Helpcentrum

Klantportaal

Het klantportaal geeft elk van uw klanten een persoonlijke, gemerkte login waar ze hun offertes, facturen, bestanden en afspraken kunnen zien - en u kunnen berichten - zonder dat er iets verloren gaat in e-mail. Deze gids behandelt het uitnodigen van een klant, het kiezen van wat ze kunnen zien en wat ze kunnen doen zodra ze binnen zijn.

Een klant uitnodigen voor zijn portaal

1 Open het dossier van de klant en ga naar de Portal access-sectie.
2 Kies een Invite email uit de opgeslagen adressen van de klant - er moet ten minste één e-mailadres bekend zijn voordat u hen kunt uitnodigen.
3 Stel de schakelaars in voor wat ze moeten zien (zie de volgende sectie) en selecteer vervolgens Send invite.
4 CMA maakt een portaallogin aan voor de klant en e-mailt hem een link om zijn wachtwoord in te stellen en in te loggen. De tekst van die uitnodigingsmail kan worden aangepast in uw teaminstellingen.
5 Eenmaal verstuurd, verschijnt er een Invited-label op de kaart zodat u weet dat ze zijn uitgenodigd.

Kiezen tot welke functies klanten toegang hebben

1 In de Portal access-sectie bepalen de Visible sections-schakelaars wat de klant ziet: Quotes, Invoices, Files, Meetings en Messages.
2 Zet een sectie uit om deze voor die klant te verbergen - laat bijvoorbeeld Invoices aan maar zet Meetings uit als u geen boekingen van hen aanneemt.
3 De Enable portal-schakelaar is de hoofdschakelaar: zet hem uit om de toegang van een klant volledig op te schorten zonder hun login te verwijderen.
4 Selecteer Save access om wijzigingen aan de schakelaars toe te passen zonder nog een uitnodigingsmail te versturen.
5 Elke schakelaar bepaalt zowel wat de klant ziet als wat hij kan doen - door Files uit te zetten, kan hij bijvoorbeeld ook niet meer uploaden.

Hoe klanten offertes bekijken en accepteren

1 Met de Quotes-toestemming aan ziet de klant zijn offertes in het portaal en kan hij er een openen om de volledige uitsplitsing van regelitems en totalen te lezen.
2 Waar u regels als optioneel heeft gemarkeerd, kan de klant ze aan- of uitvinken en wordt het totaal bijgewerkt aan de hand van wat hij heeft gekozen.
3 Om te accepteren voert de klant zijn naam in en ondertekent op het scherm - CMA legt de acceptatiedatum, de naam, de handtekening en het IP-adres van de klant vast als bewijs.
4 Eenmaal geaccepteerd, wordt de offerte vergrendeld en toont deze aan u beiden dat hij is geaccepteerd, met de datum en naam.
5 Klanten kunnen ook een opmerking bij een regel plaatsen als ze een vraag hebben voordat ze accepteren.

Bestandsuploads en berichten aan de klantzijde

1 Met de Files-toestemming aan kan de klant foto's, schetsen en documenten uploaden vanaf de Project Files & Inspiration-pagina in zijn portaal, en u ontvangt een e-mail wanneer hij dat doet (zie de Documents & Media-gids).
2 Met de Messages-toestemming aan kan de klant met u chatten vanaf een Messages-pagina, en hun antwoorden komen in uw Messages-inbox terecht (zie de Messaging-gids).
3 Beide werken in twee richtingen: bestanden die de klant uploadt verschijnen in zijn dossier, en berichten blijven in één gedeeld gesprek dat u beiden kunt lezen.
4 Zet beide toestemmingen uit voor een klant die die sectie niet zou moeten hebben.

Afspraken boeken via het portaal

1 Met de Meetings-toestemming aan ziet de klant een Book a meeting-pagina die uw vrije weekdagtijdvakken voor de komende twee weken toont.
2 Ze kiezen een tijdvak en bevestigen, en de afspraak komt direct in uw agenda als Scheduled, met een e-mail naar u beiden (zie de Scheduling-gids).
3 Een klant kan een van zijn eigen boekingen annuleren tot 24 hours voordat deze begint - daarna moet hij rechtstreeks contact met u opnemen.
4 Zet Meetings uit voor elke klant die u liever zelf inboekt.

Wil je het grotere plaatje zien? Bekijk het volledige functieoverzicht .

Nog hulp nodig? Stuur een e-mail naar [email protected].

Bekijk alle helponderwepen Mail naar [email protected]

Ontvang CMA-updates

Tips, productupdates en praktische ideeën voor vakmensen.