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Planification

Votre agenda fait avancer le travail. Ce guide couvre la réservation de rendez-vous, la possibilité pour les clients de demander leurs propres créneaux via leur portail, le maintien d'un agenda sans chevauchements et l'association de chaque travail à la bonne adresse de chantier.

Définir votre disponibilité

1 CMA évite tout chevauchement dans votre agenda à votre place : lorsque vous enregistrez un rendez-vous, ce créneau est occupé, et CMA refuse tout nouveau rendez-vous qui le chevauche - vous ne pouvez donc jamais avoir deux réservations en même temps.
2 Il n'y a pas d'écran d'heures de travail distinct à remplir. Vous façonnez votre disponibilité simplement en réservant du temps - tout ce qui figure déjà dans votre agenda compte comme occupé.
3 Pour bloquer un créneau où vous ne travaillez pas - des vacances, un jour de congé ou un travail existant - ajoutez un rendez-vous le couvrant afin que rien d'autre ne puisse s'y superposer.
4 Lorsque les clients réservent leurs propres créneaux, CMA propose des horaires standard en semaine sur les deux prochaines semaines et masque automatiquement ceux pour lesquels vous êtes déjà réservé, de sorte que le même créneau ne peut jamais être pris deux fois.

Réserver un rendez-vous

1 Ouvrez Rendez-vous depuis le menu principal et trouvez le panneau Créer un rendez-vous.
2 Choisissez le client et donnez un titre au rendez-vous, par exemple « Visite de chantier » ou « Premier passage ». Si le client a des adresses enregistrées, sélectionnez également l'adresse du chantier.
3 Définissez la date et l'heure de début et de fin. CMA vous propose par défaut une heure à partir de demain matin, il vous suffit donc de l'ajuster selon vos besoins.
4 Ajoutez les notes que vous souhaitez, puis sélectionnez Enregistrer le rendez-vous. Si l'horaire chevauche un créneau déjà réservé, CMA vous en avertit et n'enregistre rien.
5 Utilisez les boutons Liste, Semaine et Mois en haut pour voir votre agenda de la manière qui vous convient, et naviguez entre les dates avec les flèches.

Permettre aux clients de réserver leurs propres créneaux

1 Donnez d'abord au client l'accès au portail et activez sa permission Réunions - ouvrez le client, allez dans Accès au portail, définissez la permission et enregistrez.
2 Dans son portail, le client ouvre Réserver une réunion et voit vos créneaux libres en semaine pour les deux prochaines semaines.
3 Ils choisissent un créneau et confirment. Il s'inscrit directement dans votre agenda avec le statut Planifié, et CMA vous envoie un email à vous et au client pour le confirmer.
4 Un client peut annuler l'une de ses propres réservations depuis le portail jusqu'à 24 hours avant son début - au-delà, il doit vous contacter directement.
5 CMA vous envoie un email chaque fois qu'un client réserve ou annule, pour que vous sachiez toujours où vous en êtes.

Gérer les statuts des rendez-vous

1 Chaque rendez-vous affiche un badge de statut dans votre liste, ce qui vous permet de voir d'un coup d'œil où il en est.
2 Un nouveau rendez-vous - que vous l'ayez réservé vous-même ou qu'un client l'ait fait - commence avec le statut Planifié.
3 Pour en annuler un, sélectionnez la commande d'annulation à côté de celui-ci. Son statut passe à Annulé et le créneau est libéré pour autre chose.
4 Les rendez-vous annulés restent sur votre fiche au lieu de disparaître, ce qui vous permet de conserver un historique complet de ce qui a été réservé et de ce qui a été annulé.

Associer les rendez-vous aux adresses des clients

1 Lorsque vous ajoutez ou modifiez un rendez-vous, choisissez l'adresse de chantier du client dans la liste Adresse de chantier. Elle affiche toutes les adresses enregistrées pour ce client, avec son adresse principale en premier.
2 La liste n'apparaît qu'une fois que vous avez choisi un client disposant d'au moins une adresse enregistrée - ajoutez d'abord des adresses sur la fiche du client (voir Gérer les clients).
3 L'adresse accompagne le rendez-vous : lorsque vous l'ajoutez à un agenda avec le bouton Ajouter au calendrier, l'adresse est définie comme lieu de l'événement, de sorte que l'itinéraire est accessible en un instant le jour J.
4 Laissez-le sur « Aucune adresse précise » pour les consultations téléphoniques ou tout ce pour quoi une adresse de chantier ne s'applique pas, et modifiez-le ou effacez-le à tout moment en modifiant le rendez-vous.

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