Verwandeln Sie angenommene Angebote in schnellere Zahlungen
Den Auftrag zu gewinnen ist nur die halbe Miete. Ein verlässlicher Ablauf vom Angebot zur Rechnung hilft Handwerkern, die Anzahlung am selben Tag zu kassieren, die nächste Teilrechnung pünktlich zu stellen und nicht zwei Wochen später dem Geld nachzulaufen.
Sie gewinnen im März eine Küchenmodernisierung. Der Kunde unterschreibt das Angebot am Dienstag. Sie bestellen die Möbel am Donnerstag. Sechs Wochen später warten Sie immer noch auf den Eingang der Anzahlung, weil nie vereinbart wurde, wann sie fällig ist.
Die meisten Geschichten über verspätete Zahlungen beginnen so. Nicht mit einem schwierigen Kunden, sondern mit einem Angebot, das nie festgelegt hat, wann Geld fließen sollte.
Die Lösung ist langweilig. Legen Sie den Zahlungsplan fest, bevor Sie den Auftrag gewinnen, nicht danach.
Legen Sie Zahlungserwartungen schon im Angebot fest
Die meisten Streitigkeiten über verspätete Zahlungen drehen sich um etwas, das das Angebot vage gelassen hat. Klären Sie es vorne, dann ist die Rechnung nur noch Papierkram.
Nehmen Sie eine Anzahlungssumme, einen Meilensteinplan für größere Aufträge und Fälligkeitsdaten auf, die zu Ihrem Lieferplan passen. Wenn die Bedingungen auf derselben Seite stehen, die der Kunde unterschrieben hat, gibt es später nichts zu diskutieren.
- Definieren Sie eine Anzahlung, die Material- und Vorbereitungsaufwand deckt.
- Nutzen Sie Teilzahlungen für mehrwöchige Aufträge.
- Geben Sie Fälligkeitsdaten und Zahlungsweg in einfacher Sprache an.
- Machen Sie die Zahlungsbedingungen vor der Annahme sichtbar.
Rechnen Sie sofort nach der Annahme
Senden Sie die Anzahlungsrechnung am selben Tag, an dem unterschrieben wird. Der Auftrag steht noch ganz oben auf der Aufregungsliste, und die Karte liegt noch auf dem Tisch.
Warten Sie eine Woche, dann ist dem Kunden der gebuchte Urlaub eingefallen, das umgewehte Zaunelement vom Sonntag und die vier anderen Handwerker, denen er auch noch hinterhertelefonieren wollte. Je länger Sie warten, desto mehr Konkurrenz hat Ihre Rechnung um Aufmerksamkeit.
- Stellen Sie die Anzahlungsrechnung aus, sobald das Angebot angenommen ist.
- Übernehmen Sie freigegebene Positionen, um Tippfehler zu vermeiden.
- Halten Sie Rechnungstexte konsistent mit dem Angebot.
- Verfolgen Sie den Status, damit Sie zur richtigen Zeit nachhaken.
Verkürzen Sie die Inkassozeit mit Online-Zahlungen
Eine Überweisung ist etwas, das der Kunde heute Abend machen will und dann vergisst. Ein Pay-Now-Knopf in der Rechnung, die er gerade ohnehin offen hat, ist etwas, das er in zwanzig Sekunden erledigt.
Diese eine Änderung verschiebt die meisten Rechnungen von zwei Wochen auf denselben Abend. Sie bedeutet außerdem weniger unangenehme Erinnerungen und einen planbareren Kalender in der Woche danach.
- Geben Sie Kunden direkt aus der Rechnungsansicht einen Bezahlweg.
- Sparen Sie Verwaltungsaufwand beim Abgleich von Bankreferenzen.
- Erfassen Sie Teilzahlungen sauber, wenn nötig.
- Halten Sie eine vollständige Belegspur pro Rechnung vor.
Ein einfacher Arbeitsablauf für bessere Angebotsvorbereitung
Senden Sie ein Angebot mit Anzahlungs- und Teilzahlungsbedingungen.
Wandeln Sie das angenommene Angebot sofort in eine Rechnung um.
Teilen Sie die Rechnung mit aktivierter Online-Zahlung.
Verfolgen Sie den Status und senden Sie Erinnerungen nur, wenn wirklich nötig.
Unvorhersehbarer Cashflow ist meist kein Kundenproblem. Es ist ein Angebotsproblem, das sechs Wochen später als solches verkleidet auftaucht.
Legen Sie die Anzahlung, die Stufentermine und den Restbetrag fest, bevor jemand etwas unterschreibt. Alles weiter unten wird leiser.
Wenn Sie immer noch in jedem Anschreiben Zahlungsbedingungen aus alten Angeboten zusammenkopieren, bauen Sie sie einmal in die Angebotsvorlage ein und denken Sie nicht mehr darüber nach. CMA trägt Anzahlung, Stufentermine und Pay-Now-Link vom angenommenen Angebot bis zur bezahlten Rechnung auf einem Datensatz - probieren Sie es beim nächsten Angebot, das Sie verschicken.
Häufige Fragen
Sollte ich vor der Materialbestellung eine Anzahlung verlangen?
Ja. Bei den meisten Aufträgen schützt eine Anzahlung den Cashflow und reduziert das Risiko, bevor Sie sich auf Materialausgaben festlegen.
Kann ich größere Projekte in Teilrechnungen splitten?
Ja. Stufenweise Rechnungsstellung ist ideal für mehrwöchige Projekte, in denen die Arbeit in Meilensteinen geliefert wird.
Reduziert Online-Kartenzahlung den Aufwand mit verspäteten Zahlungen?
In der Regel ja. Sie verkürzt den Abstand zwischen Rechnungsversand und Zahlung, weil Kunden sofort zahlen können.
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CMA hilft Handwerkern, Projektmedien, Kundenkommunikation und Angebotserstellung an einem Ort zu halten, damit die Arbeit von der ersten Anfrage bis zum genehmigten Angebot schneller vorangeht.