Helpcentrum

Planning

Uw agenda houdt het werk in beweging. Deze gids behandelt het boeken van afspraken, het laten aanvragen van eigen tijdvakken door klanten via hun portaal, het overlappingsvrij houden van uw agenda en het koppelen van elke klus aan het juiste werkadres.

Uw beschikbaarheid instellen

1 CMA houdt uw agenda vrij van overlappingen: wanneer u een afspraak opslaat, is dat tijdstip bezet, en CMA weigert elke nieuwe afspraak die ermee overlapt - zodat u nooit dubbel geboekt kunt worden.
2 Er is geen apart werkurenscherm om in te vullen. U bepaalt uw beschikbaarheid simpelweg door tijd te boeken - alles wat al in uw agenda staat telt als bezet.
3 Om tijd te blokkeren waarin u niet werkt - een vakantie, een vrije dag of een bestaande klus - voegt u een afspraak toe die deze periode beslaat, zodat er niets anders bovenop kan komen.
4 Wanneer klanten hun eigen tijdvakken boeken, biedt CMA standaard weekdagtijden aan voor de komende twee weken en verbergt automatisch alle tijden waarvoor u al geboekt bent, zodat hetzelfde tijdvak nooit twee keer kan worden ingenomen.

Een afspraak boeken

1 Open Appointments vanuit het hoofdmenu en zoek het Create Appointment-paneel.
2 Kies de klant en geef de afspraak een titel zoals "Site survey" of "First fix". Als de klant opgeslagen adressen heeft, kies dan ook het werkadres.
3 Stel de begin- en einddatum en -tijd in. CMA begint standaard een uur na morgenochtend, dus pas het gewoon aan naar wens.
4 Voeg eventuele notities voor uzelf toe en selecteer vervolgens Save Appointment. Als het tijdstip botst met iets dat al geboekt is, waarschuwt CMA u en wordt er niets opgeslagen.
5 Gebruik de List-, Week- en Month-knoppen bovenaan om uw agenda te bekijken op de manier die u uitkomt, en navigeer tussen data met de pijlen.

Klanten hun eigen tijdvakken laten boeken

1 Geef de klant eerst Portal access en schakel hun Meetings-toestemming in - open de klant, ga naar Portal access, stel de toestemming in en sla op.
2 In hun portaal opent de klant Book a meeting en ziet hij uw vrije weekdagtijdvakken voor de komende twee weken.
3 Ze kiezen een tijdvak en bevestigen. Het komt direct in uw agenda als Scheduled, en CMA e-mailt zowel u als de klant ter bevestiging.
4 Een klant kan een van zijn eigen boekingen vanuit het portaal annuleren tot 24 hours voordat deze begint - daarna moet hij rechtstreeks contact met u opnemen.
5 CMA e-mailt u telkens wanneer een klant boekt of annuleert, zodat u altijd weet waar u aan toe bent.

Afspraakstatussen beheren

1 Elke afspraak toont een statuslabel in uw lijst, zodat u in één oogopslag ziet hoe het ervoor staat.
2 Een nieuwe afspraak - of u die nu zelf heeft geboekt of een klant - begint als Scheduled.
3 Om er een af te zeggen, selecteert u de annuleerknop ernaast. De status verandert naar Cancelled en de tijd komt vrij voor iets anders.
4 Geannuleerde afspraken blijven in uw dossier staan in plaats van te verdwijnen, zodat u een volledige historie behoudt van wat er geboekt en wat er afgezegd is.

Afspraken koppelen aan klantadressen

1 Wanneer u een afspraak toevoegt of bewerkt, kiest u het werkadres van de klant uit de Site address-lijst. Deze toont elk adres dat bij die klant is opgeslagen, met hun primaire adres eerst.
2 De lijst verschijnt pas zodra u een klant heeft gekozen die ten minste één opgeslagen adres heeft - voeg eerst adressen toe in het dossier van de klant (zie Managing Clients).
3 Het adres reist mee met de afspraak: wanneer u deze met de Add to calendar-knop aan een agenda toevoegt, wordt het adres als de locatie van het evenement ingesteld, zodat de routebeschrijving op de dag zelf met één tik beschikbaar is.
4 Laat het op "No specific address" staan voor telefonische consulten of alles waar een werkadres niet van toepassing is, en wijzig of wis het op elk moment door de afspraak te bewerken.

Wil je het grotere plaatje zien? Bekijk het volledige functieoverzicht .

Nog hulp nodig? Stuur een e-mail naar [email protected].

Bekijk alle helponderwepen Mail naar [email protected]

Ontvang CMA-updates

Tips, productupdates en praktische ideeën voor vakmensen.