Najbolje aplikacije za samostalne majstore u Ujedinjenom Kraljevstvu
Pošten izbor kategoriju po kategoriju: aplikacije koje samostalnom majstoru u Ujedinjenom Kraljevstvu doista trebaju - vođenje poslova, knjigovodstvo, plaćanje karticom, računi, fotografije i poruke - s imenovanim mogućnostima u svakom cjenovnom razredu i zbijenim preporučenim kompletom za one koji rade sami i za ekipe u rastu.
Ne postoji jedna aplikacija koja radi sve što samostalnom majstoru treba, što god reklame nagovještavale. Većina majstora u Ujedinjenom Kraljevstvu na kraju usporedno vrti četiri do šest aplikacija: jednu za klijente i poslove, jednu za knjigovodstvo, jednu za naplatu na gradilištu, jednu za račune, jednu za poruke i obično još jednu za fotografije. Pogoditi pravu četvorku razlika je između večeri papirologije i jednog sata.
Ovaj vodič pošteno govori koja aplikacija pobjeđuje u svakoj kategoriji za britanskog majstora koji radi sam ili u maloj ekipi, i gdje je popularan izbor pogrešan ako ste samostalni obrtnik, a ne tvrtka s više servisera. Pokriva i aplikacije koje vam NE trebaju, jer najčešći administrativni problem nije premalo softvera, nego previše, uz isto ime klijenta utipkano u tri različita alata.
CMA se spominje jer je CMA obrtnički CRM sve u jednom oko kojeg je izgrađena ova stranica, ali članak imenuje svakog vjerodostojnog britanskog konkurenta u kategorijama u kojima je usporedba stvarna. Preporučeni kompleti na kraju ne ovise o marki: zamijenite CMA s Tradifyjem ili YourTradebaseom ako vam neki od njih bolje odgovara i ostatak kompleta i dalje radi.
1. Vođenje poslova i izrada ponuda (glavna aplikacija)
Aplikacija za vođenje poslova kralježnica je vašeg kompleta. Sve ostalo - knjigovodstvo, računi, fotografije - ili se u nju slijeva ili radi uz nju. Promašite li ovdje, plaćat ćete to svaki dan. Britansko tržište samostalnih majstora ima otprilike pet vjerodostojnih mogućnosti koje sve vode put od ponude do računa s mobitela; razlike su u modelu cijena, dotjeranosti i u tome gdje smještaju odnos s klijentom.
- CMA - paušalno 49 £ mjesečno u jednoj razini, uključuje portal za klijente na kojem klijenti vide vlastite ponude, račune i datoteke na jednom mjestu. Odgovara: samostalnom majstoru ili ekipi od 2 do 3 osobe koja želi jednu aplikaciju koja drži cijeli odnos s klijentom, bez troška po korisniku.
- Tradify - oko 34 £ mjesečno, najčešće navođen britanski izbor u pregledima na stranicama s recenzijama. Razvijen na Novom Zelandu, snažna povezanost s Xerom. Odgovara: samostalnom majstoru ili maloj ekipi koja već koristi Xero i rado šalje ponude u PDF-u umjesto da koristi portal za klijente.
- YourTradebase - razvijen u Ujedinjenom Kraljevstvu, protuvrijednost oko 39 £ mjesečno, usmjeren na "papirologiju bez muke" uz vizualni kalendar rasporeda. Odgovara: britanskim majstorima koji žele predloške ponuda u središtu.
- Workever - od 29 £ po korisniku mjesečno, sa sjedištem u Londonu, optimizacija ruta za ekipe s više servisera. Odgovara: ekipama od 3 servisera naviše koje se svakodnevno voze između gradilišta; trošak po korisniku čini ga skupim čim narastete.
- Powered Now - britanska aplikacija zamišljena prvo za mobitel, za ponude, račune i termine. Odgovara: majstorima koji rade isključivo s telefona i nikad ne sjednu za prijenosnik.
- Što preskočiti - opće CRM sustave (HubSpot, Pipedrive, Zoho), osim ako ih već koristite za prodaju. Ne poznaju obrtničko nazivlje, nemaju put od ponude do računa i ne rješavaju britanski PDV. Krpati nešto takvo uz proračunsku tablicu najskuplja je lažna ušteda u obrtničkoj administraciji.
