スケジュール管理

対応可能な時間の設定

1. 1 CMAは、あなたの予定表に重複が起きないよう管理します。予約を保存するとその時間は埋まり、CMAはそれと重なる新しい予約を拒否します。そのため、二重予約になることは決してありません。
2. 2 入力するための専用の勤務時間画面はありません。時間を予約するだけで、対応可能な時間が形作られます。すでに予定表に入っているものはすべて「予約済み」として扱われます。
3. 3 休暇、休日、または既存の案件など、稼働していない時間を確保するには、その時間を覆う予約を追加して、他の予定が上に入らないようにします。
4. 4 クライアントが自分で予約枠を入れる場合、CMAは今後2週間の標準的な平日の時間を提示し、すでに予約済みの枠を自動的に非表示にするので、同じ枠が二度取られることは決してありません。

予約を入れる

1. 1 メインメニューから「予約」を開き、「予約を作成」パネルを見つけます。
2. 2 クライアントを選択し、「現場調査」や「一次工事」などの予約タイトルを付けます。クライアントに保存済みの住所がある場合は、現場住所も選択します。
3. 3 開始と終了の日時を設定します。CMAは明日の朝から1時間の枠を初期値として設定するので、都合に合わせて調整するだけです。
4. 4 自分用のメモを追加してから、「予約を保存」を選択します。その時間がすでに予約済みの予定と重なる場合、CMAは警告を表示し、何も保存しません。
5. 5 上部の「リスト」、「週」、「月」ボタンを使って、都合の良い方法で予定表を表示し、矢印で日付間を移動します。

クライアントが自分で予約枠を入れられるようにする

1. 1 まず、クライアントにポータルアクセスを付与し、「ミーティング」権限を有効にします。クライアントを開き、「ポータルアクセス」に移動し、権限を設定して保存します。
2. 2 クライアントはポータルで「ミーティングを予約」を開き、今後2週間のあなたの平日の空き枠を確認します。
3. 3 クライアントが枠を選んで確定します。予約は「予定済み」として直接あなたの予定表に入り、CMAがあなたとクライアントの双方に確認のメールを送ります。
4. 4 クライアントは、予約開始の24時間前まで、ポータルから自分の予約をキャンセルできます。それより直前になると、直接あなたに連絡する必要があります。
5. 5 クライアントが予約またはキャンセルするたびにCMAがメールで通知するので、常に状況を把握できます。

予約ステータスの管理

1. 1 すべての予約はリスト内にステータスバッジが表示されるので、状況が一目でわかります。
2. 2 新しい予約は、あなたが入れた場合でもクライアントが入れた場合でも、「予定済み」の状態から始まります。
3. 3 1件を取り消すには、その横にあるキャンセルコントロールを選択します。ステータスが「キャンセル済み」に変わり、その時間が他の予定のために空きます。
4. 4 キャンセルされた予約は消えずに記録に残るため、何が予約され何が取り消されたかの完全な履歴を保持できます。

予約とクライアント住所の紐付け

1. 1 予約を追加または編集する際に、「現場住所」リストからクライアントの現場住所を選択します。そのクライアントに保存されたすべての住所が、主要な住所を先頭に表示されます。
2. 2 リストは、少なくとも1件の保存済み住所を持つクライアントを選択した場合にのみ表示されます。まずクライアントの記録に住所を追加してください（「クライアントの管理」を参照）。
3. 3 住所は予約とともに移動します。「カレンダーに追加」ボタンでカレンダーに追加すると、住所がイベントの場所として設定されるので、当日は道順がワンタップで表示されます。
4. 4 電話相談など、現場住所が当てはまらない場合は「特定の住所なし」のままにしておき、予約を編集していつでも変更またはクリアできます。