutoEntry zwracają się już przy pierwszej partii paragonów, które inaczej byś zgubił; MileIQ za 4-6 £ miesięcznie zwraca się przy pierwszym porządnym rozliczeniu kilometrów. Poniżej tych progów zwykle wystarczają wbudowane przechwytywanie paragonów w Xero albo FreeAgent i ręczna ewidencja przebiegu.
Powiązane zasoby
Przeglądaj odpowiednie strony produktów, przewodniki dla rzemieślników i artykuły pomocnicze, aby zbudować ten przepływ pracy w swojej firmie.
Powiązane funkcje CMA
Odkryj obszary produktu, które wspierają ten przepływ pracy od pierwszej wiadomości klienta do zatwierdzonej wyceny.
CMA pomaga rzemieślnikom przechowywać media projektowe, komunikację z klientami i wyceny w jednym miejscu, aby praca szybciej postępowała od pierwszego zapytania do zatwierdzonej wyceny.