Trasforma i preventivi approvati in pagamenti più rapidi
Vincere il lavoro è solo metà della battaglia. Un flusso affidabile dal preventivo alla fattura aiuta i commercianti a riscuotere il deposito lo stesso giorno, a emettere puntualmente la fattura della fase successiva e a smettere di rincorrere il denaro due settimane dopo.
Vinci una ristrutturazione della cucina a marzo. Il cliente firma il preventivo di martedì. Ordinate le unità giovedì. Sei settimane dopo, stai ancora aspettando che il deposito venga saldato perché nessuno ha mai concordato quando sarebbe dovuto.
La maggior parte delle storie di ritardi nei pagamenti iniziano così. Non con un cliente difficile, ma con un preventivo che non specificava mai quando il denaro avrebbe dovuto passare di mano.
La correzione è noiosa. Decidi il programma di pagamento prima di aggiudicarti il lavoro, non dopo.
Imposta le aspettative di pagamento all'interno del preventivo
La maggior parte delle discussioni sui pagamenti in ritardo riguarda qualcosa che il preventivo ha lasciato vago. Mettilo a fuoco fin dall'inizio e la fattura che segue è solo burocrazia.
Includi un importo di deposito, una pianificazione delle tappe fondamentali per lavori più grandi e date di scadenza che corrispondano alla tempistica di consegna. Quando i termini si trovano sulla stessa pagina che il cliente ha firmato, non c'è nulla su cui discutere in seguito.
- Definire un deposito per coprire i materiali e i tempi di preparazione.
- Utilizza pagamenti scaglionati per lavori di più settimane.
- Aggiungi date di scadenza e dettagli sul metodo di pagamento in un linguaggio semplice.
- Rendi visibili i termini di pagamento prima dell'accettazione.
Fattura immediatamente dopo l'accettazione
Invia la fattura del deposito lo stesso giorno in cui firmano. Il lavoro è ancora la cosa più entusiasmante della loro lista e la carta è ancora in mano.
Aspetta una settimana e il cliente si è ricordato della vacanza che voleva prenotare, del pannello della recinzione caduto domenica e degli altri quattro artigiani che intendeva contattare. Più aspetti, più la fattura ha concorrenza per ottenere attenzione.
- Emettere la fattura di deposito non appena il preventivo viene accettato.
- Riutilizza gli elementi pubblicitari approvati per evitare errori di reimmissione delle chiavi.
- Mantieni le descrizioni delle fatture coerenti con il preventivo.
- Tieni traccia dello stato in modo da poterti ricontattare al momento giusto.
Utilizza i pagamenti online per abbreviare il ciclo di riscossione
Un bonifico bancario è qualcosa che il cliente pensa di fare stasera, e poi se ne dimentica. Un pulsante di pagamento immediato sulla fattura che sta già guardando è qualcosa che completa in venti secondi.
Quel singolo cambiamento sposta la maggior parte delle fatture da due settimane alla stessa sera. Significa anche meno promemoria imbarazzanti e un'agenda più prevedibile la settimana successiva.
- Offri ai clienti un percorso diretto di pagamento immediato dalla visualizzazione fattura.
- Riduci le spese amministrative per il controllo delle referenze bancarie.
- Registra i pagamenti parziali in modo pulito quando necessario.
- Mantieni una traccia di controllo completa per fattura.
Un flusso di lavoro semplice per una migliore preparazione dei preventivi
Invia un preventivo che includa i termini di deposito e pagamento rateale.
Converti immediatamente il preventivo accettato in una fattura.
Condividi la fattura con il pagamento online abilitato.
Tieni traccia dello stato e invia promemoria solo quando realmente necessario.
Il flusso di cassa imprevedibile di solito non è un problema del cliente. È un problema della fase di citazione che si presenta sei settimane dopo vestito come tale.
Decidi l'acconto, le date della tappa e il saldo finale prima che qualcuno firmi qualcosa. Tutto a valle diventa più silenzioso.
Se stai ancora incollando i termini di pagamento nella nota di accompagnamento di ogni preventivo, integrali una volta nel modello di preventivo e smetti di pensarci. CMA porta il deposito, le date delle fasi e il link per il pagamento immediato dal preventivo accettato alla fattura pagata su un unico record - provalo sul prossimo preventivo che invii.
Domande comuni
Devo chiedere un acconto prima di ordinare i materiali?
SÌ. Per la maggior parte dei lavori, un deposito protegge il flusso di cassa e riduce i rischi prima di impegnarsi in spese materiali.
Posso suddividere progetti più grandi in fatture parziali?
SÌ. La fatturazione per fasi è ideale per progetti di più settimane in cui il lavoro viene consegnato per tappe.
Il pagamento online con carta riduce i ritardi di amministrazione?
Di solito sì. Riduce il divario tra la consegna della fattura e il pagamento perché i clienti possono pagare istantaneamente.
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