2. Knjigovodstvo i vođenje poslovnih knjiga
Self Assessment je rok koji odlučuje koju ćete knjigovodstvenu aplikaciju odabrati. Sve mogućnosti ovdje usklađene su s Making Tax Digital (MTD), jer softver bez MTD-a više nije zakonit za obveznike PDV-a, ali se iskustvo korištenja prilično razlikuje. Većina majstora ili vodi knjigovodstvo odvojeno pa ga poveže s aplikacijom za poslove, ili posao preda knjigovođi koji platformu bira umjesto njih.
- Xero - oko 15 do 42 £ mjesečno ovisno o paketu, zapravo standard britanskih knjigovođa. Većina obrtničkih CRM-ova (CMA, Tradify, YourTradebase) se povezuje. Odgovara: majstorima koji imaju knjigovođu; knjigovođa će vam zahvaliti.
- FreeAgent - besplatan uz poslovni račun u NatWestu, Royal Bank of Scotland, Ulsteru ili Mettleu; inače oko 19 £ mjesečno. Građen za samostalne obrtnike i male britanske tvrtke. Odgovara: samostalnim obrtnicima koji posluju preko grupe NatWest, kojima je trošak nula.
- QuickBooks - oko 14 do 38 £ mjesečno, američkog podrijetla ali s čvrstom prisutnošću u Ujedinjenom Kraljevstvu. Odgovara: majstorima čiji ga knjigovođa preferira; inače je Xero obično jednostavniji britanski izbor.
- FreshBooks - oko 15 do 45 £ mjesečno, sjevernoamerički postavljen pa slabiji u britanskom PDV-u i u Construction Industry Scheme (CIS). Odgovara: niši; britanskim majstorima obično ne, osim ako ga vaš knjigovođa koristi.
- Što preskočiti - proračunske tablice za PDV. Otkad postoji MTD za PDV, sama tablica nije usklađena. Možete zadržati rad u tablici, ali morate podnositi preko premosnog softvera, što dodaje trenje; prava knjigovodstvena aplikacija stoji jednako i štedi vam most.
3. Plaćanje karticom na gradilištu
Čitač kartica isplati se prvi put kad klijent kaže "nemam gotovine kod sebe, može sutra virmanom?", a vi si prištedite požurivanje. Britanski obrt danas uglavnom naplaćuje karticom; pitanje je koji čitač ima najnižu kombinaciju početnog troška i naknade po transakciji za vaš obujam.
- SumUp - čitač za 39 £ (često na akciji za 19 £), 1,69 % po transakciji, bez mjesečne naknade i bez obveze. Odgovara: većini samostalnih majstora u Ujedinjenom Kraljevstvu, osobito onima koji karticom naplaćuju ispod 10.000 £ mjesečno.
- Zettle (od PayPala) - čitač za 29 £, 1,75 % po transakciji. Odgovara: majstorima koji već koriste PayPal; naknade malo više nego kod SumUpa uz istovjetno korištenje.
- Square - čitač od 19 do 59 £, 1,75 % po transakciji uz fizičku prisutnost. Odgovara: majstorima koji uz čitač žele i ugrađenu mogućnost izdavanja računa u aplikaciji.
- Stripe Terminal - veći početni trošak, niže naknade kad obujam poraste. Odgovara: majstorima koji naplaćuju i poveznicom za plaćanje na računu I karticom na gradilištu; samostalnima je obično previše.
- Virman uz račun (bez čitača) - 0 % naknade, ali obično 1 do 3 dana do knjiženja. Odgovara: poslovima za tvrtke, koje ionako plaćaju po računu. Uparite to s čitačem za poslove kod privatnih klijenata, gdje klijent očekuje da plati istog dana.
4. Računi, troškovi i kilometraža
Svaki izgubljeni račun veći je porez. Fotografiranje računa najslabije je iskorištena administrativna navika među samostalnim majstorima u Ujedinjenom Kraljevstvu, a aplikacije za to stoje manje od jednog izgubljenog računa mjesečno. S kilometražom je isti problem: HMRC priznaje 45 penija po milji za prvih 10.000 milja, a većina majstora svake godine prijavi tisuće premalo.
- Dext (ranije Receipt Bank) - oko 20 do 40 £ mjesečno, standard među knjigovođama. Slikate račun, Dext izvuče podatke i uskladi ih s Xerom ili QuickBooksom. Odgovara: obveznicima PDV-a čiji knjigovođa koristi Dext.
