חשבוניות ותשלומים

יצירת חשבונית

1. 1 פתח את Invoices מהתפריט הראשי ובחר Create. חשבונית חדשה נפתחת עם אסמכתה שכבר מולאה (כגון INV-0001) ומועד תשלום שנקבע ל-30 days קדימה.
2. 2 בחר את הלקוח שעבורו מיועדת החשבונית.
3. 3 בחר Add item כדי להוסיף שורה. בחר מוצר מהקטלוג שלך ו-CMA ימלא עבורך את התיאור, מחיר היחידה ושיעור ה-VAT, או הקלד תיאור חד-פעמי ביד.
4. 4 הגדר את הכמות בכל שורה - סכום הביניים, ה-VAT והסכום הכולל מתעדכנים אוטומטית תוך כדי הקלדה.
5. 5 השאר את הסטטוס כ-Draft כדי לסיים מאוחר יותר, ולאחר מכן Save. תוכל גם להפיק חשבונית ישירות מהצעת מחיר מאושרת באמצעות Generate invoice, שמעתיק עבורך את פריטי השורה והסכומים.

שליחת חשבונית ללקוח

1. 1 פתח את החשבונית והשתמש בפקד הסטטוס ליד האסמכתה כדי לסמן אותה כ-Sent - זה מתעד את התאריך שבו נשלחה.
2. 2 לקוחות בעלי גישה לפורטל עם הרשאת החשבוניות מופעלת רואים אז את החשבונית תחת Billing בפורטל שלהם, עם כפתור Pay Now.
3. 3 כדי לשלוח עותק בעצמך, בחר Download PDF וצרף אותו לאימייל או הודעה.
4. 4 לאחר שחשבונית עוברת את מועד התשלום שלה, CMA יכול לשלוח ללקוח באימייל תזכורות תשלום מנומסות באופן אוטומטי - נהל אותן בהגדרות הצוות שלך.

מעקב אחר תשלומים חלקיים

1. 1 כאשר לקוח משלם אונליין בכרטיס, CMA מתעד את התשלום מול החשבונית ומעדכן עבורך את הסטטוס שלה - Partially Paid בעוד חלק עדיין חייבים, או Paid לאחר שהסכום המלא כוסה.
2. 2 תוכל גם להגדיר את הסטטוס ביד: פתח את החשבונית ובחר Partially Paid או Paid מפקד הסטטוס אם קיבלת כסף בדרך אחרת, כגון העברה בנקאית או מזומן.
3. 3 דף Billing של הלקוח בפורטל שלו מציג Total Paid ו-Amount Due מתעדכנים, כך ששניכם יכולים לראות מה נותר.
4. 4 חשבונית ששולמה במלואה ניתנת להורדה כקבלה מאותו דף Billing.

הגדרת תשלומי כרטיס אונליין

1. 1 עבור אל Settings, פתח את הגדרות הצוות שלך, ומצא את החלק Billing & Payment Details.
2. 2 הדבק את מפתח הסוד של Stripe שלך (הוא מתחיל ב-sk_live_) בשדה Stripe Key ו-Save. המפתח מוצפן לפני שהוא נשמר.
3. 3 התשלומים מגיעים ישירות לחשבון Stripe שלך - CMA אף פעם אינו מחזיק בכסף, ופרטי הכרטיס של הלקוח שלך אף פעם אינם נוגעים ב-CMA.
4. 4 לאחר שמפתח נשמר, כפתור Pay with Stripe מופיע בכל חשבונית שלא שולמה בפורטל הלקוחות. ללא מפתח, לקוחות רואים הודעה המבקשת מהם לפנות אליך לאפשרויות תשלום אחרות.

צפייה בהיסטוריית התשלומים

1. 1 כל חשבונית מציגה את הסטטוס הנוכחי שלה - Draft, Sent, Partially Paid, Paid או Overdue - ליד האסמכתה שלה, כך שתוכל לראות במבט חטוף במה היא עומדת.
2. 2 פתח את Invoices מהתפריט הראשי כדי לראות כל חשבונית של העסק שלך ברשימה אחת, החדשות ביותר תחילה, עם הלקוח, הסכום והסטטוס שלה.
3. 3 בפורטל הלקוחות, דף Billing מעניק ללקוח היסטוריה משלו: Total Paid, Amount Due, וכל חשבונית עם כפתור Pay Now או Receipt.
4. 4 תשלומי כרטיס אונליין מעדכנים נתונים אלה באופן אוטומטי ברגע ש-Stripe מאשר אותם.