מרכז עזרה

תזמון

היומן שלך שומר על העבודה זורמת. מדריך זה מכסה קביעת פגישות, מתן אפשרות ללקוחות לבקש משבצות זמן משלהם דרך הפורטל שלהם, שמירה על היומן שלך נקי מהתנגשויות, וקשירת כל עבודה לכתובת האתר הנכונה.

הגדרת הזמינות שלך

1 CMA שומר את היומן שלך נקי מהתנגשויות עבורך: כשאתה שומר פגישה, אותו זמן נתפס, ו-CMA דוחה כל פגישה חדשה שחופפת לה - כך שלעולם לא תיקבע לך פגישה כפולה.
2 אין מסך שעות עבודה נפרד למלא. אתה מעצב את הזמינות שלך פשוט על ידי קביעת זמן - כל דבר שכבר נמצא ביומן שלך נחשב כתפוס.
3 כדי לחסום זמן שאינך עובד בו - חופשה, יום חופש, או עבודה קיימת - הוסף פגישה המכסה אותו כך שדבר אחר לא יוכל לנחות מעל.
4 כאשר לקוחות קובעים משבצות זמן משלהם, CMA מציע זמני יום חול סטנדרטיים לאורך השבועיים הקרובים ומסתיר אוטומטית כל אחד שכבר נקבע לך, כך שאותה משבצת זמן לעולם לא תיתפס פעמיים.

קביעת פגישה

1 פתח את Appointments מהתפריט הראשי ומצא את לוח Create Appointment.
2 בחר את הלקוח ותן לפגישה כותרת כגון "Site survey" או "First fix". אם ללקוח יש כתובות שמורות, בחר גם את כתובת האתר.
3 הגדר את תאריך וזמן ההתחלה והסיום. CMA מתחיל אותך שעה מבוקר מחר, אז פשוט התאם אותו לפי הצורך.
4 הוסף הערות לעצמך, ולאחר מכן בחר Save Appointment. אם הזמן מתנגש עם משהו שכבר נקבע, CMA יזהיר אותך ולא ישמור דבר.
5 השתמש בכפתורים List, Week ו-Month בראש הדף כדי לראות את היומן שלך בכל דרך שמתאימה לך, ועבור בין תאריכים באמצעות החצים.

מתן אפשרות ללקוחות לקבוע משבצות זמן משלהם

1 תחילה הענק ללקוח גישה לפורטל והפעל את הרשאת Meetings שלו - פתח את הלקוח, עבור אל Portal access, הגדר את ההרשאה ושמור.
2 בפורטל שלו הלקוח פותח Book a meeting ורואה את משבצות הזמן הפנויות שלך בימי החול לשבועיים הקרובים.
3 הם בוחרים משבצת זמן ומאשרים. היא נופלת ישירות ליומן שלך בסטטוס Scheduled, ו-CMA שולח אימייל גם לך וגם ללקוח כדי לאשר אותה.
4 לקוח יכול לבטל אחת מההזמנות שלו מהפורטל עד 24 hours לפני תחילתה - קרוב יותר מכך, עליו לפנות אליך ישירות.
5 CMA שולח לך אימייל בכל פעם שלקוח קובע או מבטל, כך שאתה תמיד יודע במה דברים עומדים.

ניהול סטטוסים של פגישות

1 כל פגישה מציגה תג סטטוס ברשימה שלך, כך שתוכל לראות במבט חטוף במה היא עומדת.
2 פגישה חדשה - בין אם קבעת אותה ובין אם לקוח קבע אותה - מתחילה בסטטוס Scheduled.
3 כדי לבטל אחת, בחר את פקד הביטול לידה. הסטטוס שלה משתנה ל-Cancelled והזמן מתפנה למשהו אחר.
4 פגישות מבוטלות נשארות ברשומה שלך במקום להיעלם, כך שאתה שומר היסטוריה מלאה של מה שנקבע ומה שבוטל.

קישור פגישות לכתובות לקוחות

1 כאשר אתה מוסיף או עורך פגישה, בחר את כתובת אתר הלקוח מרשימת Site address. היא מציגה כל כתובת השמורה אצל אותו לקוח, עם הכתובת הראשית שלו תחילה.
2 הרשימה מופיעה רק לאחר שבחרת לקוח שיש לו לפחות כתובת שמורה אחת - הוסף תחילה כתובות ברשומת הלקוח (ראה Managing Clients).
3 הכתובת נוסעת יחד עם הפגישה: כשאתה מוסיף אותה ליומן באמצעות כפתור Add to calendar, הכתובת נקבעת כמיקום האירוע, כך שההכוונה במרחק הקשה אחת ביום עצמו.
4 השאר אותו על "No specific address" עבור ייעוץ טלפוני או כל דבר שבו כתובת אתר אינה רלוונטית, ושנה או נקה אותו בכל עת באמצעות עריכת הפגישה.

רוצה לראות את התמונה הכוללת? ראה את סקירת התכונות המלאה .

עדיין זקוק לעזרה? שלח לנו מייל ל[email protected].

עיון בכל נושאי העזרה שלחו אימייל ל[email protected]

קבלו עדכוני CMA

טיפים, עדכוני מוצר ורעיונות מעשיים לבעלי מקצוע.