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Kundenportal

Das Kundenportal gibt jedem Ihrer Kunden einen privaten, markenkonformen Login, in dem er seine Angebote, Rechnungen, Dateien und Termine sehen - und Ihnen Nachrichten senden - kann, ohne dass etwas in E-Mails verloren geht. Dieser Leitfaden behandelt das Einladen eines Kunden, das Auswählen dessen, was er sehen kann, und was er tun kann, sobald er angemeldet ist.

Einen Kunden in sein Portal einladen

1 Öffnen Sie den Datensatz des Kunden und gehen Sie zum Abschnitt Portal access.
2 Wählen Sie eine Invite-E-Mail aus den gespeicherten Adressen des Kunden - es muss mindestens eine E-Mail-Adresse hinterlegt sein, bevor Sie ihn einladen können.
3 Stellen Sie die Schalter dafür ein, was der Kunde sehen soll (siehe nächster Abschnitt), und wählen Sie dann Send invite.
4 CMA erstellt einen Portal-Login für den Kunden und sendet ihm per E-Mail einen Link zum Festlegen seines Passworts und zum Anmelden. Der Wortlaut dieser Einladungs-E-Mail kann in Ihren Team-Einstellungen angepasst werden.
5 Nach dem Versand erscheint ein Invited-Abzeichen auf der Karte, sodass Sie wissen, dass die Einladung erfolgt ist.

Auswählen, auf welche Funktionen Kunden zugreifen können

1 Im Abschnitt Portal access steuern die Schalter unter Visible sections, was der Kunde sieht: Quotes, Invoices, Files, Meetings und Messages.
2 Schalten Sie einen beliebigen Bereich aus, um ihn vor diesem Kunden zu verbergen - lassen Sie zum Beispiel Invoices eingeschaltet, aber schalten Sie Meetings aus, wenn Sie von ihm keine Buchungen annehmen.
3 Der Schalter Enable portal ist der Hauptschalter: Schalten Sie ihn aus, um den Zugang eines Kunden vollständig auszusetzen, ohne seinen Login zu löschen.
4 Wählen Sie Save access, um Änderungen an den Schaltern zu übernehmen, ohne eine weitere Einladungs-E-Mail zu senden.
5 Jeder Schalter steuert sowohl, was der Kunde sieht, als auch, was er tun kann - wenn Sie zum Beispiel Files ausschalten, kann er auch nichts mehr hochladen.

Wie Kunden Angebote ansehen und annehmen

1 Mit aktivierter Quotes-Berechtigung sieht der Kunde seine Angebote im Portal und kann eines öffnen, um die vollständige Aufschlüsselung der Positionen und Summen zu lesen.
2 Wo Sie Positionen als optional markiert haben, kann der Kunde sie an- oder abhaken, und die Gesamtsumme aktualisiert sich entsprechend seiner Auswahl.
3 Zum Annehmen gibt der Kunde seinen Namen ein und unterschreibt auf dem Bildschirm - CMA erfasst das Annahmedatum, den Namen, die Unterschrift und die IP-Adresse des Kunden als Nachweis.
4 Nach der Annahme wird das Angebot gesperrt und zeigt Ihnen beiden, dass es angenommen wurde, mit Datum und Namen.
5 Kunden können auch einen Kommentar zu einer Position hinterlassen, wenn sie vor dem Annehmen eine Frage haben.

Datei-Uploads und Nachrichten auf Kundenseite

1 Mit aktivierter Files-Berechtigung kann der Kunde Fotos, Skizzen und Dokumente von der Seite Project Files & Inspiration in seinem Portal hochladen, und Sie erhalten eine E-Mail, wenn er das tut (siehe den Leitfaden Dokumente & Medien).
2 Mit aktivierter Messages-Berechtigung kann der Kunde von einer Messages-Seite aus mit Ihnen chatten, und seine Antworten landen in Ihrem Messages-Posteingang (siehe den Leitfaden zur Nachrichtenfunktion).
3 Beide funktionieren in beide Richtungen: Dateien, die der Kunde hochlädt, erscheinen in seinem Datensatz, und Nachrichten bleiben in einem gemeinsamen Verlauf, den Sie beide lesen können.
4 Schalten Sie eine der beiden Berechtigungen für einen Kunden aus, der diesen Bereich nicht haben soll.

Meetings über das Portal buchen

1 Mit aktivierter Meetings-Berechtigung sieht der Kunde eine Book-a-meeting-Seite, die Ihre freien Werktagstermine für die nächsten zwei Wochen anzeigt.
2 Der Kunde wählt einen Termin und bestätigt, und der Termin landet direkt in Ihrem Kalender als Scheduled, mit einer E-Mail an Sie beide (siehe den Leitfaden zur Terminplanung).
3 Ein Kunde kann eine seiner eigenen Buchungen bis 24 hours vor Beginn stornieren - danach muss er Sie direkt kontaktieren.
4 Schalten Sie Meetings für jeden Kunden aus, den Sie lieber selbst einbuchen möchten.

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