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Rechnungen & Zahlungen

Bezahlt zu werden ist der Sinn der Arbeit. Dieser Leitfaden behandelt das Erstellen einer Rechnung, das Zustellen an den Kunden, das Annehmen von Kartenzahlungen online über Ihr eigenes Stripe-Konto und das Verfolgen, was bezahlt wurde und was noch offen ist.

Eine Rechnung erstellen

1 Öffnen Sie Invoices über das Hauptmenü und wählen Sie Create. Eine neue Rechnung öffnet sich mit einer bereits ausgefüllten Referenz (wie INV-0001) und einem Fälligkeitsdatum 30 days in der Zukunft.
2 Wählen Sie den Kunden aus, für den die Rechnung bestimmt ist.
3 Wählen Sie Add item, um eine Position hinzuzufügen. Wählen Sie ein Produkt aus Ihrem Katalog aus, und CMA füllt die Beschreibung, den Stückpreis und den VAT-Satz für Sie aus, oder geben Sie eine einmalige Beschreibung von Hand ein.
4 Legen Sie die Menge für jede Position fest - der Zwischenbetrag, die VAT und die Gesamtsumme aktualisieren sich automatisch während der Eingabe.
5 Belassen Sie den Status als Draft, um später fertigzustellen, und klicken Sie dann auf Save. Sie können auch direkt aus einem angenommenen Angebot mit Generate invoice eine Rechnung erstellen, was die Positionen und Summen für Sie überträgt.

Eine Rechnung an einen Kunden senden

1 Öffnen Sie die Rechnung und verwenden Sie die Statussteuerung neben der Referenz, um sie als Sent zu markieren - dies erfasst das Versanddatum.
2 Kunden mit Portalzugang und aktivierter Invoices-Berechtigung sehen die Rechnung dann unter Billing in ihrem Portal, mit einer Pay-Now-Schaltfläche.
3 Um selbst eine Kopie zu senden, wählen Sie Download PDF und hängen Sie sie an eine E-Mail oder Nachricht an.
4 Sobald eine Rechnung ihr Fälligkeitsdatum überschreitet, kann CMA dem Kunden automatisch höfliche Zahlungserinnerungen per E-Mail senden - verwalten Sie diese in Ihren Team-Einstellungen.

Teilzahlungen verfolgen

1 Wenn ein Kunde online per Karte bezahlt, erfasst CMA die Zahlung zur Rechnung und aktualisiert ihren Status für Sie - Partially Paid, solange noch etwas offen ist, oder Paid, sobald der volle Betrag abgedeckt ist.
2 Sie können den Status auch von Hand setzen: Öffnen Sie die Rechnung und wählen Sie Partially Paid oder Paid aus der Statussteuerung, wenn Sie auf andere Weise Geld erhalten haben, etwa per Banküberweisung oder bar.
3 Die Billing-Seite des Kunden in seinem Portal zeigt einen laufenden Total Paid und Amount Due, sodass Sie beide sehen können, was noch offen ist.
4 Eine vollständig bezahlte Rechnung kann als Quittung von derselben Billing-Seite heruntergeladen werden.

Online-Kartenzahlungen einrichten

1 Gehen Sie zu Settings, öffnen Sie Ihre Team-Einstellungen und suchen Sie den Abschnitt Billing & Payment Details.
2 Fügen Sie Ihren geheimen Stripe-Schlüssel (er beginnt mit sk_live_) in das Feld Stripe Key ein und klicken Sie auf Save. Der Schlüssel wird vor der Speicherung verschlüsselt.
3 Zahlungen gehen direkt auf Ihr eigenes Stripe-Konto - CMA verwahrt das Geld nie, und die Kartendaten Ihres Kunden berühren CMA nie.
4 Sobald ein Schlüssel gespeichert ist, erscheint eine Pay-with-Stripe-Schaltfläche auf jeder unbezahlten Rechnung im Kundenportal. Ohne Schlüssel sehen Kunden eine Nachricht, die sie bittet, Sie für andere Zahlungsoptionen zu kontaktieren.

Zahlungsverlauf ansehen

1 Jede Rechnung zeigt ihren aktuellen Status - Draft, Sent, Partially Paid, Paid oder Overdue - neben ihrer Referenz, sodass Sie auf einen Blick sehen, wo sie steht.
2 Öffnen Sie Invoices über das Hauptmenü, um jede Rechnung Ihres Unternehmens in einer Liste zu sehen, die neueste zuerst, mit Kunde, Summe und Status.
3 Im Kundenportal gibt die Billing-Seite dem Kunden seinen eigenen Verlauf: Total Paid, Amount Due und jede Rechnung mit einer Pay-Now- oder Receipt-Schaltfläche.
4 Online-Kartenzahlungen aktualisieren diese Zahlen automatisch in dem Moment, in dem Stripe sie bestätigt.

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