Zet goedgekeurde offertes om in snellere betalingen
Het werk binnenhalen is slechts het halve werk. Een betrouwbare workflow van offerte tot factuur helpt vakmensen om de aanbetaling nog dezelfde dag te innen, de volgende termijnfactuur op tijd op te stellen en niet twee weken later achter het geld aan te zitten.
Jij wint een keukenrefit in maart. De opdrachtgever ondertekent de offerte op dinsdag. Je bestelt de units op donderdag. Zes weken later wacht u nog steeds op de betaling van de aanbetaling, omdat niemand ooit heeft afgesproken wanneer deze moest worden betaald.
De meeste verhalen over betalingsachterstanden beginnen zo. Niet met een lastige klant, maar met een offerte waarin nooit werd aangegeven wanneer het geld van eigenaar zou moeten wisselen.
De oplossing is saai. Bepaal het betalingsschema voordat u het werk wint, en niet erna.
Stel betalingsverwachtingen in de offerte in
De meeste discussies over late betalingen gaan over iets wat de offerte vaag heeft gelaten. Leg het vooraf vast en de factuur die volgt is gewoon papierwerk.
Voeg een aanbetalingsbedrag toe, een mijlpalenschema voor grotere klussen en vervaldata die overeenkomen met je leveringstijdlijn. Wanneer de voorwaarden op dezelfde pagina staan die de klant heeft ondertekend, valt er later niets meer over te discussiëren.
- Definieer een aanbetaling om materialen en voorbereidingstijd te dekken.
- Gebruik termijnbetalingen voor banen van meerdere weken.
- Voeg vervaldatums en betalingsmethodegegevens toe in duidelijke taal.
- Maak de betalingsvoorwaarden vóór acceptatie zichtbaar.
Factuur direct na acceptatie
Stuur de aanbetalingsfactuur op de dag dat ze tekenen. De klus is dan nog het spannendste op hun lijst, en de bankpas ligt nog in hun hand.
Wacht een week en de klant heeft alweer gedacht aan de vakantie die ze willen boeken, het schuttingpaneel dat zondag is omgewaaid en de vier andere vakmensen die ze nog moesten benaderen. Hoe langer je wacht, hoe meer concurrentie de factuur heeft om aandacht.
- Maak de aanbetalingsfactuur uit zodra de offerte is geaccepteerd.
- Gebruik goedgekeurde regelitems opnieuw om fouten bij het opnieuw sleutelen te voorkomen.
- Zorg ervoor dat de factuurbeschrijvingen consistent zijn met de offerte.
- Houd de status bij, zodat u op het juiste moment actie kunt ondernemen.
Gebruik online betalingen om de incassocyclus te verkorten
Een bankoverschrijving is iets wat de klant van plan is vanavond te doen, en dan vergeet. Een betaal-nu-knop op de factuur waar ze toch al naar kijken, is iets wat ze in twintig seconden afronden.
Die ene wijziging verschuift de meeste facturen van twee weken naar dezelfde avond. Het betekent ook minder ongemakkelijke herinneringen en een voorspelbaardere agenda de week erna.
- Geef klanten een direct betaal-nu-pad vanuit de factuurweergave.
- Verminder de administratieve uitgaven voor het controleren van bankreferenties.
- Registreer deelbetalingen netjes wanneer dat nodig is.
- Houd een volledige audit trail bij per factuur.
Een eenvoudige workflow voor betere offertes
Stuur een offerte met de aanbetalings- en termijnbetalingsvoorwaarden.
Zet de geaccepteerde offerte direct om naar een factuur.
Deel de factuur terwijl online betalen is ingeschakeld.
Houd de status bij en stuur alleen herinneringen als dat echt nodig is.
Een onvoorspelbare cashflow is doorgaans geen probleem voor de klant. Het is een probleem in de quote-fase dat zes weken later, verkleed als één, opduikt.
Bepaal de aanbetaling, de etappedata en het eindsaldo voordat iemand iets tekent. Alles stroomafwaarts wordt stiller.
Als je nog steeds betalingsvoorwaarden in de begeleidende notitie van elke offerte plakt, bouw ze dan één keer in je offertesjabloon in en denk er niet meer aan. CMA neemt de aanbetaling, de termijndata en de betaal-nu-link mee van geaccepteerde offerte tot betaalde factuur op één record - probeer het uit op de volgende offerte die je verstuurt.
Veelgestelde vragen
Moet ik een aanbetaling vragen voordat ik materialen bestel?
Ja. Voor de meeste banen beschermt een aanbetaling de cashflow en vermindert het risico voordat u materiële uitgaven doet.
Kan ik grotere projecten opsplitsen in fasefacturen?
Ja. Fasefacturering is ideaal voor projecten van meerdere weken waarbij het werk in mijlpalen wordt opgeleverd.
Vermindert online kaartbetaling de administratie voor te late betalingen?
Meestal wel. Het verkleint de kloof tussen factuurlevering en betaling, omdat klanten direct kunnen betalen.
Gerelateerde bronnen
Bekijk relevante productpagina's, vakgidsen en ondersteunende artikelen om deze workflow in je bedrijf in te richten.
Gerelateerde CMA-functies
Bekijk de productgebieden die deze workflow ondersteunen van het eerste klantbericht tot een goedgekeurde offerte.
CMA helpt vakmensen projectmedia, klantcommunicatie en offertes op één plek te houden zodat werk sneller doorloopt van eerste aanvraag tot goedgekeurde offerte.