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Programmazione

La tua agenda fa procedere il lavoro. Questa guida illustra come prenotare appuntamenti, consentire ai clienti di richiedere le proprie fasce orarie tramite il loro portale, mantenere l'agenda libera da sovrapposizioni e collegare ogni lavoro al giusto indirizzo del cantiere.

Impostare la tua disponibilità

1 CMA mantiene la tua agenda libera da sovrapposizioni: quando salvi un appuntamento, quell'orario risulta occupato e CMA rifiuta qualsiasi nuovo appuntamento che vi si sovrapponga - così non rischi mai una doppia prenotazione.
2 Non c'è una schermata separata dell'orario di lavoro da compilare. Modelli la tua disponibilità semplicemente prenotando del tempo - tutto ciò che è già nella tua agenda conta come occupato.
3 Per bloccare il tempo in cui non lavori - una vacanza, un giorno di riposo o un lavoro esistente - aggiungi un appuntamento che lo copra così nient'altro può sovrapporvisi.
4 Quando i clienti prenotano le proprie fasce orarie, CMA propone orari standard nei giorni feriali per le due settimane successive e nasconde automaticamente quelli per cui sei già prenotato, così la stessa fascia non può mai essere occupata due volte.

Prenotare un appuntamento

1 Apri Appuntamenti dal menu principale e trova il pannello Crea appuntamento.
2 Scegli il cliente e assegna all'appuntamento un titolo come "Sopralluogo" o "Prima posa". Se il cliente ha indirizzi salvati, seleziona anche l'indirizzo del cantiere.
3 Imposta la data e l'ora di inizio e di fine. CMA ti propone di partenza un'ora dalla mattina di domani, quindi basta che la adatti alle tue esigenze.
4 Aggiungi eventuali note per te stesso, poi seleziona Salva appuntamento. Se l'orario si sovrappone a qualcosa già prenotato, CMA ti avvisa e non salva nulla.
5 Usa i pulsanti Elenco, Settimana e Mese in alto per visualizzare la tua agenda nel modo che preferisci, e spostati tra le date con le frecce.

Consentire ai clienti di prenotare le proprie fasce orarie

1 Per prima cosa concedi al cliente l'accesso al portale e attiva la sua autorizzazione Riunioni - apri il cliente, vai su Accesso al portale, imposta l'autorizzazione e salva.
2 Nel proprio portale il cliente apre Prenota una riunione e vede le tue fasce orarie libere nei giorni feriali per le due settimane successive.
3 Scelgono una fascia oraria e confermano. Finisce direttamente nella tua agenda come Programmato e CMA invia un'email sia a te sia al cliente per confermarlo.
4 Un cliente può annullare una delle proprie prenotazioni dal portale fino a 24 hours prima dell'inizio - oltre questo limite deve contattarti direttamente.
5 CMA ti invia un'email ogni volta che un cliente prenota o annulla, così sai sempre a che punto sei.

Gestire gli stati degli appuntamenti

1 Ogni appuntamento mostra un'etichetta di stato nel tuo elenco, così puoi vedere a colpo d'occhio a che punto è.
2 Un nuovo appuntamento - che lo abbia prenotato tu o un cliente - inizia con lo stato Programmato.
3 Per annullarne uno, seleziona il comando di annullamento accanto ad esso. Il suo stato cambia in Annullato e l'orario si libera per qualcos'altro.
4 Gli appuntamenti annullati restano nella tua scheda anziché scomparire, così conservi una cronologia completa di ciò che è stato prenotato e di ciò che è stato annullato.

Collegare gli appuntamenti agli indirizzi dei clienti

1 Quando aggiungi o modifichi un appuntamento, scegli l'indirizzo del cantiere del cliente dall'elenco Indirizzo del cantiere. Mostra ogni indirizzo salvato per quel cliente, con il suo indirizzo principale per primo.
2 L'elenco compare solo dopo aver scelto un cliente che ha almeno un indirizzo salvato - aggiungi prima gli indirizzi nella scheda del cliente (vedi Gestire i clienti).
3 L'indirizzo accompagna l'appuntamento: quando lo aggiungi a un calendario con il pulsante Aggiungi al calendario, l'indirizzo viene impostato come luogo dell'evento, così il giorno stesso le indicazioni stradali sono a portata di tocco.
4 Lascialo su "Nessun indirizzo specifico" per consulenze telefoniche o per qualsiasi caso in cui un indirizzo del cantiere non sia applicabile, e modificalo o cancellalo in qualsiasi momento modificando l'appuntamento.

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