- AutoEntry - oko 12 do 25 £ mjesečno, sličan Dextu i često jeftiniji. Odgovara: obveznicima PDV-a koji sami vode knjige u Xeru.
- Ugrađeno hvatanje računa u vašoj knjigovodstvenoj aplikaciji - Xero, FreeAgent i QuickBooks svi imaju pristojnu funkciju slikanja računa uključenu bez doplate. Odgovara: samostalnima s malo računa; ugrađeni alat je sasvim dovoljan.
- MileIQ - 4 do 6 £ mjesečno, radi u pozadini i automatski bilježi svaku vožnju. Odgovara: majstorima koji dnevno voze do više gradilišta. Isplati se već u prvom tjednu urednog prijavljivanja.
- Proračunska tablica uz fotografije računa u albumu na mobitelu - besplatno, radi, ali je na kraju godine teže složiti. Odgovara: majstorima s vrlo malo troškova (ispod 10 računa mjesečno).
5. Poruke i komunikacija s klijentom
WhatsApp je zadani kanal britanskog obrta i to se neće promijeniti. Odluka je hoćete li ga voditi kao privatni WhatsApp (besplatno, brzo, ali miješa posao s privatnim životom i gubi poruke kad se mobitel pokvari), kao WhatsApp Business (odvojeno, s arhivom i automatskim odgovorima), ili ćete poruke klijenata provlačiti kroz aplikaciju za poslove kako bi ostale uz karton klijenta.
- WhatsApp Business - besplatan, zasebna aplikacija uz privatni WhatsApp, podržava automatske odgovore, radno vrijeme i brze odgovore. Odgovara: svakom samostalnom majstoru u Ujedinjenom Kraljevstvu koji WhatsApp koristi za posao. Nema nijednog razloga da poruke klijenata ostanu na privatnom WhatsAppu.
- Poruke unutar aplikacije za poslove - CMA, Tradify i Workever imaju ugrađene poruke koje se bilježe uz karton klijenta. Odgovara: majstorima kojima je stalo do traga u dokumentaciji (odobrenja izmjena, promjene opsega, propušteni termini). Uparite WhatsApp Business s porukama u aplikaciji: WhatsApp za neobavezno, kanal u aplikaciji za sve što ima financijske posljedice.
- SMS iz aplikacije za poslove - koristan za poruke o dolasku i podsjetnike na termin, na koje klijenti reagiraju bolje nego na e-poštu. Većina obrtničkih CRM-ova to uključuje bez doplate.
- E-pošta - i dalje pravi kanal za ponude i račune u PDF-u te za sve što ima ugovornu težinu. Šaljite to iz aplikacije za poslove kako bi poruka automatski završila uz karton klijenta.
- Što preskočiti - plaćene CRM alate za poruke (Intercom, Front, Zendesk). Građeni su za korisničku podršku softverskih tvrtki, a ne za samostalnog obrtnika koji tjedno pošalje šest poruka.
6. Fotografije, snimke s gradilišta i prije i poslije
Fotografijama prodajete sljedeći posao. Većina majstora ih snimi pa izgubi. Ispravan tijek s fotografijama onaj je koji svaku fotografiju smjesti na pravi posao bez ručnog označavanja i zadrži parove prije i poslije pronalazivima kad vam zatrebaju za promidžbu šest mjeseci kasnije.
- Google Photos - besplatno do 15 GB, pametna pretraga, automatska sigurnosna kopija. Odgovara: svakom majstoru kao opća sigurnosna mreža. Ne zna označavati po poslu, pa bolje radi kao rezerva nego kao glavni alat.
- Prijenos fotografija unutar aplikacije za poslove - CMA, Tradify i YourTradebase omogućuju snimanje fotografija izravno u kartonu posla, pa se same označe na pravog klijenta. Odgovara: svakom poslu u tijeku; upravo taj tijek čini fotografije pronalazivima i za tri godine.
- CompanionLink i slične zasebne obrtničke aplikacije za fotografije - besplatne, fotografijama s posla dodaju podatke o lokaciji. Odgovara: majstorima koji žele besplatan samostalan alat, a još nisu odabrali aplikaciju za poslove.
