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Terminplanung

Ihr Kalender hält die Arbeit am Laufen. Dieser Leitfaden behandelt das Buchen von Terminen, das Anfragen eigener Termine durch Kunden über ihr Portal, das Freihalten Ihres Kalenders von Überschneidungen und das Verknüpfen jedes Auftrags mit der richtigen Einsatzadresse.

Ihre Verfügbarkeit festlegen

1 CMA hält Ihren Kalender frei von Terminüberschneidungen: Wenn Sie einen Termin speichern, ist diese Zeit belegt, und CMA lehnt jeden neuen Termin ab, der sich damit überschneidet - sodass Sie nie doppelt gebucht werden können.
2 Es gibt keinen separaten Arbeitszeiten-Bildschirm zum Ausfüllen. Sie gestalten Ihre Verfügbarkeit einfach durch das Buchen von Zeit - alles, was bereits in Ihrem Kalender steht, gilt als belegt.
3 Um Zeit zu blockieren, in der Sie nicht arbeiten - ein Urlaub, ein freier Tag oder ein bestehender Auftrag - fügen Sie einen Termin hinzu, der diese abdeckt, damit nichts anderes darauf landen kann.
4 Wenn Kunden ihre eigenen Termine buchen, bietet CMA Standard-Werktagszeiten über die nächsten zwei Wochen an und blendet automatisch alle aus, für die Sie bereits gebucht sind, sodass derselbe Termin nie zweimal vergeben werden kann.

Einen Termin buchen

1 Öffnen Sie Appointments über das Hauptmenü und suchen Sie das Bedienfeld Create Appointment.
2 Wählen Sie den Kunden aus und geben Sie dem Termin einen Titel wie "Site survey" oder "First fix". Wenn der Kunde gespeicherte Adressen hat, wählen Sie auch die Einsatzadresse aus.
3 Legen Sie Start- und Enddatum sowie -uhrzeit fest. CMA setzt Sie auf eine Stunde ab morgen früh, passen Sie es also einfach nach Bedarf an.
4 Fügen Sie Notizen für sich selbst hinzu und wählen Sie dann Save Appointment. Wenn die Zeit mit einem bereits gebuchten Termin kollidiert, warnt CMA Sie und speichert nichts.
5 Verwenden Sie die Schaltflächen List, Week und Month oben, um Ihren Kalender so anzuzeigen, wie es Ihnen passt, und bewegen Sie sich mit den Pfeilen zwischen den Daten.

Kunden ihre eigenen Termine buchen lassen

1 Gewähren Sie dem Kunden zunächst Portalzugang und aktivieren Sie seine Meetings-Berechtigung - öffnen Sie den Kunden, gehen Sie zu Portal access, setzen Sie die Berechtigung und speichern Sie.
2 In seinem Portal öffnet der Kunde Book a meeting und sieht Ihre freien Werktagstermine für die nächsten zwei Wochen.
3 Der Kunde wählt einen Termin und bestätigt. Er landet direkt in Ihrem Kalender als Scheduled, und CMA sendet sowohl Ihnen als auch dem Kunden eine E-Mail zur Bestätigung.
4 Ein Kunde kann eine seiner eigenen Buchungen über das Portal bis 24 hours vor Beginn stornieren - danach muss er Sie direkt kontaktieren.
5 CMA sendet Ihnen eine E-Mail, sobald ein Kunde bucht oder storniert, sodass Sie immer auf dem Laufenden sind.

Terminstatus verwalten

1 Jeder Termin zeigt in Ihrer Liste ein Status-Abzeichen, sodass Sie auf einen Blick sehen, wo er steht.
2 Ein neuer Termin - egal ob Sie ihn gebucht haben oder ein Kunde - beginnt als Scheduled.
3 Um einen Termin abzusagen, wählen Sie die Stornieren-Schaltfläche daneben. Sein Status ändert sich zu Cancelled und die Zeit wird für etwas anderes freigegeben.
4 Stornierte Termine bleiben in Ihrem Datensatz erhalten, anstatt zu verschwinden, sodass Sie einen vollständigen Verlauf darüber haben, was gebucht und was abgesagt wurde.

Termine mit Kundenadressen verknüpfen

1 Wenn Sie einen Termin hinzufügen oder bearbeiten, wählen Sie die Einsatzadresse des Kunden aus der Liste Site address. Sie zeigt jede für diesen Kunden gespeicherte Adresse, mit der primären Adresse zuerst.
2 Die Liste erscheint erst, wenn Sie einen Kunden ausgewählt haben, der mindestens eine gespeicherte Adresse hat - fügen Sie zuerst Adressen im Datensatz des Kunden hinzu (siehe Kunden verwalten).
3 Die Adresse begleitet den Termin: Wenn Sie ihn mit der Schaltfläche Add to calendar einem Kalender hinzufügen, wird die Adresse als Veranstaltungsort eingestellt, sodass die Wegbeschreibung am Tag nur einen Tipp entfernt ist.
4 Belassen Sie es bei "No specific address" für telefonische Beratungen oder alles, wo eine Einsatzadresse nicht zutrifft, und ändern oder löschen Sie es jederzeit, indem Sie den Termin bearbeiten.

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