- Instagram - dobar za javno prikazivanje prije i poslije, očajan kao arhiva. Odgovara: malom izboru vaših najboljih radova, a ne kao odlagalište fotografija.
- Što preskočiti - zasebne usluge za datoteke (Dropbox, OneDrive) kao glavni sustav za fotografije s gradilišta. Fotografije u mapama Dropboxa brzo zastare jer nemaju vezu s kartonom klijenta.
7. Preporučeni komplet za samostalnog majstora ili malu ekipu u Ujedinjenom Kraljevstvu
Svaka nagomilana aplikacija dodaje trenje svaki put kad prelazite s jedne na drugu. Najmanji smislen komplet za većinu samostalnih majstora u Ujedinjenom Kraljevstvu čine četiri aplikacije, a peta i šesta samo uz posebne potrebe. Kompleti u nastavku oni su koje doista viđamo u upotrebi (i u napuštanju) kod korisnika CMA-a i u recenzijama konkurencije.
- Samostalni majstor, bez zaposlenih, promet ispod 85.000 £ - komplet od četiri aplikacije: aplikacija za poslove (CMA, Tradify ili YourTradebase) plus knjigovodstvo (FreeAgent ako ste u NatWestu, inače Xero) plus čitač kartica (SumUp) plus WhatsApp Business. Praćenje kilometraže preskočite dok ne prijeđete 5.000 poslovnih milja godišnje; zasebnu aplikaciju za račune preskočite dok ne prijeđete 20 računa mjesečno.
- Ekipa u rastu od 2 do 5 osoba - komplet od pet aplikacija: obrtnički CRM (CMA ili Tradify) plus Xero plus SumUp plus WhatsApp Business plus Dext ili AutoEntry za račune. Peta se aplikacija brzo isplati kako broj računa raste.
- Specijalist s reguliranom papirologijom (Gas Safe, NICEIC, Part P) - isti komplet od pet aplikacija plus alat za vođenje certifikata koji preporučuje vaša strukovna organizacija (pristup Gas Safe Registeru, NICEIC na internetu, portal Building Controla). Izbjegavajte softver koji obećava "zamijeniti" vođenje certifikata; mjerodavna inačica je kod strukovnih organizacija.
- Izvođač ili podizvođač za tvrtke (radovi u sustavu CIS) - obrtnički CRM kao osnova plus Xero (ili FreeAgent) s uključenim CIS-om plus utvrđen tijek izdavanja računa s plaćanjem virmanom. Čitači kartica manje su važni; izdavanje računa usklađeno s CIS-om mnogo je važnije.
- Što NE raditi - vrtjeti zasebnu aplikaciju za ponude, zasebnu za račune, zasebnu za raspored i uz to još CRM. Pristup "najbolje iz svake kategorije" svaki put gubi od jednog pristojnog rješenja sve u jednom, jer podaci nikad ne prelaze čisto između četiri alata. Ako si rješenje sve u jednom ne možete priuštiti, jedno proglasite vodećim sustavom, a ostale koristite kao dobavljače podataka, ne kao ravnopravne.
Jednostavan radni tijek za bolju pripremu ponuda
Prvo odaberite aplikaciju za vođenje poslova - ona je kralježnica u koju se slijeva ostatak kompleta.
Dodajte knjigovodstvenu aplikaciju s kojom se vaš knjigovođa slaže (ili zna da stiže), kako bi PDV i Self Assessment bili pokriveni.
Dodajte čitač kartica kako plaćanje na gradilištu nikad ne bi bilo usko grlo.
Prebacite poslovne razgovore s WhatsAppa na WhatsApp Business; ako koristite obrtnički CRM s porukama, važne bilježite i ondje.
Dodajte hvatanje računa i praćenje kilometraže kad obujam opravda 10 do 20 £ mjesečno - obično oko 20 računa na mjesec.
Preispitajte komplet svakih 6 mjeseci; izbacite svaku aplikaciju koju niste doista otvorili u 30 dana.
Pitanje o najboljim aplikacijama za samostalne majstore u Ujedinjenom Kraljevstvu zapravo su dva pitanja: koja je aplikacija vodeći sustav za odnos s klijentom i što se u nju slijeva. Pogodite prvo i ostatak kompleta bira se sam. Promašite ga i sljedeće tri godine prepisivat ćete imena klijenata.
Odaberite jedan obrtnički CRM kao kralježnicu, jednu knjigovodstvenu aplikaciju koju knjigovođa odobrava, jedan čitač kartica i WhatsApp Business. To je komplet od četiri aplikacije na kojem bi trebalo biti devedeset posto samostalnih majstora u Ujedinjenom Kraljevstvu. Hvatanje računa i kilometražu dodajte kad obujam to opravda, i odolite svakoj aplikaciji koja obećava zamijeniti onu koju već imate zbog neznatno bolje mogućnosti.
Česta pitanja
Koja je najbolja pojedinačna aplikacija za samostalnog majstora u Ujedinjenom Kraljevstvu?
Ne postoji jedna aplikacija koja pokriva sve. Najbliži su obrtnički CRM-ovi poput CMA-a (paušal, s portalom za klijente u središtu) ili Tradifyja (povezan s Xerom, prvi u pregledima britanskih stranica s recenzijama). Većina majstora na kraju vrti četiri aplikacije: obrtnički CRM, knjigovodstvo (Xero ili FreeAgent), čitač kartica (SumUp) i WhatsApp Business. Dobro odabrati obrtnički CRM odluka je s najvećom polugom jer se sve ostalo u njega slijeva.
Trebaju li mi zasebne aplikacije za ponude, račune i raspored?
Ne, i to treba čak aktivno izbjegavati. Suvremeni britanski obrtnički CRM (CMA, Tradify, YourTradebase) rješava sve troje na jednom kartonu, pa ponuda jednim klikom postaje račun, a posao postaje termin u kalendaru bez ponovnog upisivanja. Tri zasebna alata znače da ime klijenta upisujete tri puta i gubite podatke između aplikacija; to je najčešći izbježivi administrativni porez u radu samostalnog majstora.
Koju knjigovodstvenu aplikaciju treba koristiti britanski samostalni obrtnik?
FreeAgent ako poslujete preko NatWesta, Royal Bank of Scotland, Ulstera ili Mettlea - uz poslovni račun je besplatan. Xero ako ga koristi vaš knjigovođa, što u Ujedinjenom Kraljevstvu vrijedi za većinu. QuickBooks ako ga vaš knjigovođa preferira. Kod većine majstora sklonost knjigovođe presuđuje; aplikacije su dovoljno slične da se rijetko isplati oko toga prepirati.
Koji je najjeftiniji čitač kartica za samostalnog majstora?
SumUp za 39 £ (često na akciji za 19 £) uz 1,69 % po transakciji ima najniži ukupni trošak za većinu samostalnih majstora u Ujedinjenom Kraljevstvu. Nema mjesečne naknade ni pretplate, a povezuje se Bluetoothom s iPhoneom ili Androidom. Zettle i Square bliske su zamjene ako već koristite PayPal ili želite ugrađeni alat za račune u aplikaciji.
Da za poruke klijentima koristim WhatsApp Business ili obrtnički CRM?
Oboje, usporedno. WhatsApp Business za brze neformalne obavijesti ("krećem", "kasnim 10 minuta") jer to britanski klijenti očekuju. Obrtnički CRM s ugrađenim porukama za sve što je financijsko - odobrenja izmjena, promjene opsega, podsjećanje na ponude - jer se to mora zabilježiti uz karton klijenta zbog traga u dokumentaciji. Kombinacija pobjeđuje svako od toga zasebno.
Isplati li se plaćati aplikacije za račune i kilometražu?
Da, kad prijeđete otprilike 20 računa mjesečno ili 5.000 poslovnih milja godišnje. Dext ili AutoEntry isplate se već na prvom snopu računa koje biste inače izgubili; MileIQ za 4 do 6 £ mjesečno isplati se na prvoj uredno prijavljenoj kilometraži. Ispod tih pragova obično su dovoljni ugrađeno hvatanje računa u Xeru ili FreeAgentu i ručna evidencija prijeđenih milja.
Povezani resursi
Istražite relevantne stranice proizvoda, vodiče za obrte i prateće članke kako biste izgradili ovaj radni tijek u svojoj tvrtki.
Povezane CMA značajke
Istražite područja proizvoda koja podržavaju ovaj radni tijek od prve klijentove poruke do odobrene ponude.
CMA pomaže obrtnicima da projektne medije, komunikaciju s klijentima i ponude drže na jednom mjestu kako bi posao brže napredovao od prvog upita do odobrene ponude.